大中專畢業生檔案管理存在的問題及對策

石巖

【摘要】大中專畢業生檔案是銜接大中專畢業生與社會用人單位之間的中心樞紐，是執行畢業生檔案存放、勞動關系轉換和人員輸送的關鍵交駐點，如何有效地提升大中專畢業生檔案管理水平，在促進人才科學流動和優化人力資源配置方面起著不容忽視的作用。本文擬從提高人力資源服務部門對大中專畢業生檔案的重視度，對大中專畢業生檔案管理制度的完善，合理規劃檔案室布局與檔案存放策略，大中專畢業生檔案優化提升和提高檔案室整理等五方面提出優化改進措施。

【關鍵詞】大中專畢業生;檔案;管理;問題;對策

隨著我國經濟的飛速發展，市場經濟對人才需求的加速，如何規范管理大中專畢業生的人事檔案，對促進人才推薦、交流、發現起著至關重要的作用。如何改善和提高大中專畢業生檔案的管理水平是人力資源服務部門面臨的重要課題。

一、大中專畢業生檔案管理中現存問題

（1）對大中專畢業生檔案管理的認知度不深。由于檔案室不產生直接經濟效益，在我國大多數人力資源單位的決策領導層容易將檔案室僅僅當作服務于人力資源服務的輔助性部門，認為檔案室工作流程簡單，技術含量低，沒有將檔案室在優化人才供應鏈管理上的作用提升到戰略高度，造成工作重心偏失。而大中專畢業生檔案是人事檔案的主要組成部分，但部分用人單位對員工的人事檔案管理不夠重視，基本上是兼職管理，認識不到檔案的重要性，存在著無所謂的思想。檔案管理人員的缺失及單位對人事檔案管理不夠規范，造成員工調離、辦理失業登記時，檔案關鍵材料缺失的現象時有發生。

（2）大中專畢業生檔案內容不夠完善和健全。大中專畢業生檔案的內容核心是記錄學生在校表現、政治面貌、社會關系、專業成績、作風品質等資料，是對大中專畢業生的求職輸送以及用人單位招收人才的重要信息載體，而驗收入出檔案室配送是檔案管理的基礎工作與重要環節，必須嚴格遵守操作流程以確保檔案室的人員信息與數據的一致性與準確性。但是由于部分高職院校為了就業率，會出現不按真實的需求情況，造成人才與崗位不相應的缺陷，進而直接影響人力資源部門大中專畢業生安置的管理。在一般招聘市場中導致大中專畢業生信息與用工單位需求不一致的原因也主要集中不按需求辦理企業招聘業務。

（3）檔案室布局規劃及存儲策略不到位。部分人力資源服務部門的檔案室規劃不到位導致檔案室部分功能的缺失，此外人力資源服務部門的大中專畢業生檔案種類繁多，所學專業、求職需求不一，并且隨著市場需求的不斷變化，大中專畢業生專業頻繁地發生變更，檔案室存儲策略的規劃與管理不到位易造成檔案室內大中專畢業生檔案存放混亂、堆積，以致影響提用效率甚至人才輸出質量。

（4）檔案室現場整理水平低。大中專畢業生檔案中專業種類眾多，所學專業、求職需求不一，為提高檔案室容積利用率、加快大中專畢業生檔案周轉速度和維持良好的作業效率，需要做到不間斷的整理活動以達到持續改善的目的。在我國人力資源單位中，對檔案室的整理活動容易停留在表面，僅將整理理解為定期對檔案室現場進行清理打掃，保持檔案室現場的清潔干凈即可，而沒有將整理的內涵貫徹到日常的工作中，并且由于整理活動在短期內無法為人力資源服務工作帶來較大的改善與效益，往往在持續地執行過程中會遇到阻力，導致檔案室現場水平無法提高。

二、改進大中專畢業生檔案管理水平的對策

（1）提高企業對大中專畢業生檔案的重視程度。對于市場用人單位來講，大中專畢業生是企業生產和創新能力的來源。企業首先需要弱化大中專畢業生檔案“物”的概念，強化大中專畢業生檔案等同于“資源”的意識，使企業的決策層認識到大中專畢業生檔案資料信息就是企業的“資源”，從企業層面體現并強調大中專畢業生檔案管理工作的重要性;其次，在大中專畢業生檔案業務運作方面，要給予必要的支持，以確保企業的相關部門配合人力資源服務單位的檔案工作流程。檔案室是人才供應鏈的末端操作執行單位，企業的招聘計劃、大中專畢業生檔案管理方式、人事制度通常會左右檔案保管單位的業務，除去檔案管理自身的管理漏洞，檔案保管單位所暴露出的問題往往是由前端單位的流程、制度不明確造成，企業領導層必須提高大中專畢業生檔案在人才供應鏈環節中的地位，重視人才檔案管理環節問題的現象，以保證人才招聘這一中心樞紐穩定有序，進而以點帶面，推進人才供應鏈的整體改善。

（2）嚴格執行大中專畢業生檔案流程及規范。在大中專畢業生檔案管理工作中，存檔、提檔是最基本的工作內容。不管對于哪一種檔案收集類型，都需要嚴格執行信息錄入齊全、數據信息與人員信息一致方可辦理，對于手續不全、信息錯誤、材料缺失等情況，必須拒絕辦理入檔，避免信息從入口即有錯誤。此外，反饋至大中專畢業生畢業院校及時處理，采用倒逼的方式改善前端的作業狀態。對于大中專畢業生檔案提檔或查閱，必須嚴格執行無手續不出檔案室、提檔信息錯誤不出檔案室的原則。除了嚴格執行檔案存、提流程，也必須杜絕領導層面對檔案室作業的不合理調度，不允許大中專畢業生檔案以非正常狀態存、提檔案，保證檔案室作業的制度化與流程化，確保檔案室存大中專畢業生檔案數據與信息的一致性。

（3）合理規劃大中專畢業生檔案存放和優化提升策略。大中專畢業生檔案需要遵循人才市場崗位需求種類;大中專畢業生的特長、專業等原則，采用合理的存儲策略。根據檔案數據統計中人才供、需差別情況聯合人才培訓部門，有的放矢的共同改善符合人才市場實際需求的人員培訓工作，減少人才市場中供、需不符的現象，讓大中專畢業生進入企業后有用武之地，讓企業引入可用人才。此外，檔案室需結合遵循大中專畢業生畢業時間原則規劃存放，提高檔案的提查效率，優化大中專畢業生檔案的保管方式。

（4）提升大中專畢業生檔案整理水平。首先人力資源服務單位的領導層要提高對檔案室日常整理管理重要性的認識，加深檔案管理工作人員對整理工作的理解;其次要建立整理工作方法與規章制度，強化監督檢查與獎懲;最后持之以恒、持續改善，抓日常、抓細節，讓檔案管理人員養成良好的自覺性改善意識，最終達到提升檔案管理目的。

綜上所述，大中專畢業生檔案作為人力資源服務單位的重要組成部分，改善優化其管理水平是保障市場經濟的重要舉措，筆者依此提出了具有可操作的五項措施，為改善大中專畢業生檔案的管理水平提供了參考。然而，隨著人才需求的精益化、創新化以及人才市場的發展需要，采用先進的信息技術、自動化管理方法等將必然成為未來大中專畢業生檔案管理的主要發展和改進方向。