規范水土保持檔案管理的必要性及對策分析

摘 要：隨著我國水土治理等相關工作的不斷推進，規范水土保持持檔案管理成為了當今環境治理工作的重要組成。本文通過對相關檔案管理的現狀問題著手，從水土保持檔案管理的必要性和相關對策分析，進一步闡述了對檔案管理工作的建議和想法，結合筆者多年檔案管理經驗，為相關人員提供一些幫助和啟示。

關鍵詞：檔案管理;水土保持;信息化

隨著國家對于水土保護的重視程度，逐年遞增，水土保護工作及相關內容，成為了環境保護的重要環節，如何有效利用國家政策，進一步完善對水土保持檔案管理工作的各項內容，成為了行業的焦點和熱門議題。

一、水土保持檔案管理的現狀

1.分類標準混亂，沒有建立相應的資料庫

當前的水土保持檔案管理工作，其檔案分類混亂，沒有建立完善的資料庫，因此，查詢檔案極為困難，不少資料依然要靠手動查詢，不僅費時費力，查找工作可能衍生出大量的問題。從整體上看，在水土保持檔案方面，業內并未形成規范性、可操作性強的分類標準，在檔案編碼方面也尚未形成體系，受到此種條件制約，當相關人員需要對指定檔案進行查詢調閱時，往往無法做到迅速定位和高效調取，查詢的低便捷性，導致檔案信息的價值并未得到最大化體現，利用率普遍不高。因為分類標準不明確，有些檔案信息無法及時建檔和歸檔，導致水土保持工作中難以實現檔案信息化提升。

2.沒有相應的管理體系

檔案管理工作，沒有建立相應的管理體系，管理人員和管理制度沒有有效對接，即便發生檔案遺失、數據錯誤，也沒有詳細的處理辦法和管理制度。在該類別信息的管理中，檔案資料在協調性和區域共享性方面有待提升，信息低透明度導致其在一些密切關聯的建設領域中未能體現應有價值，如生態工程等項目中，對水土保持相關信息具有高度需求，而受管理體系問題影響，水土保持信息并未在該行業中發揮應有的應用價值。

3.檔案管理缺乏相應的管理制度

檔案管理工作，必須建立詳細的管理制度，尤其是針對當前的檔案管理形式，其制度的約束性和懲戒性極為重要。不少從事檔案管理工作的相關人員，對于工作積極性和投入程度較差，缺乏相應的職業信仰，沒有正確的工作態度，進而缺乏對于管理工作的責任心。

4.人才匱乏

由于水土保持檔案管理工作的重視程度不夠，其管理隊伍的人才儲備相對薄弱，進而造成管理失衡，缺乏有效的人才招聘措施，另一方面，對于高校畢業生的重視程度不夠，缺乏相應的錄取機制，進而降低了人才培養程度。

5.服務意識差

服務意識是檔案管理工作的重要組成部分，不少年長的從業人員，對于檔案管理工作具有自己的處理辦法，拖沓、拒絕、低效是他們的工作態度，因此服務意識差，成為了檔案管理人員的標簽。

二、規范水土保持檔案管理的必要性

1.信息化建設的需要

隨著我國科學技術的突飛猛進，檔案管理工作也要隨著時代的發展，逐步變化，尤其是檔案管理的信息化建設程度，已經上升到刻不容緩的地步。由于我國大部分的水土保持檔案資料依然是紙質內容，這對于我國信息化建設的發展需求相違背，因此，提高檔案內容信息化建設是未來檔案管理的趨勢和發展方向。同時，信息化建設程度可以體現出檔案管理的效果和完成情況，提升檔案內容的信息化建設程度，可以進一步提高檔案的查詢速度，提升檔案的使用感受，降低人力成本的投入程度。并且，隨著云盤、云加速、物聯網等科技的應用，對于水土保持檔案的需求也會上升到新的層次，未來的檔案管理工作，絕對是完全脫離紙質內容，信息化應用模式，必然是未來的發展趨勢。

2.決策科學化的需要

提高水土保持檔案的管理方式，不僅僅是檔案管理的需要，更是對未來水土保持相關工作的開展給予的輔助參照。同時，這也是提高相關政策的施行程度，檢驗是否具有科學性的重要標準。水土保持的相關檔案，是對其他有關行業的基礎參考憑證，因此，務必確保其工作的科學性、準確性。

3.法制化和規范化的需要

作為政府機構，其管理模式是否具有法制化以及規范化的特點，是現代管理模式的重要特征之一。因此，加速檔案管理的法制化、規范化進程成為當前的工作重點，另一方面，法制化的推進，可以進一步降低檔案管理人員的違法犯罪現象，同時約束自身的工作行為，提升管理意識和工作效率。而規范化的建立，則可以幫助檔案管理部門，落實好相關檔案的詳細信息，優化檔案管理內容的具體明細，將各種相關數據以及有效信息統一錄入，避免后期的查找和補充。對于檔案的內容和數據，是提高準確性和務實性的重要措施。

