淺析新技術在檔案管理工作中的應用

摘 要：隨著新技術的推廣，我國檔案行業發生了巨大的變化。本文主要分析了新技術在檔案工作管理中的應用現狀，探討了在檔案管理中新技術的重要性，分析目前存在的不足之處，提出個人的優化建議。

關鍵詞：新技術;檔案工作;檔案管理

1 前言

在“互聯網+”的時代，伴隨著大數據、云計算、人工智能等新技術的普及和廣泛應用，導致很多行業都發生了天翻地覆的變化，我國檔案行業也逐步向科學化、專業化、數字化的方向邁進。2014年3月11日在杭州召開的“智慧檔案”建設研討會上，各省市的檔案專家就“互聯網+”對未來檔案事業的影響，一致認為“互聯網+”新技術應用于檔案是今后檔案事業發展的方向。2016年4月1日，國家檔案局印發《全國檔案事業展“十三五”規劃綱要》，在文件中進一步提出要加快“檔案文件信息化的進程”。在大數據時代，新技術正在推動檔案信息化的深度融合發展。

2 新技術在檔案工作管理中的應用現狀

隨著我國社會經濟及社會經濟事業的蓬勃發展，在我國信息化新技術不斷廣泛應用的形勢下對檔案工作管理和應用有了新的要求。我國現階段每個行業都需要科學的檔案管理，數字化檔案的廣泛應用利用在一定程度上推動了檔案事業的管理的變革。新技術環境下，檔案資源的總量越來越多，數量龐大。在信息化社會，新技術的應用對新型檔案資源的開發利用有著重要得意義，這也是廣大學者積極探索的原因。

3 新技術在檔案工作管理中存在的不足

1）安全問題。目前很多檔案館缺乏對檔案新技術軟件的管理和維護，檔案管理的工作人員對檔案信息安全防范意識比較薄弱，會引發許多檔案信息安全問題。很多檔案部門的相關新技術軟件出現的跨站腳本病毒攻擊及文本上傳出現漏洞等問題得不到及時的修補，用戶訪問權限也比較簡單，對系統的應用程序和相關數據的維護力度不足。另一方面，檔案部門的硬件設備不符合要求，這就無法保證檔案信息的安全。另外從計算機的硬件配置及操作系統與檔案管理軟件的不兼容，會使檔案的數據遭到破壞和丟失。有的檔案管理部門在使用硬件設備時，由于設備之間的不兼容，在檔案數據傳輸及檔案資源的利用過程中，給檔案信息的安全帶來風險。

2）數據整合問題。雖然目前新技術的應用得到了很大的發展，但是對于大部分的檔案管理相關單位來說，針對檔案工作的管理還是比較趨向于比較傳統的管理模式，技術比較滯后，在檔案數據的整合工作中缺乏新技術的使用。面對如今大數據、云計算、人工智能等新技術的發展，如何有效利用在檔案數據的挖掘、分析、整合，是首要解決的問題。隨著網絡信息化進程不斷加快，越來越多的數據不斷產生，檔案事業對海量數據的整合已經顯現出力不從心的態勢，針對檔案數據的整合，進行存儲與密鑰安全，做好歸檔、保存、檢索、利用等方面的安全保障，從而達到檔案管理優化最大化。

3）檔案信息資源共建共享問題。伴隨著我國通訊技術、信息技術等新技術的不斷發展，我國對檔案信息資源的要求也在不斷提高，現階段我國檔案資源不夠豐富，共享資源比較匱乏，缺乏對個性化的檔案信息數據的收集整理，同時在檔案管理過程中并沒有將原有的檔案數據進行全文數據庫處理與轉換。檔案資源共享平臺的建設不完善，在架構上存在一些問題也是需要我們重點關注的。目前我國的檔案資源共建共享平臺缺少技術的保障，共享平臺還需要進一步優化，這就難以滿足用戶對該平臺的使用需求，具體表現在檔案信息資源共建共享平臺的基礎不扎實，沒有將檔案的收集、鑒定、整理、保管、編研、統計、檢索、利用全部納入檔案信息共享資源庫。

4 新技術對檔案管理工作挑戰的策略分析

1）加強對檔案信息安全管理的技術支持。檔案管理部門在運用檔案管理系統軟件的時候要特別慎重，前期調研工作要周密，要根據自身對檔案管理的需求，對開發檔案管理軟件的人員提出個性化、有針對性的要求，在經過多次的測試、運行等，保障軟件的正常使用，性能穩定，從而不斷完善檔案信息安全管理系統。同時，要加強檔案信息安全技術的措施。可以采用多重安全技術手段，采取優中選優的防范手段。充分利用多個新技術，要多層次、全方位、多級別的進行控制管理，保障檔案網絡的安全性。檔案的信息資源數據庫對安全性的要求比一般的網站要更加嚴格，必須要保障網站的安全，嚴防黑客利用網絡安全漏洞進行攻擊。

2）加強對檔案數據的整合，提升有效性。要做好檔案數據的整合，首先就要對檔案整體的基礎數據進行整體的匯總整合，這是檔案數據整合的基礎工作，即將檔案的收集、鑒定、歸檔、編目、檢索、開發、統計、編研，包括圖表、圖像、音頻、視頻、電子文檔等基礎數據，通過計算機信息處理技術進行數據轉換，符合檔案管理信息化、規范化的要求，從而達到檔案數據的集中、完整。其次就要加強對檔案管理人員的培訓，讓檔案工作人員盡快熟練的掌握檔案管理的新技術，轉變檔案管理的理念，優化檔案管理的運行模式，充分利用新技術對檔案數字化信息進行整合，不斷提高檔案數據整合的準確性，使檔案的利用價值最大化。

3）優化檔案信息資源搭建共享共建平臺。首先，需要豐富檔案信息資源，這是實現檔案資源共建共享的基礎和前提。要不斷加強檔案資源建設，對檔案進行檢索、鑒定、解密、歸檔，進行數字化的轉換，夯實檔案數字資源平臺的基礎搭建，充分利用新技術，為日后檔案工作的推進打好基礎。用大數據的思維模式建設、評估平臺，做好技術支持和系統工程。其次，要優化共享平臺。根據服務對象的個性化需求，利用新技術對原始檔案信息進行深度挖掘、分析，豐富檔案服務內容、服務范圍，不斷優化個性化服務和共享平臺。最后，要創建檔案信息的共享機制，這是實現檔案信息共建共享的主要機制保障。

5 結語

隨著新技術的發展，為檔案管理工作帶來了諸多好處，大大的提升檔案管理工作的效率，數字化、信息化的推進，極大地促進了檔案信息資源的共建共享，科學有效的對檔案資源進行整合，節省了人力物力財力。要不斷加強檔案管理新技術的應用，發揮新技術的優勢，推進檔案管理工作又快又好的發展。

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作者簡介

李媛俐（1993-），女，漢，安徽合肥，在讀碩士，揚州大學社會發展學院，研究方向：圖書情報。