淺談石化企業(yè)物資采購的主要風(fēng)險

羅文洪

摘 要 石化企業(yè)作為我國國家經(jīng)濟(jì)實體和市場主體，承擔(dān)著特有的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和社會責(zé)任。物資供應(yīng)是石化企業(yè)非常重要的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之一，其主要任務(wù)是確保企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)物資安全及時經(jīng)濟(jì)供應(yīng)。安全及時經(jīng)濟(jì)供應(yīng)意味著所采購的物資不僅數(shù)量、質(zhì)量、技術(shù)規(guī)格、交貨時間合乎要求，而且能體現(xiàn)全生命周期性價比最優(yōu)的管理理念。對物資供應(yīng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行風(fēng)險識別和防控，是石化企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部管理，提升企業(yè)經(jīng)營效率，保障企業(yè)合規(guī)經(jīng)營、可持續(xù)發(fā)展、構(gòu)建企業(yè)廉潔文化的主要內(nèi)容之一。

關(guān)鍵詞 石化企業(yè) 物資采購 風(fēng)險控制

物資供應(yīng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)主要包括需求計劃管理、采購管理（采購計劃管理和采購計劃執(zhí)行）、供應(yīng)商管理、成本分析和價格控制管理、采購合同管理、質(zhì)量管理、交貨進(jìn)度管理、儲備管理、倉儲管理和物資供應(yīng)服務(wù)管理。以下就各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)管理的要點及風(fēng)險點進(jìn)行分析。

一、需求計劃管理

需求計劃管理是指企業(yè)物資供應(yīng)部門對企業(yè)各部門、各單位提報的物資需求進(jìn)行管理。需求計劃管理通常遵循計劃準(zhǔn)確性、及時性、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范性和嚴(yán)肅性的原則。準(zhǔn)確性是指物資需求要與生產(chǎn)經(jīng)營、工程建設(shè)實際相符，物資名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、需求時間等要素齊全;及時性指需求計劃要按規(guī)定時間提報，并能滿足包括廠家生產(chǎn)制造周期在內(nèi)的合理的物資采購周期。標(biāo)準(zhǔn)化是指統(tǒng)一物資需求的技術(shù)規(guī)范、采購標(biāo)準(zhǔn)，減少個性化需求、非標(biāo)產(chǎn)品;規(guī)范性指需求計劃提報要符合要求，要與有效的項目計劃相對應(yīng)、按規(guī)定程序?qū)徟?、按?guī)定的格式填報;嚴(yán)肅性要求使用單位務(wù)必嚴(yán)格執(zhí)行物資計劃，及時領(lǐng)用到庫物資、按規(guī)定及時辦理計劃變更有關(guān)手續(xù)等。

需求計劃管理要求各需求單位加強(qiáng)對物資需求消耗規(guī)律研究，提高需求計劃的準(zhǔn)確性和及時性，以便物資供應(yīng)部門對企業(yè)各需求單位不同時間點、不連續(xù)、小批量的物資需求整合為一段時間內(nèi)具有一定批量的、穩(wěn)定、連續(xù)的物資需求，從而降低采購成本。例如，大多數(shù)部門和生產(chǎn)車間都需要防護(hù)手套，因各部門各單位人數(shù)不同、手套耗費的頻次不同，其手套需求的時間及數(shù)量有很大差異。物資供應(yīng)部門如果能將各單位的需求數(shù)量、時間、頻次進(jìn)行合理整合統(tǒng)一采購，不僅能滿足需求而且便于供應(yīng)部門與供應(yīng)商進(jìn)行價格談判、降低采購成本，同時供應(yīng)部門可減少重復(fù)勞動、提高工作效率。

由于企業(yè)需求物資品類繁多，需求計劃管理的成效對物資供應(yīng)工作的成效影響巨大。需求計劃只有明確了需采購物資的數(shù)量、技術(shù)規(guī)格要求、生產(chǎn)制造周期企業(yè)消耗規(guī)律及預(yù)算等信息，采購人員方能選擇合理的采購方式按質(zhì)按量適時實施采購，安全及時經(jīng)濟(jì)提供所需設(shè)備材料。需求管理不到位，需求含糊不清、需求具有傾向性或指定性，都會增加采購的溝通協(xié)調(diào)難度，延長采購時間，降低采購工作效率，而盲目采購則可能造成錯買或者質(zhì)量、安全要求不達(dá)標(biāo)，增加企業(yè)安全生產(chǎn)風(fēng)險并造成經(jīng)濟(jì)上的浪費。

