淺析數(shù)字化時代檔案管理對企業(yè)銷售的影響

王蘇

【摘要】企業(yè)銷售檔案是銷售人員在銷售過程中各種資料、每個步驟環(huán)節(jié)、每個決定的最重要的原始憑證，銷售檔案可以對這一過程的材料進行保存和管理，這些檔案對于一個企業(yè)的長久發(fā)展中以及以后銷售的相似案例等的決定都起著非常重要的指導(dǎo)作用。企業(yè)銷售檔案管理目前在整個企業(yè)的運營發(fā)展中是被忽略的一個存在。隨著數(shù)字化檔案的高速發(fā)展，企業(yè)銷售檔案管理人員對先進的檔案管理技能匱乏，對檔案管理知識掌握不足。本文以目前數(shù)字化檔案發(fā)展為前提前，對數(shù)字化時代企業(yè)銷售檔案管理的要求、目前存在的問題以及相應(yīng)的解決措施展開論述。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化;檔案管理;企業(yè)銷售;問題;措施

企業(yè)銷售是一個以盈利為目的的賺錢手段，一個企業(yè)的銷售是該企業(yè)賺錢的重要渠道，而在企業(yè)的銷售管理中，管理人員往往忽視銷售檔案的重要性，一味地只追求利潤，卻不懂得企業(yè)的銷售檔案可以間接影響銷售的結(jié)果。企業(yè)銷售檔案會幫助不同類型的銷售商品總結(jié)規(guī)律，促使銷售人員針對不同的顧客、不同的商品應(yīng)用不同的銷售方式及手段。企業(yè)銷售檔案以其特有的價值存在著，企業(yè)應(yīng)加大對銷售檔案的管理力度，發(fā)揮其應(yīng)有的價值。企業(yè)銷售檔案在促進企業(yè)的經(jīng)濟效益以及銷售案例的成敗起到非常大的作用。所以，在國家號召支持私營企業(yè)的發(fā)展，數(shù)字化時代一定要運用好先進的技術(shù)、科學(xué)的知識，整頓企業(yè)銷售檔案管理手段，使得企業(yè)銷售檔案管理更上一層樓，企業(yè)的經(jīng)濟效益越來越好。

一、數(shù)字化時代對企業(yè)銷售檔案管理的要求

（一）檔案管理制度規(guī)范。隨著社會的高速發(fā)展，國家對私有企業(yè)的發(fā)展越來越重視，相對的對私有企業(yè)的檔案也越來越重視，但國家法律法規(guī)并沒有針對私有制企業(yè)建立檔案管理制度，這就使得私有企業(yè)針對自身的企業(yè)發(fā)展狀況建立屬于該企業(yè)的檔案管理制度。銷售是撐起一個企業(yè)的命脈，而企業(yè)的銷售檔案卻可以間接決定銷售的成敗。所以，企業(yè)的銷售檔案管理制度一定要規(guī)范、健全。

（二）檔案管理人員專業(yè)。企業(yè)是以盈利為目的的經(jīng)營方式，對于間接影響企業(yè)利潤的銷售檔案并不是很在乎，檔案管理人員不僅要檔案管理專業(yè)畢業(yè)的人員，在這個數(shù)字化的時代，檔案管理人員也要熟練操作計算機及各種檔案管理軟件系統(tǒng)。隨著科技的進步，檔案管理人員還要進行定期的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)最先進的檔案管理技術(shù)，最有價值的檔案管理知識，跟上這個數(shù)字化大發(fā)展的時代，企業(yè)銷售檔案管理人員不能落后。

（三）檔案管理設(shè)備健全。企業(yè)銷售檔案管理并不系統(tǒng)化，有的企業(yè)有所謂的檔案管理部門，也只是放幾個柜子而已，把一些往年的銷售材料分門別類的放在柜子上，有的企業(yè)根本沒有檔案管理部門，每個商家的銷售材料都在銷售人員自己手里放著，而企業(yè)銷售人員流動性比較差，導(dǎo)致銷售檔案丟失。隨著時代的發(fā)展、科技的進步，對檔案管理設(shè)備也有了更進一步的要求，檔案管理設(shè)備要求系統(tǒng)化管理，有專門的檔案管理軟件，對于有過銷售記錄的商戶都要錄入檔案管理系統(tǒng)，這樣想要查找同類或者做參考的銷售案例，可以很方便快捷地查詢，也可以避免人員流動造成銷售資料的丟失。

二、數(shù)字化時代企業(yè)銷售檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

（一）企業(yè)銷售檔案管理制度不規(guī)范。基于國家大方向的法律法規(guī)指導(dǎo)下，企業(yè)內(nèi)部的銷售檔案管理制度并不規(guī)范，有的企業(yè)甚至并沒有按照企業(yè)自身特色建立屬于本企業(yè)的銷售檔案管理制度。所謂“無規(guī)矩不成方圓”，本身企業(yè)對于銷售檔案管理就不重視，又沒有檔案管理制度，使得企業(yè)的銷售檔案管理人員非常懶散。沒有制度的約束，檔案管理人員也認識不到檔案管理對銷售的影響，所以使得企業(yè)的銷售檔案管理發(fā)揮不了其應(yīng)有的價值。

