“互聯網+”時代事業單位檔案管理創新對策

李靖

摘 要：當前社會互聯網水平發展飛速，為了增強事業單位檔案管理的質量和效率，本文從“互聯網”時代的角度入手，分析“互聯網”時代下檔案管理應該具備如何實現，提出事業單位檔案管理創新的對策。

關鍵詞：“互聯網+”時代;事業單位;檔案管理

事業單位傳統的檔案管理模式對人力資源的要求比較高，而且人工檔案管理的質量和效率都難以保證，因此逐漸不能滿足事業單位的需求。而“互聯網”時代下，使用互聯網計算機技術，可以有效提高事業單位檔案管理水平。

1 “互聯網+”時代事業單位檔案管理

“互聯網+”時代指的是互聯網2.0時代，具體是指互聯網+傳統行業，而在事業單位檔案管理內部具體指的是傳統檔案管理制度與互聯網下的檔案管理制度相互融合，集中利用傳統檔案管理制度與互聯網檔案管理制度的優點，打造一個全新的檔案管理制度體系，即“互聯網+”時代的檔案管理制度?！盎ヂ摼W+”時代檔案管理制度優于單獨的傳統檔案管理制度或者互聯網檔案管理制度，傳統檔案管理制度就是通過人工管理的方式對檔案管理，完成檔案信息的記錄、更改、儲存、查詢工作，而互聯網模式檔案管理制度是通過建立檔案管理網絡信息化管理系統，在互聯網信息化系統上實現檔案信息的記錄、更改、儲存和查詢工作，“互聯網+”時代事業單位檔案管理應該是結合人工與互聯網信息化系統的優點，實現互聯網信息化檔案系統完成日常的檔案信息的一切變動工作，并通過人工核查的方式對互聯網信息化檔案管理系統進行監督管理[1]。

2 “互聯網+”時代事業單位檔案管理當前面臨的問題

“互聯網+”時代，事業單位檔案管理在意識、技術、管理、維護等方面依然存在很大缺陷：

1）事業單位當前對檔案管理不夠重視，不了解當前“互聯網+”時代下信息化檔案管理系統相比傳統管理方式更具哪些優勢。

2）事業單位的檔案管理系統信息化程度不夠，檔案管理只有一小部分實現信息化，在檔案查詢等方面依舊低效。

3）事業單位的檔案管理制度不完善，檔案管理人員的權責不明確。

4）事業單位的檔案信息化管理不夠安全，對黑客入侵和其他因素的安全防護不夠。

5）事業單位的檔案管理部門人員水平不夠，應該積極培訓檔案管理人員，提高人員綜合素質。

3 “互聯網+”時代事業單位檔案管理創新對策

3.1 加強事業單位對檔案管理的重視

“互聯網+”時代事業單位對檔案管理不夠重視，檔案管理部門領導者還停留在傳統的人工管理檔案思想上。檔案管理部門領導者應該及時轉變思想，可以通過講座或者宣傳的方式對檔案管理部門領導加強教育，對部門領導深入講解“互聯網+”時代對檔案管理的影響及采用互聯網信息化系統實現檔案管理的優勢，加強對檔案管理互聯網信息化的重視。檔案管理部門管理者認識到檔案管理信息化的重要性之后應該加強檔案管理部門全體人員對檔案管理信息化的重視，整個檔案管理部門在意識層面重視之后，才能在實際行動中對檔案管理進行互聯網信息化創新，才能早日實現檔案管理傳統管理模式與互聯網信息化檔案管理模式相互結合。

