探討事業(yè)單位檔案管理改革模式

顧俊杰

摘 要：隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，我國(guó)進(jìn)入了信息化時(shí)代下，事業(yè)單位檔案管理工作也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)，將信息化技術(shù)作為事業(yè)單位檔案管理工作改革的重要建設(shè)目標(biāo)，從而有效的提升事業(yè)單位的檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;改革模式

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)實(shí)力逐漸壯大的今天，我國(guó)事業(yè)單位獲得了良好的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作的重要性愈加凸顯，隨著信息化、數(shù)字化、互聯(lián)網(wǎng)化時(shí)代的到來(lái)，要善于利用先進(jìn)技術(shù)對(duì)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行分析、改進(jìn)和優(yōu)化。認(rèn)真研究與部署數(shù)字化管理，有利于事業(yè)單位檔案管理的降本增效。

1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的意義

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，事業(yè)單位檔案管理通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)提升了檔案管理的成效，方便檔案的收集工作與歸檔工作，改變了傳統(tǒng)檔案管理模式，是檔案管理的創(chuàng)新。檔案管理人員通過(guò)操作相關(guān)軟件對(duì)資料進(jìn)行增減、變更，工作效率大大提升。而且檔案數(shù)字化發(fā)展還可以促進(jìn)新型管理方案的落實(shí)，在很大程度上節(jié)約了人力與財(cái)力。事業(yè)單位的發(fā)展要求檔案管理也要跟得上時(shí)代發(fā)展的步伐，必須要從數(shù)字化管理方面下功夫，查閱檔案更加便利，為高校的可持續(xù)發(fā)展提供了保障，也提升了高校管理的信息化水平，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2 事業(yè)單位檔案管理改革模式

2.1 電子檔案系統(tǒng)構(gòu)建

分析我國(guó)的事業(yè)單位的現(xiàn)狀，很多的單位已經(jīng)構(gòu)建了完善的電子檔案系統(tǒng)。電子檔案系統(tǒng)是將檔案的類型、檔案的所有信息以及存檔時(shí)間錄入到系統(tǒng)中。與此同時(shí)，電子檔案系統(tǒng)還能讓現(xiàn)有的系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和優(yōu)化。另外，利用電子檔案系統(tǒng)能將每個(gè)時(shí)間段的事業(yè)單位信息全部有效地實(shí)現(xiàn)錄入，給事業(yè)單位在整體規(guī)劃上提供有價(jià)值的數(shù)據(jù)參考。為此，和傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行比較，利用信息化技術(shù)可以讓電子檔案系統(tǒng)更加完整和健全。利用信息科技手段讓所有的檔案信息做到了精確地記錄，同時(shí)錄入的信息數(shù)據(jù)更簡(jiǎn)單和方便，確保了檔案管理流程科學(xué)化和規(guī)范化。事業(yè)單位成立電子檔案系統(tǒng)，方便工作人員隨時(shí)地查找和調(diào)取檔案信息，可以防止檔案查詢的時(shí)間消耗量大，同時(shí)還能讓檔案管理操作流程實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)化。與此同時(shí)，事業(yè)單位在軟件開(kāi)發(fā)上以及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)上需要不斷地加強(qiáng)，多采用辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)，這樣讓事業(yè)單位的數(shù)據(jù)資源和信息實(shí)現(xiàn)公開(kāi)和透明。利用內(nèi)部的網(wǎng)路，及時(shí)地將資源和人員情況做到有效地傳遞，讓實(shí)際的工作效率提高。

2.2 加大資金投入來(lái)更新技術(shù)設(shè)備

檔案數(shù)字化管理主要是采集和整理比較有價(jià)值的信息資源，這些有價(jià)值的新型資源要為特定的組織部門、特定的人員服務(wù)，從而體現(xiàn)出更大的價(jià)值，創(chuàng)造出新的效益。檔案作為重要活動(dòng)的紀(jì)錄材料見(jiàn)證事業(yè)單位的成長(zhǎng)，在組織運(yùn)營(yíng)管理過(guò)程中的使用頻率也在提升，對(duì)檔案數(shù)字化收集與歸檔管理的時(shí)效性提出了新的要求，要在確保時(shí)效性的基礎(chǔ)上保障檔案資料的質(zhì)量，以高質(zhì)量的檔案材料為組織決策提供參考依據(jù)，實(shí)現(xiàn)工作開(kāi)展的價(jià)值。所以，事業(yè)單位管理者要提升對(duì)檔案數(shù)字化管理的重視度，投入專項(xiàng)資金配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、打印機(jī)設(shè)備等，在設(shè)置目標(biāo)或者做決策的時(shí)候參考檔案信息資料，發(fā)揮檔案信息資源在維持組織政策運(yùn)行方面的重要作用。打破傳統(tǒng)的信息格局形勢(shì)，讓檔案信息變得更加精確化。