（二）企業(yè)銷售檔案管理人員不專業(yè)。企業(yè)主要是以營利為目的進行經(jīng)營管理，所以對于并不能直接帶來利潤的檔案管理并不重視，有的企業(yè)沒有檔案管理部門，而即使有檔案管理部門的也形同虛設(shè)，首先檔案管理人員就不過關(guān)。有的企業(yè)的檔案管理人員是從別的部門借調(diào)過來臨時充當?shù)模⒉粚I(yè)，而有的企業(yè)檔案管理人員并非檔案管理專業(yè)畢業(yè)，對于檔案管理也并不精通。有的企業(yè)雖然聘請檔案管理專業(yè)畢業(yè)的人員，卻是很早之前畢業(yè)的上年紀的大齡人員，其對于現(xiàn)在數(shù)字化的檔案管理并不了解，跟不上時代的變化，使得企業(yè)的銷售檔案管理非常滯后。

（三）企業(yè)銷售檔案管理設(shè)備不健全。基于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對于企業(yè)銷售檔案管理的不重視，以至于極少數(shù)的企業(yè)配備檔案管理部門，檔案管理部門有幾個柜子，雜亂無章地放著銷售檔案。隨著社會數(shù)字化時代的發(fā)展，檔案管理的硬件、軟件設(shè)備都并沒有配備齊全，也并沒有針對自身企業(yè)的銷售檔案特色開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)，對于檔案管理應(yīng)有的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)并不健全。

三、數(shù)字化時代企業(yè)銷售檔案管理的改善措施

（一）檔案管理機制要完善。企業(yè)銷售檔案管理制度與企業(yè)的管理制度不同，企業(yè)自身要針對本企業(yè)銷售檔案的數(shù)量、分類等情況制定切實可行的檔案管理制度。對于企業(yè)銷售檔案管理工作要有工作制度，對于企業(yè)銷售檔案管理人員要有員工制度。在完善的檔案管理制度引導(dǎo)下，使得檔案管理部門、檔案管理工作能夠有序進行。

（二）檔案管理人員觀念要創(chuàng)新。企業(yè)銷售檔案管理人員不能從別的部門臨時調(diào)用，不能聘請非專業(yè)的檔案管理人員，不能聘請專業(yè)但跟不上時代的發(fā)展、對于先進的檔案管理技術(shù)不熟練。企業(yè)銷售檔案管理人員必須是檔案專業(yè)畢業(yè)、能夠很熟練地運用數(shù)字化的檔案管理技術(shù)。企業(yè)也要對于銷售檔案管理人員進行定期的檔案管理培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進的檔案管理技術(shù)，掌握先進的檔案管理知識。

（三）檔案管理設(shè)備要先進。企業(yè)銷售檔案管理設(shè)備不能再僅限于傳統(tǒng)的柜子，雖然最原始的憑證檔案需要柜子保存，但也要跟上數(shù)字化時代的發(fā)展，需要按照企業(yè)銷售檔案管理的特點建立有特色的檔案管理系統(tǒng)，為檔案管理服務(wù)的硬件設(shè)備、軟件設(shè)備要配備齊全。對于數(shù)字化檔案管理時代大發(fā)展的前景下，企業(yè)銷售檔案管理也不能落后，建立有特色切合實際的檔案管理系統(tǒng)。

四、結(jié)束語

企業(yè)銷售檔案在企業(yè)銷售中占據(jù)著重要的地位，尤其在數(shù)字化時代的大背景下，企業(yè)一定要把先進的檔案管理技術(shù)、科學(xué)的檔案管理知識引進本企業(yè)的企業(yè)銷售檔案管理中來，企業(yè)銷售檔案管理的質(zhì)量以及工作效率也一定要提高，不論對企業(yè)整體發(fā)展還是企業(yè)銷售管理過程都具有積極的促進作用。數(shù)字化檔案管理是檔案管理中發(fā)展的一個大方向，企業(yè)銷售檔案管理也要按照數(shù)字化檔案管理的形式建立屬于本企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，企業(yè)銷售檔案是一個企業(yè)發(fā)展歷程的歷史寫照，可以記錄一個企業(yè)的興衰成敗，也可以反映一個企業(yè)的銷售狀況和盈利情況。企業(yè)銷售檔案管理起著不可忽視的作用，望企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對于企業(yè)銷售檔案管理加以重視，對存在的不足加以改進。為企業(yè)銷售檔案管理營造一個良好的環(huán)境。

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