淺析新媒體背景下如何創新檔案管理工作

烏蘭浩特市都林街辦事處

我國的科技發展水平逐步提高，各行各業都在充分利用新媒體技術。其中公共服務領域對新媒體技術的應用較為頻繁。檔案管理工作需要處理的信息量大，工作較為閉塞，宣傳強度大，是企事業單位的工作重難點。新媒體技術為此項工作帶來新的發展契機，讓檔案信息工作效率大為提升，檔案服務質量也有所增強。

一、檔案管理的現狀

當前檔案管理工作包括8項內容：收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索以及利用、編研。隨著信息的豐富與復雜化，檔案資料受到管理者的重視。檔案管理工作受到時空條件限制，實際管理受到局限，工作效率難以提升。目前，檔案管理工作存在以下幾方面問題。

（一）認識存在誤區

檔案管理工作在單位屬于常規工作，過去的傳統的檔案管理者只需要做好檔案登記，確保各類資料存檔、調檔即可，過去的檔案工作較為落后，管理方式陳舊。

（二）信息化水平較低

檔案信息化目前正向著現代化方向邁進，然而檔案管理工作整體水平依舊不盡如人意。首先，檔案管理的方法不足，信息技術普及性不高，檔案管理的經費有限，整體管理系統信息化程度不高。人工查閱效率低，紙質檔案管理不妥當。檔案部門缺少專業設備，數字化程度不理想，檔案利用率較低。

（三）檔案管理人員專業水平不高

由于受企事業單位的機制體制、政策等影響，各部門往往存在人員不足、管理人員專業性不強等問題。專業的檔案人員人手不足，檔案管理人員經過較長時間熟悉了檔案管理工作，但因領導決策又出現工作調動，結果導致檔案管理人員經驗不足，影響了檔案管理工作的效率。檔案部門的資源由于沒有得到有效利用而出現資源浪費等問題。

新媒體技術還能實現檔案內容的豐富化，更新檔案服務的理念。而隨著互聯網技術的普及，檔案與不再拘泥于紙質資料，利用檔案的人員數量遞增，人們對信息的需求呈現爆炸式增長，這就要求檔案管理人員提升技能，尤其要增強服務水準，讓工作積極性與主動性逐步提升。

二、新媒體給檔案管理帶來的機遇

傳統意義上，每個單位檔案部門的資源都是相對封閉的，新媒體技術卻打破了這種桎梏，將檔案內容虛擬化、電子化。大量檔案以虛擬的方式存在，不僅節省了管理空間，而且查閱者只需要輕點鼠標，就可以檢索自己需要的資料，提升閱讀效率，節省閱讀時間。新媒體技術讓交流更加快捷，方便檔案人員統一管理，實現了檔案管理智能化目標。

目前，中國處于產業結構高度化階段［13］，總體上，三大城市群第三產業占GDP比重變化都相對平穩。2004—2007年，三大城市群第三產業在GDP中所占比重緩慢上升，但均在50%以下;2008年，因金融危機的沖擊，第三產業發展速度降低，GDP占比有所下降;2009年起，第三產業發展形成新的崛起，京津冀城市群中各個城鎮的第三產業平均占比邁進50%以上，長三角和珠三角城市群緊跟其后;至2015年，京津冀城市群第三產業占GDP比重為60.02%，長三角城市群第三產業占 GDP比重為57.68%，珠三角城市群第三產業占 GDP比重為53.62%。

（一）豐富檔案載體

傳統的檔案管理工作通常以紙質材料為收集對象和主體，在內容上并不豐富。檔案收集的方式采用上繳制度，手段被動且材料并不齊全。在新媒體技術的影響下，檔案所涵蓋的內容應該更加動態立體，包括文字、圖片、音視頻等內容，在互聯網技術的帶動下，各單位之間可以互閱檔案，實現資源共享，有效利用檔案資源。

（二）打破空間的限制

隨著信息技術的普及，媒體類別也出現新的變化，目前主要有5種類別。第一類是傳統的紙質媒體，也就是圖書、期刊等，其次是廣播，再次是電視，復次是互聯網媒介，最后是移動網絡。其中新媒體媒介目前發展勢頭最大，已經成為依靠現代信息發展的全新媒體，新媒體技術以其句法的渲染力，影響了各行各業的發展。其中檔案管理工作也應逐步適應新媒體技術發展形勢，積極應對新技術、新業態的發展的挑戰，逐步創新管理方式，積極推動檔案事業向前發展和進步，檔案管理從業人員更應及時學習完善新媒體技術，積極迎接檔案管理工作面臨的新挑戰、新機遇。

（三）實現觀念的變革

8月二銨市場收獲關鍵詞“穩健”。內銷市場上，秋季市場銷售流向已經基本確定，經銷商催貨回運為主。當前，企業9月份出口訂單已經敲定，在出口和內銷市場需求雙向支撐下，二銨國內價格或有望在9月中旬前后調整，預計幅度50元/噸。

財務信息化建設水平體現了高校教育信息化的程度，是數字化校園建設中的重要環節，也是衡量學校辦學能力和教學科研平臺建設的重要標準之一。加強財務信息化建設，既能夠提升財務保障能力和管理水平，也能夠提高財務工作效率和服務質量，從而更好地助力高等學校的“雙一流”建設。

三、檔案管理的新思路

（一）利用新媒體創新檔案服務方式

互聯網技術的普及帶給人們許多新鮮的詞匯：大數據、云計算、人工智能等。便捷的新媒體技術給人們的生產生活帶來便捷，檔案管理人員可以充分利用新媒體技術，建設完備的檔案信息發布機制，利用微博、微信公眾號等媒介，檔案部門主動作為，及時通過手機、計算機將檔案信息推送給用戶，優化檔案查詢服務，讓用戶能夠迅速調取自己需要的信息。此外，新媒體技術也幫助管理人員細化業務流程，比如，按照檔案的加密情況，考慮公開程度，讓檔案服務工作擺脫時空限制，方便查詢者隨時調取檔案進行查閱。

（二）利用新媒體拓展檔案服務內容

過去的檔案服務工作需要根據紙質檔案的內容進行復印、調檔，手續復雜又浪費時間。而通信技術的普及，讓檔案管理工作的范疇越來越廣，載體也變得較為豐富。紙質檔案數字化，可以在單位的各大公眾號上公布檔案室的二維碼，方便員工掃描獲取信息，利用大數據、云計算技術幫助他們高效獲得信息，讓用戶體驗人性化服務，繼而提升檔案服務的整體水平。

在翻轉課堂的實踐中，教師的角色不僅僅是課程內容的傳授者，更多則轉變為學習過程的引導者，學生則由原來被動的接受者，轉變為積極主動的參與者[3]。

四、結語

新媒體時代的到來，讓企事業單位對信息的需求也更加豐富、多元。檔案資料的重要性逐漸凸顯。檔案部門以及管理人員應意識到新媒體時代是提升服務能力的絕佳時期，應改善管理理念，注重提升工作思維和效率，依靠新媒體技術提升工作效率，讓檔案業務的各個環節和流程能夠逐步完善。總之，檔案管理工作至關重要，要加大檔案宣傳力度，最大限度地發揮檔案價值，滿足社會公眾的檔案利用需求，提高檔案工作的社會影響力。