檔案管理在勞動就業服務中的重要性

南明江

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）02-097-02

摘 要 勞動就業服務包括職業介紹、崗位培訓、勞動保障等多項內容，能夠為失業人員提供再就業的機會，是維護社會秩序穩定的有利措施。檔案管理是就業單位的重要組成，在勞動就業服務中扮演著重要的角色，其重要性不言而喻。本文從三個維度出發論述了檔案管理在勞動就業服務中的重要性，提出了優化檔案管理、提高勞動就業服務質量的策略，希望能夠對提高就業服務工作質量有所助益。

關鍵詞 檔案管理 勞動 就業服務 重要性

勞動就業服務能夠為待就業人員提供包括職業介紹、崗位培訓、勞動保障在內的眾多服務內容。檔案管理是勞動就業服務中最為核心的部分，檔案中記錄了就業人員的各種信息，是每一個單位不可或缺的重要資料，尤其在現代管理快速發展的當下，檔案管理的重要性與日俱增。用人單位了解求職者基本信息依靠檔案，勞動就業中心依靠檔案完成勞動就業服務的各項內容，檔案在勞動就業中的重要性由此足可以窺見一斑。

一、我國的就業現狀分析

我國是一個發展中國家，擁有將近14億人口。民生問題會影響我國經濟的發展、我國政治環境的穩定等，就業問題一直是民生問題的重點，是國家、社會的大事。近年來，我國開展了眾多保障和改善民生的工作，就業政策不斷頒布，有效的推動了就業改革發展。在此種形式之下，擴大就業與經濟發展內需互動，一條具備中國特色的就業發展道路已經初具規模。

據相關數據資料顯示，人口的快速增長影響了經濟的增長率，隱性失業率快速提升。與此同時，經濟漲幅較小，勞動力價格增長較慢，我國缺乏高端人才，高學歷人口集中于沿海地區，應屆大學生畢業就業率不足80%。此外，市場經濟快速發展，勞資關系趨于雙向選擇，就業已經實現了市場化，而在此影響下，流動性就業人數激增，中國的整體就業行業結構發生了變化，以農、林、牧、漁為代表的傳統行業的就業比重快速下跌；以交通、運輸、倉儲、郵電、批發、零售為代表的第三產業成為吸納就業人員的主要產業，社會福利、社會保障、金融服務行業等的就業比同步上漲。技能勞動者數量突破1億，勞動者的綜合素質不斷上漲，學歷水平穩步提高，在帶動我國GDP增長，推動我國社會穩定、和諧方面發揮了巨大的作用。

二、檔案管理在勞動就業服務中的重要性分析

檔案管理在勞動就業服務中發揮著巨大的作用，如能夠推動勞動就業管理規范化發展、能夠發揮勞動就業管理信息化優勢，推動勞動就業工作全面展開等。下文對之進行詳細論述：

（一）能夠推動勞動就業管理規范化發展

勞動就業管理中心可以將勞動者的基本信息按照求職需求、職業技能等進行系統分類，利用規范的記錄構建個人檔案數據庫，標注求職者的基本信息以及特長、技能，進而為求職者提供適宜的就業指導或是給予求職者更具針對性的工作信息介紹，幫助求職者快速找到適宜工作、順利就業。

（二）能夠發揮勞動就業管理信息化優勢，推動勞動就業工作全面展開

首先，勞動就業檔案服務信息化能夠對勞動就業保障信息進行統一管理，失業人員的檔案信息能夠被及時發布于網絡，供用人單位基于需求選擇。勞動資源信息的共享能夠幫助求職者和招聘者雙方了解勞動市場的信息，進而快速有效構建勞動關系。正因為此，就業信息管理應該被勞動就業管理中心放在工作首位，求職者信息數據庫構建應該將檔案管理與互聯網信息化管理融合，要善用數據庫信息化的優勢推動勞動就業工作開展。

其次，網絡化的檔案管理方式能夠便捷檔案管理，避免紙質檔案管理的各種問題，如易損壞、不易查找、空間占率高等。紙質檔案的電子化能夠將紙質檔案管理與網絡檔案管理有機融合，檔案的查詢更加快速、便捷，網絡系統公告模式能夠及時將勞動就業現行文件、勞動行為監察等及時傳達給勞動關系雙方，有利于推動勞動信息交互。

最后，勞動就業管理信息化能夠發揮三級工作網絡信息管理作用，有利于就業工作順利展開。三級工作涵蓋內容較多，主要包括失業者自主就業、市場調節就業以及政府作用促進就業等。三級工作網絡信息化管理為就業管理中心提供了與檔案管理人員及時溝通、交流的途徑，有利于相關部門實現信息共享，進而推動失業者自主就業。與此同時，就業相關部門與檔案管理人員共同構建網絡管理機制，信息化的網絡檔案管理能夠在對網絡檔案實施監督和檢查的同時，定時發布用工需求信息、公布市場就業方向，進而為求職人員決策提供依據。

