當前公文處理工作中的常見問題與對策分析

章春萍 光澤縣殘疾人就業服務指導中心

引言：公文處理工作的實質內容大致包含三個方面，即收文辦理、發文辦理和整理歸檔。借助公文處理工作可以使單位內部實現有效的溝通和聯系，有利于促進單位工作的規范化、精細化和科學化發展，屬于一項重要的經營管理手段。因此，要深刻認識到公文處理的重要性，從多個環節出發，提高公文處理的水平和質量。

一、當前公文處理工作存在的主要問題

第一，接收公文不及時。從實際工作來看，存在部分行政人員責任意識薄弱，不能按照要求及時接收公文，甚至出現滯后接收。造成上述情況發生的原因很多，例如，某些緊急文件是在下班后或者休息日發送過來的，由于溝通不及時或者無人值守，導致接收空擋的出現。除此之外，類似于網絡不通暢、操作不規范也會導致公文處理出現滯后的現象發生。

第二，公文處理不規范。與以往不同，由于信息量的增加，當前接收的公文種類多、事項雜，事情的緊急程度以及會議類通知的詳細信息無法得到良好體現。同時，由于在接收多份公文時，未及時進行準確的登記，從而導致出現混亂或無據可依，進而影響工作進度。

第三，公文分類不科學。公文處理人員未遵循秉承緊急的事先處理的原則對收文進行分類歸納。現實工作中，常有工作人員將公文混雜在一起辦理，不僅影響辦公效率，還可能致使緊要文件沒有在第一時間完成批示，造成更大的經濟損失[1]。

第四，公文格式不明確。由于意識缺乏，有些同志不太注重格式要素，認為只要能把內容表述清楚就可以了，導致在實踐中，格式錯誤的現象不斷發生，甚至重復發生。因公文格式不明確，不但會影響公文的美觀和規范，有時還會造成意思曲解。

第五，寫作水平待提高。在以往的工作中發現，部分公文存在觀點不夠鮮明、條理不清晰、字詞搭配不當、標點運用不妥等現象，嚴重降低了公文整體質量。

第六，密級文件未保密。對于密級文件，公文處理人員未能嚴格按照保密法規辦理，甚至沒有形成保密意識，將密級文件公布在社交軟件上，造成較為嚴重的后果，甚至還會對國家利益造成威脅。

二、問題存在的主要原因

經討論分析，上述問題發生的主要原因主要歸結于以下四個方面：

（一）業務能力不足

一方面，由于對辦事程序、單位相關規定的不熟悉，以及對部門職責和領導分工的不清晰，導致公文處理效率受到影響。另一方面，基礎文化知識薄弱，對于事情緩急程度把握不準確，導致綜合業務水平沒有得到有效提升。

（二）缺乏公文管理經驗

因為缺乏對公文處理工作業務的相關經驗，在工作任務加重時，常常手忙腳亂、顧此失彼，無法規范性的處理每一件公文，致使相關信息的缺失，事倍功半。

（三）責任心不強

思想意識是工作有效開展的前提。缺乏工作熱情、對自身工作職責沒有清晰準確的認識，便很難進入工作角色，無法肩負公文處理工作的重要責任。很多工作人員未結合實際情況對自身進行合理的地位，缺乏責任心，導致責任推諉現象頻發。

（四）意識環節薄弱

意識環節薄弱主要包含兩個方面：第一，工作作風不嚴謹。缺乏風險意識，難以適應較為精細的公文處理工作。第二，保密意識淡薄。由于未接受相關培訓較少，致使保密手段和意識的缺乏，造成泄密事件的發生，難以確保公文處理工作的效率。

三、當前公文處理工作的有效對策

（一）培養文書人員的責任意識

良好的工作態度是工作成功與否的第一步。公文處理工作因其細節繁多的自身屬性，需要責任意識強的人員來負責，若沒有端正的工作態度，則很容易出現顧此失彼。對此，首先要選拔熱愛此項工作的人員，保證工作起來有足夠的熱情和動力，然后在此基礎上，充分認識公文處理的重要性，真正做到不因自身工作認識不足而損害集體形象和阻礙政令通暢。其次，要加強自身能力的培養，做到學以致用。文秘人員要養成不斷學習的意識，認真掌握黨和國家的方針政策、法律法規以及相關學科的知識，特別注意公文處理常識的學習。最后，積極主動的踐行職業行動，縝密細致的完成好待辦事宜。

