國有企業優化檔案管理的路徑措施

孔瑾

摘 要：檔案在國有企業管理和發展過程中的重要作用日漸顯現，國有企業檔案管理對于企業的決策和發展都具有極大的影響力。為了能夠進一步提高檔案管理效率，促進國有企業雙效實現，檔案管理應堅持以人為本、需求導向、提高效益的優化原則，從理念重建、制度完善、平臺建設、隊伍配備四個方面加強企業檔案管理，優化檔案管理措施，提升檔案管理能力。

關鍵詞：國有企業;檔案管理;優化;措施

一、國有企業檔案管理的內涵及重要意義

1.檔案管理的內涵

檔案管理其實是對檔案信息和檔案實體進行整理、收集、保管、統計的活動。國有企業的檔案一般具有海量性、多樣性、歷史再現性等特征，在國有企業歷史發展的長河中，檔案扮演了十分重要的角色，它記錄下了企業發展的真實面貌，同時也記錄下了其他和企業有關的數據、圖片、文字等信息。而檔案管理工作就是指檔案的收集、保管、開發利用及編輯研究，等等。

2.國有企業加強檔案管理的重要意義

（1）為企業決策者提供參考依據

國有企業的檔案記錄了企業長期以來生產發展的數據，因此，在企業管理者的決策過程中，檔案能夠充分發揮信息資源的數據支撐作用，為企業領導的決策做參考。同時，企業檔案數據的開發利用也幫助企業能夠更清晰地回看發展道路，梳理發展教訓，總結發展經驗，促進發展目標的完成。

（2）確保企業平穩持續發展

企業檔案其實是企業在生產經營活動中形成的對企業有保存價值的各種文件、圖片、音頻、視頻等記錄。這些記錄對于企業樹立的社會形象、制定的工作制度、內部數據的完整保存等都具有重要意義，同時部分檔案內容還關乎企業的核心機密。加強國有企業的檔案管理，提升檔案管理能力，這對于確保檔案內容安全、準確、完整，確保企業平穩可持續發展。

二、國有企業優化檔案管理的主要原則

1.以人為本，服務至上

國有企業的檔案種類眾多、來源多樣，既有來自于企業內部的信息資源，也有來源于外部客戶、競爭對手等資料。優化檔案管理的過程應該遵循“以人為本，服務至上”的原則，將各類檔案信息加入到檔案信息管理平臺上，企業、員工、客戶、供應商都可以通過檔案信息管理平臺進行各種查詢服務。同時要充分發揮檔案管理人員的優勢，人盡其才，推動檔案事業向前發展。

2.需求導向，與時俱進

隨著企業的不斷發展，檔案信息資源的數量始終在增加，龐大的檔案資源需要與時俱進的技術手段和現代化的管理理念支撐。在檔案形成與收集過程中，并不是所有的檔案都需要進行歸檔，企業應以市場需求、員工需求、客戶需求、企業發展需求為導向，歸集對實現經濟效益和社會效益有用的檔案，提升檔案資源的利用率。

3.去粗取精，提高效益

長遠來看，企業實行精益化管理是適應社會發展需要的根本要求，更是實現科學、可持續發展的必由之路。國有企業的檔案管理同樣需要將海量的檔案資源進行篩選，去粗取精，強調“精要”和“效益”，除留存檔案過程中要求精益外，檔案的管理也要求精益，在每一個環節和細節處提升檔案管理效率，促使檔案利用價值更大的發揮。

三、國有企業優化檔案管理的對策措施

1.建立現代化的檔案管理理念，提升服務意識

（1）加大宣傳，擴大服務對象

雖然近年來檔案在企業發展過程中發揮了重要作用，但檔案的真正價值仍然未能受到更多人的重視，檔案也尚未成為企業發展的核心資源。國有企業在優化檔案管理中，首先就要加強對檔案工作的宣傳力度，讓更多的人認識到檔案對于企業、社會乃至國家發展的重大意義。通過企業官微開展線上線下的檔案知識問答、推送檔案相關的新聞報道等方式，讓企業及其人員能夠了解檔案與工作的關系，認同檔案的內在價值。還可以通過舉辦檔案展覽，設置固定的檔案日等方式幫助全體員工建立檔案意識，擴大檔案的服務對象。

（2）編研檔案，尋求主動服務

企業的檔案工作不能只停留在低層次的保存、查閱上，而應不斷提高企業對檔案信息的開發利用和研究的高層次上。企業可以利用自身的行業優勢，綜合其他單位的情況，對產品檔案進行編研;或者選擇與檔案相關的領域，利用檔案信息編撰《公司大事記》或《制度匯編》;同時還可以利用通過檔案總結經驗教訓，編制專業技術人員事項手冊，幫助企業員工適應崗位工作，更好地完成崗位職責提供指導。

