信息化背景下檔案管理創(chuàng)新研究

陳彥婷

摘 要：隨著信息化和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作也進(jìn)入了新的階段，如何利用好信息化的優(yōu)勢(shì)，讓檔案管理更加高效是檔案管理人員需要思考的重大議題，檔案管理工作要能夠通過(guò)更為高效的技術(shù)以及方法趨利避害，積極創(chuàng)新。本文將主要探討如何在信息化的背景下，高效開(kāi)展檔案管理工作，提出筆者的策略思路，希望為今后檔案管理工作的開(kāi)展提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;創(chuàng)新研究

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異，為我們的生活也帶來(lái)了切實(shí)改變，信息技術(shù)的發(fā)展既為我們帶來(lái)了機(jī)遇，也帶來(lái)了諸多工作的挑戰(zhàn)，在檔案管理工作中尤為明顯。傳統(tǒng)的檔案管理工作效率較低，容易出錯(cuò)，將信息技術(shù)融入到檔案管理的過(guò)程中，能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思維，提高效率以及質(zhì)量。然而，信息化帶來(lái)的也是管理思想的轉(zhuǎn)變，需要檔案管理從業(yè)人員能夠借助信息化進(jìn)行提升，拓寬檔案管理的工作思路，創(chuàng)新性的工作方法也要和檔案管理的實(shí)際工作情況進(jìn)行結(jié)合，這樣才能夠發(fā)揮出改進(jìn)工作的重要作用。

1 信息化背景下檔案管理工作的新特征

1）檔案管理的對(duì)象轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案。在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，很多檔案都是紙質(zhì)的，然而，在信息化不斷發(fā)展的今天，檔案的資源也從原本的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒碾娮游臋n[1]。數(shù)字型的檔案在形式上也在不斷的增加，越來(lái)越具有虛擬性的特征，檔案變得不再肉眼可見(jiàn)，而且這種數(shù)字型的檔案可以進(jìn)行復(fù)制以及傳輸，較傳統(tǒng)的檔案管理來(lái)說(shuō)，可適用性更強(qiáng)。

2）管理的核心向收集利用轉(zhuǎn)變。在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理的過(guò)程中，對(duì)于日常管理人員來(lái)說(shuō)，每天都需要大量的時(shí)間進(jìn)行收集整理以及核對(duì)，運(yùn)用信息化的檔案管理，上述的步驟可以被簡(jiǎn)化為在電腦中進(jìn)行文檔的建立、提取以及保存，可以說(shuō)信息化時(shí)代對(duì)于檔案管理工作的影響在于工作對(duì)象出現(xiàn)的變化，工作人員只需要面對(duì)數(shù)字檔案，對(duì)信息進(jìn)行歸檔以及利用，而這也成為檔案管理工作人員的新工作重點(diǎn)。

3）檔案利用方式趨于網(wǎng)絡(luò)化。在紙質(zhì)檔案的時(shí)代，當(dāng)需要調(diào)閱檔案時(shí)，往往只能有一個(gè)人進(jìn)行查閱，這種檔案利用的方式效率較低，在信息化技術(shù)融入檔案管理工作中之后，數(shù)字化的檔案查閱變得更加簡(jiǎn)單、方便，只要通過(guò)一部計(jì)算機(jī)即可完成，提高了工作的效率以及質(zhì)量，在安全性上只要能夠確保網(wǎng)絡(luò)安全，檔案基本上泄密的可能性較低。

2 信息化背景下檔案管理工作需要解決的問(wèn)題

1）檔案數(shù)據(jù)的歸檔問(wèn)題。對(duì)紙質(zhì)的檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，歸檔的目標(biāo)是非常明確的，可以分為文書(shū)類或者照片類，只要遵循相關(guān)的規(guī)定來(lái)操作，就可以確保檔案規(guī)整的整齊。然而在信息化時(shí)代，由于采用的檔案是虛擬、不可見(jiàn)的，很多檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，其分類是存在名稱和用途上的差異[2]。所以，信息化時(shí)代歸檔管理工作面臨的業(yè)務(wù)線更多，而且不同的地區(qū)有著特有的歸檔系統(tǒng)以及特有的方式差別，這種差別性造成了歸檔標(biāo)準(zhǔn)難以統(tǒng)一的問(wèn)題。

2）網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。信息化時(shí)代，所有與網(wǎng)絡(luò)結(jié)合的工作都面臨著安全泄露，信息化雖然能夠提高檔案管理的利用率，但是其帶來(lái)的潛在安全威脅也需要檔案管理人員給予重視。如果檔案信息出現(xiàn)泄漏，將對(duì)國(guó)家安全造成巨大負(fù)面影響，所以在運(yùn)用信息化開(kāi)展檔案管理的過(guò)程中，要做好網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，只有在安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，開(kāi)展檔案管理工作才是真正有意義的。

3）電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題。運(yùn)用紙質(zhì)進(jìn)行檔案管理時(shí)，檔案的真實(shí)性是較高的，這是由于紙質(zhì)載體的特殊性原因，一旦出現(xiàn)篡改能夠直接發(fā)現(xiàn)修改痕跡。但是由信息技術(shù)生成的數(shù)字型檔案，在對(duì)其進(jìn)行修改之后，由于虛擬化的特征，導(dǎo)致其真實(shí)性可能存在問(wèn)題，原始性的信息難以捕捉，一旦出現(xiàn)信息篡改，他人很難察覺(jué)。