2.3 提升檔案管理數(shù)字化的軟硬件性能

第一，要提升檔案管理的能力。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的選擇應(yīng)當(dāng)具有穩(wěn)定、安全的優(yōu)勢(shì)，提升數(shù)字化管理的質(zhì)量和效率。要選擇安全可靠的云存儲(chǔ)、重要信息的光盤備份，來(lái)充分提升系統(tǒng)的性能。軟硬件的投資要充分考慮擴(kuò)容的可能性以及性能的穩(wěn)定性。第二，提升檔案數(shù)字化管理的可靠性。無(wú)論是磁盤類管理產(chǎn)品，還是硬件設(shè)備，都要依據(jù)檔案管理的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，符合日后升級(jí)的可靠性。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)安全要配備有相應(yīng)的軟硬件防火墻、訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置、應(yīng)急系統(tǒng)備份。無(wú)論是使用者還是系統(tǒng)管理者都可以得到最佳的體驗(yàn)。另外，支持硬件的熱拔插、方便系統(tǒng)升級(jí)、提升數(shù)據(jù)安全性。第三，提升檔案管理的性能。機(jī)房應(yīng)當(dāng)配備陣列性產(chǎn)品，確保系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)、在線升級(jí)、在線存儲(chǔ)能力。同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)具有一定的開(kāi)放性，更好地適配日常工作中的各類終端接入，充分發(fā)揮檔案數(shù)字化資源的優(yōu)勢(shì)。第四，硬件方面應(yīng)當(dāng)要控制信息載體的質(zhì)量，延長(zhǎng)電子文件載體的保存時(shí)間，確保信息硬件不會(huì)受到濕度、溫度的影響而遭受破壞。軟件方面則要選擇一定密碼管理、多級(jí)權(quán)限控制，不斷強(qiáng)化系統(tǒng)的保密作用，有效避免系統(tǒng)和內(nèi)部數(shù)據(jù)遭到修改、破壞、無(wú)權(quán)限訪問(wèn)。

2.4 檔案管理服務(wù)能力拓展

事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作的本質(zhì)是服務(wù)，而其實(shí)際價(jià)值的體現(xiàn)也同樣來(lái)源于服務(wù)。所以事業(yè)單位應(yīng)該提高自身的服務(wù)水平，從而有效的促進(jìn)檔案管理工作的信息化改革。而想要做到這一點(diǎn)，首先應(yīng)該擴(kuò)展服務(wù)功能，對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式中所涉及的服務(wù)職能，僅僅只是局限于檢索查閱等層面，而在信息化改革模式下，則可以通過(guò)對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用進(jìn)一步的擴(kuò)展其功能。通過(guò)開(kāi)發(fā)先進(jìn)的功能模塊，從而有效的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)規(guī)避、篩選和對(duì)比。其次應(yīng)該進(jìn)一步的擴(kuò)展服務(wù)內(nèi)容，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，事業(yè)單位所提供的服務(wù)內(nèi)容十分被動(dòng)，而管理者僅僅只是作為一個(gè)數(shù)據(jù)信息的管理倉(cāng)庫(kù)，而在信息化改革模式下，則可以進(jìn)一步的擴(kuò)展服務(wù)內(nèi)容，使其完成由被動(dòng)到主動(dòng)的轉(zhuǎn)變，為需求者提供更有針對(duì)性和個(gè)性的服務(wù)。

2.5 強(qiáng)化“全過(guò)程管理”工作

在檔案管理的全部環(huán)節(jié)中，起初，應(yīng)該加強(qiáng)每個(gè)工作人員對(duì)文書工作與檔案管理工作崗位的職業(yè)思想，只有確保每個(gè)工作事務(wù)流程的質(zhì)量合格、責(zé)任優(yōu)先，才能為“全過(guò)程管理”提供質(zhì)量保障。其次，事業(yè)單位要按照文件儲(chǔ)存的規(guī)范，依據(jù)我國(guó)關(guān)于檔案管理、文檔體系和下發(fā)規(guī)則等相關(guān)規(guī)定，制定具體的文書處理辦公規(guī)定，并組織全體檔案管理職員和文書職員認(rèn)真學(xué)習(xí)我國(guó)相關(guān)法律規(guī)定，掌握文檔歸納和辦理等事務(wù)，提高文書與檔案管理事務(wù)的可行性和可操作性。最后，要理順辦理系統(tǒng)，不斷完善管理體制，建立安全科學(xué)的組織體系，創(chuàng)設(shè)一支優(yōu)秀、專業(yè)的事業(yè)隊(duì)伍，為檔案的全過(guò)程管理打下堅(jiān)定的基礎(chǔ);不斷引進(jìn)信息時(shí)代先進(jìn)的裝備和技術(shù)，與單位的現(xiàn)代化同步發(fā)展，并配備性能優(yōu)良的設(shè)備，強(qiáng)化操作的熟練性，使檔案管理工作更加層次、科學(xué)、統(tǒng)一。

2.6 深化檔案數(shù)字化管理的安全保密制度

檔案管理很重要的一個(gè)環(huán)節(jié)就是保密工作要做到位，無(wú)論是個(gè)人信息、單位信息，根據(jù)信息的等級(jí)、重要性，會(huì)有一定程度的保密時(shí)限、級(jí)別要求。如果信息泄露，輕則泄露機(jī)密，重則被不法分子利用，給單位造成的損失無(wú)法估量。首先，要根據(jù)檔案的特點(diǎn)、內(nèi)容、重要性設(shè)置保密級(jí)別，配備相應(yīng)的管理權(quán)限，能夠控制信息安全和管理成本的平衡。其次，檔案管理人員要有安全意識(shí)和信息管理技能，能夠有效管控?cái)?shù)字化信息的安全性。再次，要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行有效加密、定期維護(hù)、檢查辦公設(shè)施，及時(shí)排除安全隱患，確保檔案管理的安全。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在時(shí)代的快速發(fā)展下，事業(yè)單位的檔案管理工作也應(yīng)進(jìn)一步的改革自身的工作模式，加快信息化建設(shè)，從而為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提高自身的檔案管理質(zhì)量。

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