4.提高行業管理能力

作為從事十年檔案管理的從業人員，對于管理能力的提升，具有非常強烈的體會，尤其是當前水土保持檔案管理的行業形式，其管理方式和管理能力沒有和社會的需求程度同步發展，因此，提高整個行業的管理能力，是當前的重要內容，提升管理意識，明確管理責任，是提高行業管理水平的重要措施。為了進一步優化當前檔案管理部門的管理能力，建立管理人員的考核標準呼之欲出。

三、規范水土保持檔案管理的策略

1.建立檔案資料庫

在規范水土保持檔案管理的相關工作中，建立水土保持檔案管理的資料庫，已經是刻不容緩。隨著國家對于水土保持等相關工作的治理程度逐步加深，水土保持檔案管理的工作任務和工作量都極為繁重。因此，為了進一步優化檔案管理的流程和細節，建立水土保持檔案管理的資料庫，是當前工作的首要內容。資料庫的建立，可以有效環境全國各地區水土保持檔案的分散性，進一步梳理相關的內容，同時，對于同類型的地區和水土保持工作，可以得到相應的借鑒工作，進一步緩解，部分地區的工作量和工作壓力。同時，資料庫的建立，進一步整合我國當前的水平保持資料管理作用，為更加系統化完成相關資料的整理、建檔等增添助益。同時，結合各地區的水土環境特點，優化水土治理方案，提供幫助和支持，有效降低各地區，檔案繁雜、混亂的現象，進一步提高相關檔案電子化、信息化程度，不斷完善相關細節和內容。水土保持檔案內容具有信息敏感性，應對其保密級別進行統一的標準劃分，并對檔案編碼進行規劃化管理，實現體系化編碼和分級。完善編碼規范和分級標準以后，管理人員即可隨時對檔案進行歸類和入庫存儲。當需要查詢某一部分的水土保持情況時，也可以根據入庫時制定的編碼，隨時調閱指定檔案。經過此種處理，檔案存儲與調閱效率皆可得到質的提升，進而促進對水土保持檔案的高效利用，提升其利用水平，發揮其價值。借助信息化手段，可建立具有高度科學性和管理高效性的水土保持信息庫，不僅可實現對水土保持信息的隨時存儲或調閱，還可在權限允許下對其進行下載、傳輸和修改完善等。需要注意的是，在建立該方向信息資料庫時，應加強網絡安全防護，設置相應權限，保證信息安全，防止信息泄露。

2.建立檔案管理體系

建立水土保持檔案管理體系，是提高檔案管理效率的最佳途徑。建立相關體系，可以完善檔案的管理工作，尤其是具備了完善的管理體系。管理體系的建立，可以進一步優化管理細則，對于每個檔案的相關責任人，可以明晰工作內容，同時，優化管理結構，相比較傳統的管理模式，建立檔案管理體系，可以進一步提高管理效率，明確相關責任。當檔案管理工作發生一些遺失或者更改等違規事件時，可以利用體系的優越性，查找相關的負責人，進一步落實相關的責任，明確所有人的管理職責。水土保持檔案在實際存儲過程中，因為情況不同會采用不同的存儲方式和存儲介質，此外，檔案內容差異也決定不同檔案具有不同的時效性，因為受以上所述的這兩種因素影響，所以檔案在存儲期限上也應具有差異性，實施科學規劃。若所存儲的水土保持檔案永久有效，需要長期保存，則必須對該檔案進行備份，以防原件丟失造成損失。若所存儲的檔案無需長期保存，則應進行認真甄別和篩選，部分檔案資料雖無長期存儲的強制要求，但是與群眾生活安全性具有密切關聯，也應將其歸入長期保存的類別之中。若檔案信息具有臨時性，或只是工程過程中的次要資料，則屬于非長期保存類信息，但必須設置科學的存儲期限，在期限內也應妥善管理，以防在資料有效期內出現遺失。對于不同類別的檔案信息，應由不同的職能部門負責保管，在檔案存儲分配中，應以檔案信息的等級和存儲時間要求為依據，進行合理分配。在檔案管理體系創建過程中，還應對檔案的機密程度進行統一劃分和嚴格執行，對不同的保密級別和解密的期限應做出明確的規定，保密級別和調閱權限之間應具有相關性，不具有調閱權限的單位和個人一律不允許查看該檔案。水土保持資料共享機制應制定相應的標準，同樣執行保密級別劃分，瀏覽權限與保密級別掛鉤，在授權時應具有相應依據，杜絕主觀性和隨意性，以保證水土保持信息的安全性。通過管理體系的不斷升級與完善，既可保證水土保持信息的安全性，又可實現其在相關領域的應用價值最大化。