3 信息化背景下進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新的相關(guān)路徑

1）加強(qiáng)對(duì)電子檔案的歸檔管理。檔案管理的信息化已經(jīng)成為趨勢(shì)，所以，檔案管理人員首先要能夠了解到信息化時(shí)代檔案管理的規(guī)則，加強(qiáng)對(duì)資源的收集以及歸檔。為了確保檔案管理的規(guī)范性，要按照相關(guān)部門(mén)宣傳和要求的電子檔案歸納方法，在實(shí)踐中予以落實(shí)，避免單獨(dú)設(shè)立新的檔案分類，這樣才能夠有效提高歸檔的效率，確保統(tǒng)一性[3]。其次，要做好電子公文的歸檔，根據(jù)規(guī)范中的實(shí)際要求，按照歸檔的模塊以及接口，通過(guò)收集相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，確保公文檔案中的相關(guān)內(nèi)容都是全面、準(zhǔn)確而可靠的。

除此之外，也要做好多媒體信息類的檔案歸檔工作，由于多媒體的檔案種類較多，而且形式豐富多樣，進(jìn)行歸檔時(shí)難度系數(shù)較大，對(duì)多媒體的信息要根據(jù)其實(shí)際門(mén)類特征進(jìn)行歸檔，并針對(duì)多媒體信息的特征，制定出相關(guān)的規(guī)章以及制度，將照片、視頻以及音頻等多媒體資料放置在專門(mén)的門(mén)類歸屬中，避免信息混亂，對(duì)后期查閱造成不便。

由于電子檔案具有占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、傳輸速度快、便于搜索及易于保存等特點(diǎn)，因此，可利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行輔助管理。例如：除了對(duì)檔案進(jìn)行收集整理和建立檔案信息外，還可編制各種目錄以及可識(shí)別的代碼，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)靈活的作用，并隨時(shí)進(jìn)行搜索和匯總統(tǒng)計(jì)。

2）運(yùn)用法治思維構(gòu)建檔案信息安全體系。為了加強(qiáng)檔案管理工作的安全性，檔案管理人員要樹(shù)立科學(xué)的信息安全管理觀念，將法治思維以及高科技手段運(yùn)用于檔案管理的過(guò)程中。首先，需要檔案管理單位建立相關(guān)的信息安全制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，針對(duì)檔案信息過(guò)程中所涉及的重要信息內(nèi)容，要通過(guò)層層審批的方式確定信息的公開(kāi)程度[4]，并遵循網(wǎng)絡(luò)安全法、國(guó)家保密法等法律規(guī)定，對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)加管理。在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全構(gòu)建的同時(shí)，也要與檔案信息化管理的系統(tǒng)打通，確保同步規(guī)劃、同步設(shè)計(jì)、同步實(shí)施，并要有專門(mén)的安全工程師隊(duì)伍對(duì)安全系統(tǒng)進(jìn)行定期審查，避免安全漏洞的出現(xiàn)。

3）創(chuàng)新檔案利用機(jī)制。為了提高信息化背景下檔案管理工作的效率，檔案管理部門(mén)可以運(yùn)用大數(shù)據(jù)挖掘以及個(gè)性化推薦的方法，將檔案中所隱藏的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整合處理，讓檔案真正為單位工作所用，也可以通過(guò)加強(qiáng)檔案資源共享的方法，讓信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的不同部門(mén)共享，將檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行提取、匯總以及信息化的分析，挖掘檔案背后的重要信息，并為檔案的利用者提供更加有數(shù)據(jù)支撐的檔案分析服務(wù)。

4）加大經(jīng)費(fèi)投入以及人才培養(yǎng)的力度。為了發(fā)揮出信息化管理的高效作用，檔案管理部門(mén)也要做好人才的儲(chǔ)備，加大培訓(xùn)的力度，促進(jìn)能力提升。同時(shí)要加大經(jīng)費(fèi)投入，讓檔案管理人員能夠具備更高的信息素養(yǎng)以及能力，向復(fù)合型檔案管理人才方向轉(zhuǎn)變;也要增加相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施的支持，為更好的推進(jìn)檔案管理工作奠定設(shè)備基礎(chǔ)，優(yōu)化檔案管理工作的質(zhì)量以及效率，避免工作紕漏的出現(xiàn)。

4 結(jié)語(yǔ)

在信息化背景下開(kāi)展檔案管理工作，需要檔案管理人員能夠了解當(dāng)下檔案管理中存在的客觀問(wèn)題，并從發(fā)展的角度結(jié)合信息化時(shí)代工作的特性進(jìn)行改進(jìn)，創(chuàng)新式的管理方法也需要從業(yè)人員能夠深耕實(shí)踐，不斷提升自身的信息素養(yǎng)，與時(shí)俱進(jìn)豐富自己的知識(shí)維度，與檔案管理工作做好結(jié)合，共同推動(dòng)我國(guó)檔案管理工作在信息化的助力下實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]黃靜.淺談信息化背景下創(chuàng)新檔案文書(shū)管理的措施[J].文化創(chuàng)新比較研究，2018，v.2;No.39（03）：183-184.

[2]王洋.基于信息化背景的文書(shū)檔案管理工作創(chuàng)新研究[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2019（19）：60-60.

[3]李景俠.關(guān)于信息化背景下檔案管理技術(shù)創(chuàng)新問(wèn)題的探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（7）：97-97.

[4]楊彥杰.淺析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（18）：126-126.