檔案管理原理在現代企業檔案管理中應用的思考

宋晗

摘 要：? 現階段我國的檔案信息化的進程在逐步的完成，檔案信息化的建設已經成為了檔案管理工作的重點內容和主要的工作方式。傳統的檔案信息管理方式采用的是手寫、文件的形式，對于一些重要文件的存儲方面，并不安全，很容易出現文件丟失和商業機密被盜的現象。文檔的存儲也存在著很大的隱患，文件字跡的模糊，文件的損壞，都會導致文檔的管理工作無法實施。在有關文件的查找方面也很繁瑣，大企業的文件數據較多，從中找出自己需要的文件無疑是大海撈針，不僅浪費時間也浪費人力，阻礙企業的發展。現在檔案信息化的建設在不斷地進步中，企業對于檔案信息的安全性的重視程度越來越高。本文對于檔案管理原理在現代的企業檔案管理中應用進行思考，通過本文的思考，希望能夠促進現代企業檔案管理的發展。

關鍵詞：? 檔案管理原理;現代;企業檔案管理;應用;思考

【中圖分類號】G642.3? ? ?【文獻標識碼】A? ? ?【文章編號】1674-3733（2020）06-0298-01

現階段的網絡發展迅速，企業的檔案管理需要實施信息化的發展，傳統的檔案管理的方式已經不能滿足企業的發展需要，企業需要重視檔案管理原理在企業檔案管理中應用，提高企業對于檔案管理的研究，促進企業檔案管理能力的提升，促進企業的發展。

1 檔案管理原理

檔案管理原理是企業為了能夠保留企業從開始發展到今天記錄的各種形式的歷史記錄實施統一的管理方式[1]。檔案管理原理的內容大致可以分為三種：第一種是系統管理原理，系統管理原理是檔案管理原理中最基礎的管理理論，是在企業實施檔案管理的過程中，站在整體的角度上審視整個檔案管理的工作，使用科學、現代化的管理手段對檔案管理進行規劃，對檔案管理實施精細化的劃分方式，減少檔案管理中重復的工作或者不必要的內容，發揮出檔案管理最大的效率，實現檔案管理的目的。

第二種是整合分原理，整合分原理是現代企業的管理工作為了能夠提高檔案管理的工作效率，需要對檔案整體進行整合，整合分原理是在系統管理原理的基礎上形成的理論，一方面需要將企業全部的檔案管理工作的內容進行合理的細化，另一方面還需要檔案管理人員對管理工作進行合理分工，能夠實現每個員工負責不同的部分，保證檔案管理人阿玉你能夠在自己負責管理的檔案范圍內享有一定的管理權力，通過指派不同的任務，將任務目標實現，最終實現整個檔案管理的總目標[2]。

第三種是反饋原理，任何一種工作的評價方式都是以其工作能夠為企業創造的價值為基礎，為了能夠明確這種價值的大小，就需要進行反饋。在檔案管理的工作中，需要對企業的檔案管理傳達出的各種效益實施全方面的反饋，才能夠體現檔案管理的重要性，企業通過反饋的信息來找出檔案管理過程中產生的遺漏問題，然后對檔案管理工作進行完善[3]。反饋原理是在企業各部門的檔案管理過程中作出的反饋信息，通過反饋信息來促進檔案管理工作進一步的完善。

2 檔案管理原理在現代企業檔案管理中的應用

2.1 動力管理原理的應用。

檔案管理原理的動力管理原理是現階段企業檔案管理的過程中為檔案管理的從事人員提供科學的管理方式的動力，提高檔案管理從事者的工作積極性，充分的調動工作人員的主觀能動性，促進檔案管理的創新發展。檔案管理原理促進工作人員產生動力的原因可以總結為兩種，一種是精神動力，另一種是物質動力。舉個例子：企業可以采取相關的政策，促進檔案管理人員主動的學習檔案管理原理的相關知識，給予管理人員精神上的動力。

2.2 反饋管理原理的應用。

企業檔案管理原理的反饋管理原理是在企業檔案管理的工作人員在檔案管理的過程中對管理信息進行反饋。這一檔案管理原理的實施需要企業上下級人員的配合，在實施檔案管理反饋的原理過程中對于員工的檔案管理方式進行分析，找出有價值的檔案管理的內容，對員工的管理方式實施優化，保障反饋的信息具有價值，反饋管理原理是能夠促進企業檔案管理現代化的重要理念。

2.3 整合分原理的應用。

檔案管理原理的整合分原理的落實能夠最大程度上提高檔案管理的效率，能夠對檔案管理工作進行合理、科學的細化和劃分，幫助企業的檔案管理建立階段性的工作目標，在每一個工作目標完成的情況下，提高企業檔案管理的能力，促進企業的可持續發展。

2.4 系統管理原理的應用。

企業檔案管理的系統管理原理的應用是將企業的各個部門的檔案管理工作作為一個整體，檔案管理的過程中需要得到各個部門的配合，對檔案管理工作進行統一的協調管理，才能夠保證在工作中，檔案管理人員的責任心，不斷地提高自身的工作能力。

3 檔案管理原理在現代企業檔案管理中應用需要具備的因素

3.1 提高企業檔案管理人員的專業能力和思想意識。

現階段的檔案管理原理是一種新興的理論知識，企業需要提高檔案管理人員的對于檔案管理原理的認識，才能夠保障檔案管理原理落時代企業的檔案管理之中。現階段檔案管理向著現代化的方向發展，管理過程中需要誰用信息技術進行管理，這就為檔案管理人員提出了新的挑戰，檔案管理人員需要具備基本的計算機控制的能力，需要管理人員不斷地提高自身的主觀能動性，不斷的學習，掌握新的檔案管理的知識，提高自身對于檔案管理工作的操控能力。

3.2 加強對于檔案管理的紙質文件的管理。

現階段的檔案管理一般是分為兩個部分，一個是紙質的檔案管理，一個是電子的檔案管理，檔案管理的兩種保護對象的管理方式在下文進行闡述。

3.3 加強對于電子檔案管理的安全。

檔案信息安全保護的工作是企業檔案信息化管理的基礎，企業的發展過程中會產生大量的信息數據，就需要企業的職能部門對這些信息進行整理和存儲，為企業未來的發展需要提供支撐。隨著企業的發展，檔案信息越來越多，整理越來越復雜，需要使用信息技術對檔案信息進行整理。實施信息化的檔案信息管理方式為檔案管理的工作帶來了便捷，隨著而來的就是檔案信息安全的建設，只有合理的對檔案信息進行保護，避免檔案信息受到競爭對手或者行業間諜的盜取。

結束語：現階段的檔案管理原理應用到檔案管理中，已經能夠廣泛的實施下去，取代了傳統的文件檔案管理的形式，在實際的檔案管理的實施過程中會出現各種阻礙檔案管理發展的因素，需要我們解決，這就需要工作人員不斷的學習先進的管理技術，一步步地完善企業檔案管理的體系，促進檔案管理不斷的發展。

參考文獻

[1] 王巍.關于檔案管理原理在現代企業檔案管理中應用的思考[J].辦公自動化（辦公設備與耗材），2017，022（018）：54-59.

[2] 呂文杰.檔案管理原理在現代企業檔案管理中的應用[J].城建檔案，2018， 000（004）：66-67.

[3] 許惠瑋.基于檔案管理原理在檔案管理現代化中應用的幾點思考[J].黑龍江檔案，2014，000（004）：149.