（3）創新模式，追求精益管理

按照國有企業優化檔案管理的原則，在提升檔案管理能力的過程中，進行精益管理能夠有效挖掘檔案價值，提升管理效能。首先，要提升檔案管理的職能地位，將檔案管理上升到企業戰略高度，提高檔案管理部門的組織力影響。其次，要建立檔案精益化管理體系，在檔案的收集、整理、移交、保管、統計、鑒定和資源開發利用中追求檔案管理的標準化、規范化。

2.建立與時俱進的檔案管理制度，強化制度建設

（1）健全已有檔案管理體系

制度是保證檔案管理順利進行的指引和保障。為了能夠提高國有企業的檔案管理效益和管理質量，建立健全已有的檔案管理制度是首當其沖的。對于已有的檔案制度，要進行查漏補缺，將檔案制度大致分為檔案人員管理制度、檔案管理流程制度、檔案安全保密制度三個部分，確保檔案管理人員在管理檔案過程中能夠明確崗位職責，有的放矢，有章可依。同時，還要完善激勵機制和退出機制，對于檔案工作成績優異的員工加以表彰，而對于不適合或不適應檔案工作的人員要及時進行換崗調整，避免檔案管理出現疏漏。

（2）加強檔案制度更新維護

為了適應經濟社會的快速發展，檔案管理制度也應該與時俱進，關注國家檔案管理部門的最新動向，及時更新企業檔案管理制度。尤其是針對檔案信息化建設方面的要求，更要給予更多注意，及時調整檔案管理制度，保持與國家檔案管理方向相一致。

3.建立聯通共享的檔案管理平臺，加強檔案利用

（1）構建檔案信息共享智慧平臺

“互聯網+”時代，企業獲取信息資源的途徑和渠道都得到了進一步豐富，但企業檔案信息管理系統的滯后發展使得企業內部的信息資源沒有得到有效利用。在優化檔案管理過程中，企業首先要重構與優化檔案信息資源系統，搭建企業資源共享平臺，建立智慧檔案信息管理系統。統一數據格式，統一歸檔范圍，統一立卷標準，統一數字化管理，在平臺上按模塊進行分組，結合用戶需求進行信息的提供，動態開放管理平臺，實現檔案信息的最大化共享。同時，該系統還應注重對檔案核心數據的備份和安全保護，特別是對涉密檔案要進行多重加密，嚴格控制申請查閱人員，做好各級各類檔案的權限控制與日常管理。

（2）提高企業檔案數據分析

首先，要提升企業電子檔案的有效性、完整性，保證檔案的真實性和準確性。在采用適當的方式進行歸檔以后，企業應利用信息技術部門開發智慧平臺的模塊功能，為使用者提供多樣化的、智能化的數據查詢功能。其次，要加強對企業檔案的數據挖掘與分析。從數據信息的采集與管理入手，每隔一段時間都要進行數據清理和維護，并對檔案信息資源進行整理，匯總數據，分析數據，從數據中展現企業發展趨勢，總結企業發展情況。通過對數據資源的有效開發利用，幫助企業實現經濟效益與社會效益的雙豐收。

4.建立高素質的檔案管理隊伍，增強人員配備

（1）加強專業化隊伍建設

優化國有企業檔案管理最重要的還是要落實到操作過程中，落實到檔案管理人員身上。檔案管理專業化隊伍的建設是近年來檔案行業持續深入研究的課題。只有將檔案管理專業化，建立專業化的檔案管理隊伍，才能夠從根本上增強檔案管理效能。國有企業應通過多種途徑盡可能提升檔案管理人員的專業化水平，從思想政治素質、檔案專業知識、檔案管理職業技能等方面持續投入，提升檔案管理人員的專業能力和管理水平，加快人才隊伍的建設。

（2）培養“一專多能”的檔案人才

在注重專業化檔案管理人員隊伍建設的同時，也不能忽視對檔案管理人員其他素質的培養。由于企業檔案類別較多，有生產檔案、銷售檔案、物流檔案、財務檔案、人事檔案等多種類型，因此，檔案管理人員通常都由各部門的員工兼職擔任。企業的檔案可采取集中管理與分散管理相結合的原則，文書檔案統一管理，其他檔案由有關部門管理。這就要求負責檔案管理的人員既要具有部門專業背景，又要具有檔案管理知識，同時還要掌握檔案信息化、數字化的相關技術，企業要應該加強對這部分人員的培訓與培養，打造“一專多能”的復合型檔案管理人才。

四、結束語

綜上所述，現代企業提升管理效能、實現管理創新與提升離不開現代化的檔案管理的數字化建設與模式創新。國有企業在優化檔案管理過程中，應樹立服務意識，通過加大宣傳和精益化管理主動服務、優質服務，完善制度建設、平臺建設、隊伍建設，全面提升檔案管理的實用性和科學性，促進企業發展目標的實現。

參考文獻：

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[2]唐 姝.基于“互聯網+”的企業檔案信息資源建設的問題研究[J].蘭臺內外，2019

（作者單位：中石化寧波工程有限公司信息化管理部）