高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀與發(fā)展分析

何清林 孔凡坤

摘 要：高校學(xué)生檔案管理是學(xué)校常規(guī)管理重要的組成部分，是提高教育質(zhì)量，辦好學(xué)校的基本保證，也是學(xué)校辦出特色的基礎(chǔ).近年來隨著我國高校招生人數(shù)的不斷增加，檔案數(shù)量也日益增多，這對(duì)學(xué)生檔案的有效管理形成了重大考驗(yàn)和挑戰(zhàn)。盡管當(dāng)前社會(huì)已不斷實(shí)現(xiàn)科技化、智能化、信息化發(fā)展，在高校管理中網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用也在不斷普及，但當(dāng)前高校對(duì)于檔案資料的記錄方面仍停留于紙質(zhì)登記上，檔案管理的工作尚缺乏向信息化的轉(zhuǎn)變，衍生出不少問題。本文著重分析了高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)存的重要問題，提出了相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略，旨在規(guī)范高等學(xué)校檔案工作，提高檔案管理水平，為學(xué)生的就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)提供依據(jù)。

關(guān)鍵詞：高校;大學(xué)生;檔案管理;現(xiàn)狀與發(fā)展

1 高校學(xué)生檔案的特點(diǎn)

高校學(xué)生檔案因?yàn)閷?duì)象的特殊性而具有自身的特點(diǎn)。不同生源地的新生檔案標(biāo)準(zhǔn)各異，入學(xué)檔案在內(nèi)容和形式存在很大差別，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。隨著新時(shí)代教育理念的更新，學(xué)生在校檔案的內(nèi)容也更加豐富。除了常規(guī)的學(xué)生成績、學(xué)籍異動(dòng)、獎(jiǎng)懲決定之外，學(xué)生在校內(nèi)外獲得的如論文、專利、發(fā)明或當(dāng)兵入伍、支教下鄉(xiāng)等重要社會(huì)實(shí)踐證明資料都屬于學(xué)生檔案的歸檔范圍，需要定期進(jìn)行入檔保存。高校學(xué)生檔案是個(gè)人的歷史記錄和呈現(xiàn)，也是國家人事檔案的組成部分，為大學(xué)生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核提供重要參考。高校學(xué)生檔案的內(nèi)容是否完整有效，將在很大程度上影響大學(xué)生今后的個(gè)人成長和發(fā)展。

2 學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀及問題

2.1 檔案管理意識(shí)薄弱

首先，學(xué)生對(duì)自身的檔案資料的重要性認(rèn)識(shí)出現(xiàn)偏差，導(dǎo)致學(xué)生對(duì)學(xué)籍或獎(jiǎng)懲信息錯(cuò)填、漏填，甚至丟失檔案，使得相關(guān)工作的開展面臨不小的壓力。

其次，高校仍然普遍存在重教學(xué)而輕管理，學(xué)生檔案管理更是被定義為可有可無或邊緣化的工作，缺乏對(duì)學(xué)生檔案管理工作的科學(xué)考評(píng)與有效目標(biāo)激勵(lì)。

2.2 高校學(xué)生檔案管理主要分為集中管理和分散管理兩種模式

以我校為例，目前正處于學(xué)校統(tǒng)一管理向?qū)W院（輔導(dǎo)員）分散管理轉(zhuǎn)型。這就需要學(xué)院主動(dòng)將學(xué)生檔案管理進(jìn)行專門的部門化管理，同時(shí)需對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和教育，或直接聘任業(yè)務(wù)能力過硬的專業(yè)人員來承任。而很多高校選擇多個(gè)部門共同管理學(xué)生檔案，甚至由其他的行政部門人員兼職。在日常學(xué)生檔案管理工作中，如果缺乏團(tuán)隊(duì)管理理念，各部門之間不能形成聯(lián)動(dòng)，影響問題的解決。且各部門有其它主職工作壓力，導(dǎo)致工作時(shí)顧此失彼，這就不難理解如文件錯(cuò)亂、材料丟失等問題的發(fā)生。

2.3 軟硬件設(shè)備不足，信息化程度不高，工作效率低下

傳統(tǒng)的檔案管理基本采用紙質(zhì)材料管理模式，這不可避免存在一些不足，比如紙張容易泛黃、霉變、損壞，此外紙質(zhì)檔案還會(huì)占檔案館大量的空間，對(duì)防火、防潮等要求高，調(diào)閱查詢效率低、難度大，并且存在耗費(fèi)人力資源、難于查詢和修改、安全性差、工作效率低等缺點(diǎn)。利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的重要性日益凸顯，用多種信息化的手段為高效的、科學(xué)化的學(xué)生檔案管理提供可能性。