3.完善管理制度

檔案管理工作本身就是一項極為繁瑣的工作，因此，在日常的管理工作中，務必建立完善的管理制度。沒有制度的約束，很可能造成管理的混亂和失誤。建立管理制度，需要循序漸進，逐步確立，在保證檔案管理工作的有效開展的基礎上，進一步優化組織結構，完成對于相關管理工作。在明確管理職責中，首先提高所有相關人員的管理意識，經過筆者多年的檔案管理經驗，大部分的檔案管理問題，都是出現在日常的管理工作中，不少資歷年長的管理人員，對于新的管理措施不接受、不服從，造成很多檔案管理工作無法有序開展。因此，建立相關的制度約束，可以有效避免類似現象的發生。另一方面，管理制度的建立，還可以提升人員的工作積極性，建立獎勵制度，對于一些久遠的水土檔案的管理工作，明確檔案的整理數量以及相應的標準，對于有突出貢獻的相關人員，要給予一定獎勵。同時，對于工作中的優秀人員，適當提高相關待遇，用制度來管理人員的服從意識，用制度來提升檔案管理工作的整體工作效率。應從工作流程方面規范管理制度，無論在進行水土保持資料的采集時，還是在其整理歸類過程中，以及后續的機密等級以及保存期歸類，都應制定規范化的流程要求，按照要求和規范執行水土保持信息的全生命周期管理。尤其是在其調閱或者共享時，更應制定相應的規章制度。在制度擬定時，應考慮不同水土保持檔案管理部門在層級和特點方面的區別，實行切實可行的制度規定，確保其具有高度可執行性，且的確起到優化效果。還應對水土保持資料的管理情況進行全程監督，可定期檢查，也可臨時抽檢，確保其切實落實。在當前經濟發展態勢下，可將水土保持檔案管理工作與相關的工程驗收、環境評估等工作聯系起來，實現綜合式管理，加強資料的實際效用，并且提升水土保持信息歸檔、存檔方面的科學性，實行專項驗收制度，在提升檔案質量的同時，對檔案管理行為也可以起到更加明顯的良性約束作用。

4.提高建設隊伍的人員素質

檔案管理工作，離不開人才的鼎力相助。作為水土保持檔案管理工作的從業人員，深知人才對于檔案管理工作的重要性和特殊性。為了進一步落實好人才引進以及人才培養的相關措施，進一步完善當前的管理隊伍，優化管理意識和管理體系。利用社會招聘等多種形式，引進高端技術人才，進一步提高檔案管理的管理形式和管理內容，充分發揮人才效應，開展相應的頭腦風暴，完善管理隊伍的綜合素質。另一方面，立足全國各地優質高校，開展定向招聘，結合大學生的高等素質，培養出一批優秀的人才隊伍，進一步落實好人才管理和人才晉升等相關工作，掌握人才的具體情況，結合檔案管理的具體工作，提高管理效率的同時，發揮人才隊伍的能量和意義。檔案管理工作進行中有時會受主客觀因素影響出現發生人事變動，也存在因為組織架構優化導致機構變動的情況，在此種變動發生時，必須做好檔案交接，在交接過程中經手人應簽字確認，以保證交接過程中不會發生檔案遺失或缺損的情況。在日常工作中，也應滲透檔案安全和信息安全意識，加強檔案保密機制的灌輸和落實，使水土保持信息的重要性在檔案管理人員中得到廣泛認同和深刻認識，在客觀上加強檔案管理能力的同時，也實現主觀責任意識強化，使其可以在檔案管理細節實踐中體現主觀能動性與客觀專業度。

5.提升服務意識

作為水土保持檔案管理部門，應該充分建立良好的服務意識，進一步優化服務的細節和內容，例如查找檔案的任務，要在第一時間高效完成，避免拖沓時間，降低服務效率。同時，對于社會的需求項目，專門設定評價系統，對于各服務人員，定期檢查評價內容，對于不能滿足檔案管理服務要求的相關人員，要及時提高改正意見，未能聽取者，進行相應的處罰。對于服務良好的相關人員，要落實好制度內的獎勵措施。提高服務意識，是檔案管理工作的重要組成部分，所有的從業人員，必須改變思想，努力糾正當前的工作陋習，完善自身的管理細則。

結論

綜上所述，規范水土保持檔案管理工作，是當前的首要內容，也是完善檔案管理工作的重要舉措，為了進一步提高檔案工作的管理效率，提升管理人員的綜合素養，推進相應的改進措施，已經刻不容緩。

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（作者單位：山西省忻州市保德縣水土保持監督站）

作者簡介：王存枝（1970-），女，漢族，山西忻州人，大專學歷，助理館員，在保德縣水土保持監督站事檔案管理工作。