（三）能夠為就業服務提供針對性幫助

首先，有利于勞動政策法規宣傳。憑借勞動就業檔案網絡管理平臺，勞動就業管理中心可將需要宣傳的各種勞動就業相關的內容制作成宣傳公告，并借助此種形式宣傳勞動就業相關的政策法規、普及勞動相關的法律和教育、宣傳勞動安全以及勞動者合法權益的相關內容。如此一來，求職者可以了解國家方面關于勞動就業的相關政策，相關公司也能夠更加明確自身在勞動關系構建過程中的責權義務，有利于幫助求職者在保障自身合法權益的同時快速實現就業。

其次，有利于優化勞動雙方的選擇。就業管理中心能夠掌握失業人員的詳細檔案信息，并在結合市場需求、失業人員實際情況的基礎上為之提供最佳的問題解決辦法。例如，失業人員因崗位競聘競爭激烈無法得到工作，就業管理部門應該善用包括崗位培訓在內的多種手段幫助失業人員解決問題。當然，就業管理部門還可以根據失業人員的特長、期望工作、未來發展規劃等對之進行分類，要為不同的失業人員提供科學的就業方案，以便為其就業提供保證。

最后，有利于簡化事企業單位的人才選拔。隨著市場經濟體制的不斷完善，人才數量增長較快，各類人才交流渠道不斷拓寬，綜合性人才已經成為各企業單位的“稀缺資源”。在此種形式下，優質的勞動者流動明顯加大，勞動就業管理中心的檔案管理能夠為事企業單位選拔人才提供參考資料，事企業單位更利于全面掌握勞動者的真實情況，一方面有利于提高人才招聘的質量，另一方面也有利于人才“物盡其用”。

三、勞動就業服務中提高檔案管理質量的策略

（一）提升各方的檔案管理思想認識

人事檔案匯集了企業人員的各項基本信息，強化檔案管理有利于提高人事管理質量，推動企業快速良性發展。思想是意識和行為的先導，想要在勞動就業服務中提高檔案管理的質量，首先應提高各方的檔案管理思想認識。具體來說：檔案管理人員必須高度重視失業人員的檔案內容，并利用思想指導實際行動，推動企業積極構建失業人員檔案，并帶動企業內部積極建立完善的人事檔案，全面促進勞動就業，有效幫扶失業人員再就業。失業人員也應重視檔案材料的完善，要有意識避免檔案缺失、空白等問題發生，還要積極的參與各種就業培訓活動，及時提高自身的綜合技能，以免錯失就業機會。國家方面要充分的發揮自身的監控作用，要規范相關方的檔案管理工作，優化檔案管理流程，推動檔案管理改革、創新。

（二）推動檔案管理的信息化發展

就業服務部門可以基于檔案信息內容落實職業介紹、失業保險等工作，并實現勞動力資源的科學管理。然而傳統的檔案管理以紙質檔案管理模式為主要形式，已經不能符合當前信息化發展的新的檔案管理需求，不利于快速查找勞動者的個人信息、企業方面的就業信息等，這必然會影響檔案管理的質量和效率。正因為此，就業服務部門需要積極引入信息化檔案管理模式，要善用先進的現代化技術手段打造優質的就業服務中心數字資源庫，及時將紙質檔案轉化為電子檔案，并完成勞動者檔案的錄入和保存，方便檔案管理查找，解決傳統的紙質檔案管理問題。

（三）系統分類提高檔案管理質量

勞動檔案管理的信息化是提升檔案管理質量的有效手段，然而除了此種方式外，就業服務部門還應重視利用系統分類提升檔案管理質量，優化就業服務工作。系統分類指根據勞動者的學歷、就業經歷、綜合能力等對之進行劃分，然后以劃分結果進行分檔管理。當企業提出人才需求時，就業服務部門可以基于分類信息檢索查詢最適合的勞動人員，并將之檔案信息資料及時反饋給用人單位，以保證提高就業成功率，保證就業服務質量。

（四）利用勞動檔案實施勞動服務

當前階段，人才流動比較頻繁，就業服務管理中心可基于勞動檔案了解應聘人員的實際情況，并對之提供針對性的就業服務。具體來說主要包括兩點：第一，利用就業服務向勞動者宣傳就業服務的政策以及就業服務的注意事項，進一步提高檔案管理的質量；第二，根據市場反饋對求職者進行技能培訓，全面提高勞動者的綜合素質，使之契合崗位需求，具備崗位所需的工作能力。上述兩種作業服務融合能夠使得求職者最大程度的滿足崗位能力要求，進而確保再就業工作順利展開。

四、結語

綜上所述，雖然現階段我國的勞動就業檔案管理還未有統一模式，但是建立健全服務于人民群眾的勞動檔案管理對于提高政治文明、精神文明建設、促進社會物質文明發展的重要作用已經凸顯。解決檔案管理問題，發揮檔案管理在勞動就業服務中的重要作用是“當務之急”。相關部門應該與時俱進地推動檔案管理工作，要提高檔案管理的水平，發揮檔案的信息價值，推動勞動檔案制度化、規范化、現代化發展，以便為廣大人民群眾的就業及再就業工作貢獻力量。

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