2.4 管理人員結(jié)構(gòu)不合理，業(yè)務(wù)能力不足

高校學(xué)生本身基數(shù)大，學(xué)生檔案流動(dòng)性大，臨近畢業(yè)的畢業(yè)生檔案整理、調(diào)取、轉(zhuǎn)移等工作集中，管理壓力大。這都對(duì)高校學(xué)生檔案的保存造成不小難度。而有些學(xué)校將檔案管理工作安排給輔導(dǎo)員以緩解人員的不足，而輔導(dǎo)員經(jīng)常工作在學(xué)生一線，量大類雜，加上非檔案管理專業(yè)出身的人員對(duì)管理業(yè)務(wù)不甚熟悉，難免會(huì)出現(xiàn)前文出現(xiàn)的檔案管理缺失的現(xiàn)象。

3 高校學(xué)生檔案管理對(duì)策

3.1 以切實(shí)宣傳教育強(qiáng)化

學(xué)校要借助于各種形式的課內(nèi)外實(shí)踐活動(dòng)來提高學(xué)生的檔案意識(shí)，引導(dǎo)學(xué)生真正理解檔案的重要性與意義，重視自身檔案管理。大一新生和大四畢業(yè)生是高校學(xué)生檔案管理的重點(diǎn)服務(wù)對(duì)象。

首先，舉辦與檔案有關(guān)的形式多樣的主題班會(huì)。通過召開主題班會(huì)，可以讓學(xué)生主動(dòng)的參與到檔案的主題活動(dòng)當(dāng)中來，還可以加深學(xué)生對(duì)今后四年檔案管理知識(shí)的了解，為大二、大三期間檔案管理工作做鋪墊。其次，大四學(xué)年是檔案管理環(huán)節(jié)中操作最頻繁也是最復(fù)雜的階段。鑒于大四學(xué)年的學(xué)習(xí)形式的特殊性，通過新媒體進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)移、檔案查閱等畢業(yè)相關(guān)主題的宣傳就顯得尤其必要。

3.2 以標(biāo)準(zhǔn)化管理制度規(guī)范

根據(jù)檔案法和有關(guān)規(guī)定，教育部和國家檔案局制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，現(xiàn)予公布，自2008年9月1日起施行。我校目前已根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)，結(jié)合目前我校生源情況和學(xué)生就業(yè)的具體情況，制定了針對(duì)性的管理制度，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化考核和評(píng)分方法。將完善的制度落實(shí)到具體的工作中，明確工作職責(zé)，是檔案管理制度化的另外一個(gè)重要方面。

3.3 以現(xiàn)代信息化科技助推

經(jīng)過現(xiàn)代化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)手段整合各種信息資料，將學(xué)生檔案數(shù)據(jù)化，創(chuàng)建學(xué)生檔案管理的系統(tǒng)與電子檔案，解決學(xué)校檔案管理中人力模式和紙質(zhì)模式的低效率問題，為社會(huì)、學(xué)校以及學(xué)生創(chuàng)造便捷、準(zhǔn)確的檔案查詢、檢索、審查和轉(zhuǎn)遞等檔案管理服務(wù)內(nèi)容，大幅度提高學(xué)生服務(wù)的水平和效率。

3.4 以先進(jìn)組織結(jié)構(gòu)保障

要關(guān)心學(xué)生檔案管理工作專（兼）職人員成長，強(qiáng)化上崗教育、繼續(xù)教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極開展高級(jí)別課題申報(bào)工作，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)新能力。根據(jù)現(xiàn)狀對(duì)相關(guān)工作人員定期開展有針對(duì)性的培訓(xùn)，提高他們對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)和實(shí)際工作能力，通過培訓(xùn)，不僅使他們了解了檔案管理的專業(yè)知識(shí)，增強(qiáng)了計(jì)算機(jī)操作水平;還提升了他們計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的操作熟練度，不斷提升自己的綜合素質(zhì)來滿足

當(dāng)今檔案管理工作的需求。加強(qiáng)教職工檔案意識(shí)的教育和檔案習(xí)慣的養(yǎng)成，使學(xué)生檔案管理干部成為一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、視野寬、作風(fēng)硬的隊(duì)伍。

4 結(jié)語

高校學(xué)生檔案管理工作一直以來都是學(xué)生日常管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步和發(fā)展，其內(nèi)容和手段也發(fā)生著變化和革新。這要求高校的檔案管理意識(shí)和檔案管理制度不斷進(jìn)行修正和完善，也要求相關(guān)管理人員的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)與時(shí)俱進(jìn)，利用先進(jìn)理念和科技手段以助更好地進(jìn)行學(xué)生檔案的全方位管理，使之規(guī)范化、安全化、信息化、人性化，激活機(jī)制潛力，提高管理效率，全面提升高校學(xué)生檔案服務(wù)高等教育和社會(huì)發(fā)展的能力和水平。

參考文獻(xiàn)

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[2]陳丹.新時(shí)代高校學(xué)生檔案管理探究[J].黑龍江檔案，2019（5）.

作者簡介

何清林（1982-），女，湖南長沙人，湖南工業(yè)大學(xué)電氣與信息工程學(xué)院輔導(dǎo)員。

孔凡坤（1989-），男，河南南陽人，湖南工業(yè)大學(xué)電氣與信息工程學(xué)院輔導(dǎo)員。