二、采購管理

采購管理分為采購計劃管理和采購執(zhí)行管理。采購計劃管理通常包括接收需求計劃、復(fù)核需求計劃、平衡利庫、組織設(shè)計、技術(shù)、機(jī)動、用戶等部門確認(rèn)技術(shù)條件、采購申請創(chuàng)建、提交、審批及核銷。計劃員收到計劃后需要對計劃進(jìn)行分析和集合，對計劃進(jìn)行消耗規(guī)律研究和需求標(biāo)準(zhǔn)化研究，編制采購預(yù)案。采購執(zhí)行指采購員接收采購預(yù)案后，通過進(jìn)行市場研究和成本分析，根據(jù)物資金額及品種按規(guī)定確定采購方式（招標(biāo)、框架協(xié)議采購、詢比價或競爭性談判等）并按照物資全生命周期總成本最低的理念實施專家采購、陽光采購最終確定供應(yīng)商及簽訂合同的過程。由于招標(biāo)采購、框架協(xié)議采購、詢比價、競爭性談判等采購方式不同，管理要求不同，完成價格確定、供應(yīng)商確定、簽訂采購合同這一采購實施過程所需要的時間和采購成本亦有所區(qū)別。只有根據(jù)需求的具體情況選擇合適的采購方式，才能保證安全及時經(jīng)濟(jì)供應(yīng)。

三、供應(yīng)商管理

供應(yīng)商管理包括供應(yīng)商搜尋、供應(yīng)商資格審查、供應(yīng)商量化評價、供應(yīng)商履約動態(tài)考評、評價結(jié)果應(yīng)用、警示與違約處理等方面的內(nèi)容。市場競爭激烈，供應(yīng)商良莠不齊，供應(yīng)商串標(biāo)、不信守承諾、違約等事件頻頻發(fā)生，物資供應(yīng)部門只有甄別出資信可靠、供應(yīng)能力強(qiáng)、產(chǎn)品質(zhì)量有保障、產(chǎn)品價格合理的供應(yīng)商、與其簽訂采購合同并加強(qiáng)供應(yīng)商履約過程的監(jiān)管，才能有效控制采購風(fēng)險、降低采購成本、提升采購效率、保證供應(yīng)質(zhì)量。

四、成本分析和價格控制管理

防控價格風(fēng)險，需要在實施采購前加強(qiáng)物資成本構(gòu)成分析、供應(yīng)市場研究及需求規(guī)律分析，了解物資歷史價格，按照全生命周期性價比最優(yōu)的原則確定采購價格區(qū)間、把握采購時機(jī)，完善定價機(jī)制，降低采購成本。

五、采購合同管理

合同風(fēng)險包括合同不成立、內(nèi)容不完整、條款不嚴(yán)謹(jǐn)、合同不被正確履行、糾紛處理不當(dāng)及泄密等。為避免此類風(fēng)險，簽訂采購合同前，應(yīng)充分了解供應(yīng)商資信等情況，確保供應(yīng)商當(dāng)事人具備履約資質(zhì);加強(qiáng)對合同中標(biāo)的物質(zhì)量、數(shù)量、價格、運輸、保險、支付、服務(wù)、義務(wù)、違約責(zé)任、索賠和仲裁等各項條款進(jìn)行審查，合同文本應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確描述合同標(biāo)的、付款條件、包裝、質(zhì)量驗收以及服務(wù)等內(nèi)容，以確保合同符合公司需求和有關(guān)法律法規(guī)的要求。

六、質(zhì)量管理

為防范質(zhì)量風(fēng)險，質(zhì)量管理應(yīng)貫穿從需求計劃提報審核、技術(shù)要求確定、采購合同簽訂、采購物資制造過程監(jiān)管、出廠檢驗、包裝及運輸、到貨檢驗及安裝調(diào)試全過程。關(guān)鍵內(nèi)容包括細(xì)化采購文件中質(zhì)量技術(shù)要求、控制措施和驗收標(biāo)準(zhǔn);對重要設(shè)備材料進(jìn)行監(jiān)造，對重要設(shè)備材料供應(yīng)商備貨的重要原材料和外購件進(jìn)行延伸監(jiān)造，嚴(yán)格監(jiān)造商的選擇和考核;強(qiáng)化采購物資出廠和到貨質(zhì)量驗收檢驗工作，選擇專業(yè)的質(zhì)量檢驗檢測機(jī)構(gòu)對特定物資進(jìn)行檢驗

