完善檔案管理 改善企業文化基礎

朱迪鳳

基于當前時代背景下，企業的發展水平也有了較大進步。然而從實際情況來看，企業內部的檔案管理工作普遍存在較大問題。因此，企業理應對此提高重視程度，通過采取不同的措施，及時予以處理。本文描述了檔案管理工作存在的主要問題，并對于加強檔案管理的具體方法，發表了一些觀點和看法。

對于檔案管理而言，一直都屬于基礎性工作。伴隨著信息技術的快速進步，檔案信息也變得越發重要。如今我國檔案管理的水平越來越高，但仍存在不少問題。對此必須予以充分重視，通過針對性措施，及時完成解決，推動企業不斷發展。

檔案管理工作存在的主要問題

硬件設備出現老化。從當前情況來看，檔案管理部門保持著大量檔案資料，因此日常工作量非常大。然而企業內部配置的設備普遍比較陳舊，部分設備甚至出現了老化的情況，從而影響了工作效率。不僅如此，一些企業內部的存放室空間十分有限，使得多數資料無法得到合理存放，只能堆積在辦公室之中。長此以往，部分資料便會出現丟失或者損壞的情況，使其自身價值受到了影響。

數據庫資料不統一。對于多數企業來說，內部檔案部門已經能夠實現信息化管理工作。相比于人工管理模式，此類形式顯然更為便捷，同時還能將檔案內部的信息全部挖掘出來。伴隨管理工作的信息化水平不斷提升，實際暴露出來的問題也在不斷增加。其中，最為明顯的問題便是數據資料缺少統一標準，從而導致各個部門之間的檔案資料出現了不統一的情況。正是由于這些問題存在，使得檔案管理的正常開展受到了諸多影響。不僅如此，由于系統自身的信息化管理不夠完善，一些工作人員在進行調檔的時候，往往無法直接進行調用，必須通過管理員完成處理。如此一來，檔案管理工作的整體效率必然會下降。

管理機制存在缺陷。對于我國的人力資源和社會保障部門來說，正式成立的時間在2008年，相比于一些其他的社會部門，其成立時間相對偏短。由于制度本身存在缺陷，使得檔案管理工作的開展受到了諸多影響。檔案管理工作本身面對的是廣大群眾，因此通常工作量都非常大。而由于崗位設置不夠合理，經常會有人員不足的情況存在。不僅如此，由于培訓工作不到位，許多工作人員的綜合水平并未達到規定水準，進而使得檔案管理工作無法正常開展。

加強檔案管理的具體方法

增加資金成本的投入。為了能夠將檔案管理本身的作用全部發揮出來，首要工作便是需要增加資金成本的整體投入。尤其是一些基礎設備方面，理應進行完善。同時對于現有的辦公面積，也要進一步擴大，確保所有檔案都能夠合理存放，確保其安全性不會受到影響。例如，為了確保檔案管理工作可以順利展開，通常可以對現有的區域進行重新劃分：分別是工作室、檔案儲存室以及閱覽室，之后再基于當前的實際需求，對各個區域的具體面積進行明確。不僅如此，針對當前的檔案室，還需要進一步提升管理水平。在辦公室內部，需要放入溫度測試儀以及濕度測試儀，以此合理把握辦公室內部當前的溫度以及濕度水平。如果發現存在溫度過高或者濕度過高的問題，理應通過空調和除濕器，對其進行調整，從而確保這兩個指標都能處在合理的范圍之內。

除此之外，對于存放室的管理工作，同樣需要提高整體力度，尤其是防火、防潮、防蟲以及防盜方面，都不能忽視，進而確保資料的存放環境可以達到規定水平。

制定檔案管理標準。對于當前檔案管理工作來說，為了確保各項工作能夠順利展開，理應提前做好數據庫的建立工作，并設置統一標準：

其一，工作人員理應對檔案本身存在正確的認知，明確其自身的資源性。檔案盡管屬于資源的一種，但卻有著特殊性，可以為之后的建設工作提供一定的參考。所以，檔案管理部門理應對此予以重視，每一項工作內容都不能忽視。

其二，針對一些電子文本，具體傳遞進而儲存的方式，都需要進行統一設定，以此確保各個區域之間能夠按照規定要求完成交流，并實現資料傳遞。如此一方面能夠大幅度減少檔案管理的整體工作量，另一方面還能使檔案的利用率得到全面提升。

其三，針對當前檔案管理工作，需要制定合理標準，提升其規范性水平，并在全國范圍內不斷推廣。長此以往，全國各個地區的檔案管理模式都會趨向統一，設定的標準也都保持一致，以此能夠大幅度提升管理水平，推動檔案管理活動進一步開展。

完善制度內容。對于制度體系來說，可以看作是推動檔案管理工作正常開展的基礎保障。基于當前實際情況，合理制定制度內容，能夠對工作人員的自身行為予以有效約束，為之后工作的正常開展提供有效幫助，并推動檔案管理活動順利進行，促使檔案管理的綜合水平有所提升。因此，政府部門理應提高重視程度，針對各個區域的具體情況，對其檔案制度體系展開全面調整，并采取針對性措施進行完善，逐步解決現階段人員短缺的問題。鼓勵各個企業在社會上招聘，特別是一些應屆畢業生，其理論知識基礎極為扎實，只是缺少足夠的工作經驗，經過一段時間培養之后，便能有效適應。

結束語

綜上所述，檔案管理工作與每個人都有著非常大的關系。完善檔案管理，改善企業文化基礎變得尤為重要。因此，人力資源和社會保障部門理應對于當前存在的問題，提高重視程度，及時采取針對性措施，改進其中的問題，加大資金投入，提升管理效果。

（沂水縣高橋鎮便民服務中心）