事業單位檔案管理信息化建設的方法及策略

摘 要：我國互聯網技術的迅猛發展，對人們的日常生活產生了深遠的影響。信息化程度不斷加深的當今社會，信息技術為人們的生產和生活起到極為重要的作用。但是，對于我國事業單位檔案管理來講，其信息化建設還處于一個初步的階段，低效率性的檔案管理對事業單位工作帶來了一系列的不便。因此，要不斷加快事業單位檔案管理信息化建水平，將檔案信息轉變為容易保存的狀態。同時，我國事業單位檔案管理應適應時代發展的步伐，積極促進檔案管理的信息化發展。本文對事業單位檔案信息化建設的方法進行詳細的探討，并提出了科學性的保障策略，希望對事業單位檔案管理信息化建設提供一定的參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設;方法;策略

事業單位檔案管理是一項精細化的工作，將各種類型的檔案進行管理和分類，以實現其精細化的管理。檔案管理中包含許多文件和聲像等資料，為今后的事業單位的發展提供較大的價值。因此，檔案管理要遵循科學化、合理化的管理方法，加快檔案管理的信息化建設步伐。事業單位是為社會服務的特殊單位，檔案管理工作也呈現一定的特殊性。我國信息化建設水平的不斷提高，使得事業單位檔案管理的發展速度不斷加快，提高了檔案管理的工作效率，一定程度降低勞動力成本。

1 事業單位檔案管理信息化建設的必要性

現階段，事業單位開展檔案管理信息化建設是十分必要的。主要是基于信息化建設的檔案管理可以一定程度上優化檔案管理的流程。傳統的檔案一般都是紙質版的，隨著時間的增長，其極易出現破損、老化等問題，同時，檔案管理人員在進行檔案整理的過程中，其工作數量極為龐大，對檔案進行分類、收集和整理時，很容易由于人工的失誤造成檔案丟失的情況。因此，事業單位檔案管理信息化建設中，檔案管理人員利用計算機網絡可以將檔案信息有效的錄入到計算機中，便于今后工作的利用。此外，通過信息化建設，在對檔案進行查詢時較為快速和便捷，無需翻閱大量的資料，只需要在檢索欄進行搜索即可，大大減輕了人工查閱所耗費的時間，還提高了檔案管理的效率[1]。

2 事業單位檔案管理信息化建設的方法

2.1 建立檔案管理網絡安全屏障

檔案信息的安全對于事業單位檔案管理來講是至關重要的。檔案管理自身具有較強的隱蔽性，因此一旦發生信息泄露，就會造成極為嚴重的影響。基于此，檔案信息管理部門要對檔案信息的安全問題給予高度的重視，在保護檔案信息安全性的基礎上，實施對檔案信息的管理。其中，事業單位檔案管理部門要對計算機系統進行定期的清理，還應當及時針對計算機的病毒庫進行更新，徹底將計算機潛在病毒從根源處消滅。根據我國事業單位的發展情況，應建立符合自身管理條件的檔案管理網絡安全屏障，將一切垃圾信息隔絕起來，防止對檔案信息的入侵。同時，嚴格的借閱制度也是檔案信息管理必不可少的規則，借閱要有序的進行，才能確保檔案信息的安全。需要注意的是，事業單位檔案管理部門要定期對檔案系統進行管理，采取一定的安全防范措施，提高檔案管理的安全性，最大限度的實現檔案管理的有效性[2]。

2.2 改善檔案信息軟件、硬件基礎條件

數據庫作為事業單位檔案管理的重要工具，其充分實現了豐富的信息資源。要想提高事業單位檔案管理的軟件條件，加強檔案信息數據庫管理是極為重要的，有效實現資源的相互配合，從而提高檔案管理的效率。除此之外，事業單位檔案管理部門建立數據庫時，可以采取相應的現代化技術手段，運用光學影像等技術，將不同類型的檔案轉變為基礎的數字信息，從而通過檢索模式實現對檔案信息的查閱。同時，事業單位檔案管理部門要改善檔案信息的硬件條件，不斷完善計算機網絡配置，實現檔案資料的數字化條件。同時，事業單位在進行檔案信息軟件、硬件技術條件的改善時，要注意自身單位的真實需求，著眼于現實情況，從事業單位自身的角度出發，結合科學性和合理性的需要，更好的實現檔案信息化建設，促進檔案信息化建設水平不斷提高[3]。