七、交貨進(jìn)度管理

主要是指根據(jù)合同約定的交貨期及生產(chǎn)建設(shè)進(jìn)度要求，對供應(yīng)商生產(chǎn)制造交貨過程進(jìn)行監(jiān)督、協(xié)調(diào)、確保合同按期履行。為避免供應(yīng)商延遲交貨，除了合同條款要明確進(jìn)度違約條款、及時跟進(jìn)合同執(zhí)行情況外，還需要根據(jù)供應(yīng)商生產(chǎn)制造進(jìn)度制定過程控制計劃，定期通過電話、郵件或（下轉(zhuǎn)第頁）（上接第頁）實地查看等形式檢查進(jìn)度進(jìn)展情況;對重點工程項目物資、關(guān)鍵生產(chǎn)物資采購增加協(xié)調(diào)力度和頻次，進(jìn)行現(xiàn)場催交催運，有效防控進(jìn)度風(fēng)險;建立重要物資過程控制異常預(yù)警機(jī)制，做到早預(yù)防、早發(fā)現(xiàn)、早處理。

八、儲備管理

石化企業(yè)流程化、連續(xù)不間斷生產(chǎn)的特點，要求企業(yè)科學(xué)合理儲存一定數(shù)量和品種的設(shè)備材料，以保證安全生產(chǎn)、以降低庫存物資積壓風(fēng)險、減少企業(yè)資金占用。企業(yè)通過制定物資儲備制度，明確庫存責(zé)任主體，加強(qiáng)檢查考核來促使需求提報單位摸清消耗規(guī)律強(qiáng)化需求管理，合理確定庫存規(guī)模，防止庫存物資過?；蛉必?通過建立儲物于商機(jī)制，與供應(yīng)商協(xié)同開展物資儲備，提前鎖定資源，減少自有庫存降低儲備風(fēng)險。

九、倉儲管理

倉儲風(fēng)險主要包括驗收入庫程序不規(guī)范，未按照合同要求對物資數(shù)量、質(zhì)量進(jìn)行入庫前檢驗;物資入庫后保管方法不合適，導(dǎo)致物資損壞或變質(zhì);物資領(lǐng)用發(fā)放審核不嚴(yán)格，錯發(fā)或多發(fā)等。為防范倉儲風(fēng)險，企業(yè)應(yīng)制定倉儲管理制度，按照安全高效、準(zhǔn)確及時、科學(xué)保管的管理要求，規(guī)范物資倉儲與配送業(yè)務(wù)操作;推行智能化、信息化、自動化管理，統(tǒng)一操作標(biāo)準(zhǔn)，提高工作效率;準(zhǔn)確收、發(fā)，實行二十四小時供應(yīng)服務(wù)，及時滿足生產(chǎn)建設(shè)物資需求;根據(jù)物資特性，提供適宜的保管環(huán)境和條件，采取科學(xué)的養(yǎng)護(hù)措施，確保物資質(zhì)量、性能完好。

十、物資供應(yīng)服務(wù)

對于技術(shù)復(fù)雜的關(guān)鍵設(shè)備，應(yīng)防止采購方技術(shù)人員或操作人員因?qū)Υ嗽O(shè)備缺乏技術(shù)或操作知識而產(chǎn)生誤操作從而影響設(shè)備運行的風(fēng)險。采購方在進(jìn)行技術(shù)協(xié)議或合同談判時應(yīng)明確要求廠家按采購方要求時間安排相關(guān)專業(yè)技術(shù)服務(wù)人員在設(shè)備安裝調(diào)試階段到現(xiàn)場進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)并對采購方操作人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，廠家技術(shù)人員在現(xiàn)場與采購方技術(shù)人員一起對該設(shè)備進(jìn)行性能考核評價以保證設(shè)備運行滿足技術(shù)要求等。合同中應(yīng)明確廠家現(xiàn)場技術(shù)服務(wù)內(nèi)容、雙方責(zé)任義務(wù)以及違約條款。

十一、結(jié)語

各種風(fēng)險貫穿于物資供應(yīng)全過程。防范風(fēng)險不僅需要企業(yè)建立一套系統(tǒng)、完善、科學(xué)的物資供應(yīng)管理制度及采購管理流程，將采購管理要求固化在物資采購數(shù)字化信息系統(tǒng)中，合理設(shè)置操作及審批權(quán)限，使物資采購全過程可查詢、可追溯，而且需要加強(qiáng)對物資供應(yīng)業(yè)務(wù)人員的專業(yè)培訓(xùn)和廉潔從業(yè)教育，加強(qiáng)對物資采購的監(jiān)管和問責(zé);多措并舉，方能防控風(fēng)險，促進(jìn)企業(yè)良性運營和可持續(xù)發(fā)展。

（作者單位為中科<廣東>煉化有限公司）