機關事業單位離退休人員檔案的管理與服務工作探討

劉乃強

摘 要：離退休干部在以前的工作崗位上做出了較大的貢獻，黨和政府也對離退休干部的晚年生活加強關注，為了確保離退休干部的晚年生活質量，確保離退休干部得到應有的待遇和關懷，必須做好離退休干部的檔案管理工作，本文在論述的離退休干部檔案管理工作主要內容的基礎上，探討了如何做好離退休干部的檔案管理工作。

關鍵詞：機關事業單位;離退休;檔案;措施

一直以來，離退休干部的檔案管理工作都十分重要，其是對國家社會主義建設和社會經濟發展作出杰出貢獻的前輩努力工作過程的體現，也是對國家發展歷程的記錄。因此必須要對離退休干部的檔案管理作出合理的優化和改善。但目前多數單位對離退休干部檔案實際的管理水平還存在著一些欠缺，對離退休干部的生活、服務生產以及管理產生了很大程度上的缺陷。基于此，對于離退休干部的檔案管理工作進行充分的重視和及時的轉變以及工作方法上的改進非常的必要。

1 機關事業單位離退休人員檔案管理主要內容

機關事業單位離退休人員檔案管理工作主要包括人事檔案、健康檔案以及專業技術檔案幾個方面。第一，人事檔案主要是伴隨離退休人員的工作全過程，其信息具有全面性，主要包括績效考核結果、工資水平以及學歷相關的內容，還涉及社保方面的信息以及退休后的歸屬單位等等，其人事檔案是后續管理與服務工作的基礎，且檔案信息具有完整性。第二，健康檔案是指機關事業單位離退休人員中的活躍人員組織相關的活動，以此豐富退休生活，其缺乏經驗的新上任的職工可以積極向離退休人員進行請教。根據離退休人員的實際發展情況將身體健康情況進行準確的記錄，其主要病癥可以是高血壓以及高血脂等，并在今后的服務中重點照顧。第三，專業技術檔案主要是指部分離退休人員具有較強的專業技能水平，對專業技能進行準確的記錄，方便后續管理工作的順利進行。

2 有效提高離退休干部檔案管理工作效果的策略建議

2.1 培養人事檔案管理人才，提高其專業技能和綜合素養

事業單位離退休人事檔案管理工作人員，首先必須工作態度端正，責任心必須強，這是做好檔案管理工作的關鍵。其次必須具備過硬的檔案管理水平，專業基礎知識必須過關，這也是做好人事檔案管理工作的基礎所在。再次事業單位本身也要重視人才發展，定期為人事檔案管理人員組織脫產培訓，對人事檔案管理人才發展負責，為單位所有員工負責。也要鼓勵人事檔案管理人才，注重學習，積極參加培訓，提高思想認識。最后，事業單位全體員工要積極配合人事檔案管理人員，重視人事工作，共同為單位發展負責任。

2.2 注重提升檔案管理與服務的標準化水平

機關事業單位離退休人員檔案管理與服務工作需要注重提升其標準化水平，注重創新管理方式，提升檔案管理效率。第一，優化檔案管理流程，將離退休人員的基本信息檔案進行收集，并針對其已經退休的工作人員開展回訪，了解退休后的具體情況，將其進行詳細的記錄。同時，為了保證檔案管理與服務朝著規范化的方向發展，要注重對相關管理軟件以及硬件設備進行更新與完善。第二，構建檔案信息管理機制，可以制定完善的保密機制，明確檔案資料的查詢程序，注重提升檔案資料的完整性。例如：泗水縣人力資源和社會保障局落實和完善檔案管理責任機制，注重加強與領導人員進行交流，成立檔案信息管理小組，小組成員各司其職、相互監督、相互管理，針對在監管環節中存在的問題進行及時的糾正，對檔案信息進行集中管理，有助于維護離退休工作人員的合法權益。

2.3 建立科學合理的檔案管理制度并加以完善

要想規范離退休干部的檔案管理工作效果就必須要建立科學合理的檔案管理制度，并按照制度內容制定合理的管理流程，在實際的檔案管理工作過程中加以完善。只有實現制度的制約才能夠加強對離退休干部的檔案信息管理的真實性和細致管理，并做到有效促進檔案管理工作的科學性提高以及工作效果。首先要摒棄掉傳統的檔案管理理念與管理方法，結合當前的時代特性與先進的檔案管理觀念并充分地利用檔案管理的內容進行檔案管理制度的擬定，并經過反復的討論與分析進行檔案管理制度的修正與完善，同時建立合理的監督機制加以控制，確保離退休干部檔案管理制度得到嚴格的執行。而關于檔案的取用以及及時的歸還要做好詳細的記錄，包括檔案歸還時間、檔案的用途以及檔案的使用要求等都要做出精細的記錄，并按照具體的規定進行妥善的保管，此外針對檔案的儲存要建立科學的管理制度，按照檔案信息的具體分類進行歸檔封存，一些涉及較為特殊或重要信息的檔案或重要身份信息的離退休干部的檔案信息要進行調閱權限的設定，并按照設定的標準進行嚴格的執行。

2.4 完善現代化管理制度，提高檔案管理工作水平

引入先進的電子信息化科技手段，配合人事檔案管理工作，協調好紙質檔案與電子檔案的管理保存工作，通過信息手段來加強檔案的保存與處理，有利于提高檔案管理資源的處理能力，促進檔案管理工作合理進行。加強安全防護功能，促進信息的安全保障，減少因電子信息泄露而造成的損失。

2.5 提高人事檔案的價值，對檔案管理內容進行補充

傳統的人事檔案所含內容非常冗雜，真正有價值的信息卻寥寥無幾。開展新型的人事檔案管理工作，就必須有選擇地對人事檔案信息進行填充或放棄。在已有的人事檔案管理模式上，減少不必要的人事信息，補充相應有價值的檔案資料，對人事檔案進行歸納整理，提高人事檔案的價值，為員工的工作發展提供有力支撐。

2.6 加強對人事檔案管理工作的重視程度

在事業單位，領導層要帶頭加強對離退休檔案管理工作的重視，只有領導層以身作則，才能形成上行下效的局面，真正做到促進人事檔案管理工作的開展。領導層首先要更新觀念，從大局出發，加強對離退休檔案管理工作的認知，從而在整個事業單位內部營造出有利于人事檔案管理工作發展的氛圍。只有領導層意識到加強離退休檔案管理工作的重要性，才能合理配置事業單位人力資源，切實推進人力資源發揮價值，促進事業單位的發展。

2.7 加快對離退休干部檔案管理工作的信息化建設

如今是信息化時代，信息技術的研究與廣泛的應用極大地提升了人們的生活質量和工作水平，其在檔案信息管理當中也具有極為重大的促進作用，離退休干部的檔案信息管理工作當中所涉及的信息常會作出及時的更新以及信息的錄入更正等工作，紙質的檔案記錄更新會造成大量的工作量增加，且對資源也會造成浪費，而配備先進的信息化設備后，能夠加強對檔案內容的整理和歸檔保存，并優化檔案信息的檢索系統。將離退休干部的檔案信息詳細錄入到信息數據庫中，并要確保檔案信息的準確性。

3 結語

提升機關事業單位離退休人員檔案管理與服務質量的方式較多，在此環節中，需要充分考慮到事業單位整體發展需要，將現代化科學信息技術有效的應用其中，注重提升其管理與服務的信息化水平，保證檔案管理工作順利進行。

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