事業單位檔案管理信息化建設對策研究

薛相權

摘 要：隨著信息化的的不斷發展，很多領域都開始應用這一技術。事業單位的檔案管理工作也逐步完善信息化建設，但還是存在一些問題急需解決。本文針對目前事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題深入分析，并提出具有針對性的措施，希望能作為參考促進我國事業單位檔案管理工作發展。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設

隨著信息技術的不斷發展以及人們認知水平的提高，我國在事業單位的檔案工作上已經取得了一定程度上的進步，工作效率得到提升，但同西方發達國家相比，我國檔案管理信息化建設程度是遠遠不夠的，仍需采取一些對策促進檔案管理工作更上一個臺階。

一、事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）事業單位檔案信息化建設缺乏針對性

在某些事業單位中，檔案管理工作仍在用原有陳舊的軟件處理，經常出現檔案管理匹配失敗的情況，在特殊檔案管理內容上的應用也不是很理想，某些事業單位在通過局域網操作時往往需要儲存電子文件，在查詢資料時的限制也比較少，這種模式不利于資料安全保存，一旦疏忽，就會造成文件泄露。除此之外，由于缺乏完善的文件保存制度和規范，文件往往不能分類儲存，在查找起來效率低下。

（二）事業單位檔案信息化建設缺乏安全性保障

某些事業單位會將普通檔案和特殊檔案混合在一起，極易造成重要文件泄露，這一現象必須引起事業單位的高度重視。但是由于信息化技術水平的限制，檔案管理工作的安全性仍是事業單位需要攻克的難關。另外在信息資料的公開審理過程中，很容易在瀏覽外網資料時遭到黑客入侵，嚴重威脅檔案安全。

（三）事業單位檔案管理人員專業水平較低

隨著我國市場經濟的不斷發展，人們面臨更多的職業選擇，專業水平較高的人往往會選擇更加充滿活力、更具挑戰性的工作，但事業單位的工作相對乏味，就導致很多人不愿意進入，因此缺乏專業性強、經驗豐富的員工。在這種情況下，事業單位的檔案管理工作的質量和效率都很低，嚴重影響事業單位的工作進度。另外，由于檔案管理人員的流動性較強，在記錄檔案時往往方法不一樣，極易造成信息混亂，使得檔案丟失。

二、事業單位檔案管理信息化建設的可行性對策

（一）提高信息化建設的針對性

事業單位在進行檔案信息化建設時，必須要將檔案管理的實用性考慮進去，為其提供充足的人力、物力、財力，強化檔案管理信息化網站的實用性。另外，事業單位的檔案信息管理網站為相關人員提供所需檔案管理工作，并且以網頁的形式建立，實現檔案管理的網上查找和信息化的使用，具有很強的現實意義。事業單位檔案管理信息化建設需要加強網頁式的服務建設，這對于信息資源的傳遞更加便捷，也更加適應時代發展潮流。與此同時，在檔案信息化建設過程中，還需要顧及到檔案與軟件的兼容性，使其更高效的保存下來。

（二）提高信息化建設的安全性

事業單位在進行檔案信息化建設時，必須要規范和完善檔案管理制度，并嚴格執行檔案管理工作的各個環節。需要注意的是，事業單位一定要規范使用員工檔案資料，強化工作人員對于檔案工作的掌握，促進檔案使用及保密措施的完善。除此之外，應該采用硬件保護和軟件預防相結合的方式針對電腦病毒進行技術防護，同時構建檔案信息安全防護體系減少黑客入侵現象發生。目前應用的防火墻技術，即在檔案部門的內網和外網之間設置保護屏障的方式，在避免泄露內部信息的基礎上防止外部人員非法獲取檔案的手段是最為常見的。像安全保密技術，如數字簽名、數字證書、加密技術等手段也在發揮著至關重要的作用。值得一提的是，事業單位各部門之間需達成統一標準，共同構建安全體系，降低安全風險。

（三）強化檔案管理人才的引進和培養

事業單位在進行檔案管理工作時，應該注重對于檔案管理人員的培養問題，采用分級管理培訓的形式，對員工進行指導和監督，并將工作安排細分，責任到人，高層員工要端正工作態度，提高專業技能水平，幫助工作任務順利完成。檔案管理工作是服務性質的工作，與此相關的工作人員都應該具備較高的道德水平，更好的為檔案管理工作。

（四）建設檔案管理信息化工作網站

事業單位的檔案信息化建設要緊跟時代發展潮流，緊跟時代步伐，隨著計算機技術在其中的應用，檔案管理工作應更加準確、高效。除此之外，利用現代化的設備進行檔案保存實現了事業單位的無紙保存，節約了資源。建立檔案信息化網站為相關工作人員提供信息資料體現了信息管理便捷化的原則，同時網站式的服務利于信息更加方便的處理、及時的更新、快速大范圍的傳播等，促進檔案管理工作現代化發展。

三、結語

事業單位的檔案管理信息化建設有利于事業單位長久健康發展，在信息化建設過程中，社會各界都應該積極響應，不斷推進檔案管理信息化朝著更加便捷、高效、安全的方向發展，另外相關部門以及單位領導也要提高認知水平，吸引高素質的專業人才從事此類職位，將信息化建設工作落到實處。

參考文獻：

[1]景俐清.推進事業單位檔案的規范化管理策略[J].山西農經，2015（06）：64-65.

[2]蘇紅.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014（05）：127-128.