2.3 加強檔案信息保密工作

檔案管理部門在事業單位中屬于特殊的部門，要想實現檔案管理的有效性，要將檔案，部門獨立與其他的部門之外，才能更好的保護檔案管理的安全。尤其是對于國家嚴格要求進行保密的檔案，管理部門一定要設置專門的檔案保護區，采取專門的人員對其進行有效的保密工作。檔案審查工作也是檔案信息保密工作的一部分，是重中之重的環節。在進行檔案審查工作的過程中，要將檔案的利用情況和類型進行精準的判定，這就需要檔案管理人員具備專業的知識水平，必要時可以向專家進行求助，確保檔案審查工作的準確性。在進行檔案審查工作之后，會產生一些無法進行判定的檔案，這時要選取具有較高專業素質的檔案管理人員進行進一步的判定。最終由單位檔案管理部門領導進行最后的核實，確保檔案審查的準確性和真實性。根據《保密法》的相關規定，事業單位檔案管理人員一定要依法辦事，認真做好檔案管理的流程步驟，完成檔案保密工作，認真履行國家所發布的相關規定[4]。

3 事業單位檔案管理信息化建設的保障策略

從客觀的角度來講，事業單位檔案管理部門的領導者必須具備責任意識，不斷加強對檔案管理的信息化建設。同時，在進行檔案管理的過程中，要按照單位的實際情況來進行，不斷加強事業單位業務能力和水平。完善的信息化平臺對于檔案管理來講至關重要，能夠增強檔案管理的效率，利用計算機檢索功能，可以更好的實現高效、便捷的檔案查詢工作。此外，在進行具體的信息化建設的過程中，要加強對檔案信息化建設的宣傳，擴大其影響力，激發檔案管理員工積極的學習現代化信息建設手段，并合理的運用到檔案管理中，實現對信息化平臺的利用。其中，事業單位檔案管理基本內容就是對諸多檔案進行保存，以實現檔案管理的儲存目標，由此可見，檔案信息的完整是最為重要的。因此，在信息化建設的基礎上，進行檔案管理，事業單位可以更好的發揮自身的水平，不斷推進檔案管理向科學、規范化的標準前進[5]。

4 結論

綜上所述，面對當前現代化技術飛速發展的時代，信息化建設逐漸走入到各個領域中，能夠促進各個領域的發展和進步。檔案管理也不例外，對于事業單位來講，檔案管理是其發展的重要部分，應充分意識到檔案管理的重要性。但是，事業單位檔案管理信息化建設處于初期發展階段，信息化建設還存在一定的不足之處，對檔案管理起到一定程度上的阻礙作用。因此，事業單位要意識到檔案管理中信息化建設的重要性，采取相對科學化的解決辦法，積極推進檔案管理的信息化建設步伐，幫助事業單位檔案管理走出固有的困境中，從而實現檔案管理的有效性發展。

參考文獻

[1]徐曉慧.提升事業單位檔案管理信息化建設的對策研究[J].智庫時代，2019（34）：294-295.

[2]孫輝.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略探析[J].中外企業家，2019（18）：108.

[3]叢迪陽.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].辦公室業務，2019（04）：74-75.

[4]王楊，提升事業單位檔案管理信息化建設的對策研究[J].辦公室業務，2019（3）：71.

[5]劉迎迎.信總化建設在事業單位檔案管理中的應用分析[J].城建檔案，2018（4）：62-63.

作者簡介

駱欣（1974-），女，漢族，江西省彭澤縣人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。