3.2 加強事業單位檔案管理系統的信息化建設

“互聯網+”時代需要事業單位完成檔案系統的互聯網信息化建設工作，而這個進度需要加快，互聯網信息化檔案管理系統主要通過計算機程序建立檔案數據庫，通過人工計算機在后臺進行編程，實現互聯網信息化檔案管理系統的各種功能，包括基礎的檔案信息記錄、檔案信息同步更新、檔案分類儲存以及檔案搜索查詢等功能，將線下人工的操作轉到線上信息化檔案管理系統，可以通過互聯網計算機技術實現需要的功能，然后只需要基礎的人工對信息化檔案管理系統進行輔助管理，就可以完成整個檔案管理工作。因此事業單位要加強檔案管理系統的信息化建設[2]。

3.3 完善事業單位檔案部門的管理制度

“互聯網+”時代下事業單位的管理制度應該繼續完善，傳統的管理制度存在多種弊病，應該針對管理制度存在的各種配合協調效率低，工作質量低，查詢檔案速度慢等問題，完善事業單位檔案管理部門的管理制度。在“互聯網+”時代下的信息化檔案管理系統中，應該明確員工的責任，將信息化檔案管理系統的工作根據不同的工作性質進行細分，然后根據員工的工作經驗將其分配到不同工作崗位上去，最后明確員工工作的責任和義務，制定檔案管理部門的賞罰制度。對檔案管理部門工作質量和效率高的員工進行獎勵，對工作態度不認真、工作質量和效率低下的員工進行處罰，具體的賞罰制度可以根據事業單位的實際情況制定績效管理制度，完善事業單位檔案部門的管理制度。

3.4 加強事業單位檔案信息安全管理

“互聯網+”時代下事業單位應該積極采用互聯網信息化檔案管理系統完成日常的檔案管理工作，但是互聯網信息化檔案管理系統是通過計算機實現，因此實際工作中計算機存在的安全問題在互聯網信息化管理系統仍然存在，所以事業單位的檔案管理部門一定要做好事業單位檔案信息的安全管理工作，防止有人通過非法手段竊取、破壞檔案信息，然后使用竊取的檔案信息獲取不正當利益。事業單位檔案管理部門可以從兩方面加強信息安全管理，第一方面通過高薪聘請計算機網絡安全方向的專業人員，實現對信息化檔案系統數據庫的安全保護，防止有黑客入侵檔案信息化系統，破壞檔案信息;第二方面則是定期對檔案的信息儲存進行備份，防止因為地震等不可抗力因素破壞信息化檔案系統的存儲磁盤或者黑客入侵造成檔案信息化數據庫數據丟失、損壞。做好這兩方面再做好日常的安全檢查工作即可實現檔案信息的安全管理。

3.5 加強事業單位檔案管理部門人才的培養

“互聯網+”時代下事業單位檔案管理部門的人員水平已經不能滿足當前需要了，“互聯網+”時代要求實現傳統檔案管理與互聯網信息化檔案管理系統優點相互結合，因此事業單位檔案管理部門的人員對于互聯網信息化檔案管理方面的能力不足，需要事業單位加強對檔案管理人員的培養。培養檔案管理人員的能力可以從兩方面考慮，第一方面聘請“互聯網+”時代下專業的檔案管理人員對事業單位檔案管理人員進行培訓。首先培訓互聯網信息化檔案管理系統的基礎知識，然后對互聯網信息化管理系統和傳統檔案管理的優缺點進行分析，最后綜合優點加強事業單位的檔案管理;另一方面則是之間聘請對事業單位傳統檔案管理模式與互聯網信息化檔案管理模式都了解的專業人士。

4 結論

綜上所述，“互聯網+”時代事業單位可以從加強事業單位對檔案管理的重視、加強事業單位檔案管理系統的信息化建設、完善事業單位檔案部門的管理制度、加強事業單位檔案信息安全管理及加強事業單位檔案管理部門人才的培養五方面創新檔案管理方式，提高事業單位檔案管理的質量和效率。

參考文獻

[1]王志生.“互聯網+”時代事業單位檔案管理創新對策[J].科技經濟導刊，2020，28（03）：228.

[2]許楠楠.“互聯網+”時代事業單位的檔案管理創新探討[J].才智，2020（02）：220.