（二）明確公文處理時效

公文處理工作的首要特點是要求時效性，切記誤時則誤事，要求相關人員在處理公文時準確把握時機、及時處理，以便公文發揮出應有的效用。因此，文秘人員要及時、準確的辦理每一份公文，做到跟蹤有序、件件有著落、事事有結果，總體原則為快速處理，個體要求要特事特辦[2]。普遍的公文處理規范為注明特急公文的正式文件應爭取在兩個工作日內完成；急件辦理需要在三個工作日內完成。值得注意的是，在公文處理過程中，需具體情況具體分析，不能盲目的死板教條，要善于變通，結合工作環境，逐漸形成自己的辦公特色。

（三）規范公文處理程序

除緊急情況之外，行政領導一般不直接受理下級或同級部門遞交的公文，一律由辦公室主任提出擬辦意見后再送領導批閱。各部門、單位報送的公文，應統一采用規范格式，不得通過內部流轉的信函形式報送。

在發文時，要寫明發文的理由，附帶好相關法律文件和規章制度條例，并提供電子掃描文檔。行政專員在接收公文后要做好審核把關，對行文方式、內容、格式等進行初步審查，對不符合規范的公文在請示領導后實行退文制度。對批示后的文件，要做好轉交轉辦工作，然后歸檔保存原件。

（四）嚴格公文格式要求

公文辦理人員應參考學習國家行政機關公文處理手冊，再結合本單位的實際工作情況，完善相關細節。在公文格式方面可參考以下兩個方面：

一方面，涉及到公文秘密等級的，用3號黑體字注明。頂格標識在版心右上角（眉首）第一行，兩字間間隔一字，如需寫清期限，與密級之間用★隔開。

另一方面，注意成段的頻次。公文不要隨意成段，以免造成行文不緊湊，影響閱讀的效果和效率。要善于用層次序號分段，使獨立性在整體輪廓之下得以良好體現。

（五）提高公文寫作質量

提高公文寫作質量應該善于追求品質，在寫作之前充分了解事情的脈絡、澄清模糊問題、做好材料收集，然后謀篇布局，必要時可先列出提綱，理清思路。公文內容要觀點鮮明、語句簡練，尤其注意是否符合領導意圖和實際情況。除此之外，要精心潤色語言，修補句子的殘缺成分，嚴格增減材料，刪繁就簡，保證整體的連貫性，使公文讀起來順暢、聽起來順耳。

在滿足硬性要求的基礎上可以適當豐富公文的文采，體現嚴謹又不乏活躍的精神風貌，折射生機和激情。

（六）增強密級文件保密意識

所在單位要認真開展密級文件保密工作建設。具體從以下五個方面進行開展：一要提高保密意識。保密工作無小事，關乎企業利益和國家安全，對于密級文件要嚴格按照保密工作的有關規定做好公文處理工作，做到單獨辦理，領導不在時及時收起[3]。二要全范圍推廣保密建設。所有涉及接觸密級公文的科室要完善保密工作機制，加強聯系和溝通，確保內部信息只在相關科室傳遞。三要抓好涉密信息系統的安全防范工作。提高涉密計算機和網絡保密管理，防止內部公文因互聯網絡而外泄。四要抓好密級公文管理工作，提高管理水平。辦公室要專人負責密級文件的收發、登記、傳遞清退工作，凡需傳輸上網的有關材料要嚴格實行審批制度，并定期對上網信息進行保密檢查，及時填補漏洞，防止泄密。五要抓好公文處理人員的教育工作，提高業務素質。積極參加保密培訓及學習《保密法》、《保密工作業務指引》、《保密工作》、和《保密教育宣傳參考材料》等書籍刊物，提高自身業務能力。

結論：公文處理工作涉及的環節較多，不僅需要文職人員高度的負責，同時還要求較高的政治覺悟和文化水平，以便通過實際工作經驗的總結更好的完善工作制度和操作方法，保證該項工作的順利進行。