信息化背景下檔案管理創新研究

陳彥婷

摘 要：隨著信息化和網絡技術的飛速發展，檔案管理工作也進入了新的階段，如何利用好信息化的優勢，讓檔案管理更加高效是檔案管理人員需要思考的重大議題，檔案管理工作要能夠通過更為高效的技術以及方法趨利避害，積極創新。本文將主要探討如何在信息化的背景下，高效開展檔案管理工作，提出筆者的策略思路，希望為今后檔案管理工作的開展提供一定的參考。

關鍵詞：信息化;檔案管理;創新研究

網絡技術日新月異，為我們的生活也帶來了切實改變，信息技術的發展既為我們帶來了機遇，也帶來了諸多工作的挑戰，在檔案管理工作中尤為明顯。傳統的檔案管理工作效率較低，容易出錯，將信息技術融入到檔案管理的過程中，能夠轉變傳統的管理思維，提高效率以及質量。然而，信息化帶來的也是管理思想的轉變，需要檔案管理從業人員能夠借助信息化進行提升，拓寬檔案管理的工作思路，創新性的工作方法也要和檔案管理的實際工作情況進行結合，這樣才能夠發揮出改進工作的重要作用。

1 信息化背景下檔案管理工作的新特征

1）檔案管理的對象轉變為數字檔案。在傳統的檔案管理過程中，很多檔案都是紙質的，然而，在信息化不斷發展的今天，檔案的資源也從原本的紙質文件轉變為信息化的電子文檔[1]。數字型的檔案在形式上也在不斷的增加，越來越具有虛擬性的特征，檔案變得不再肉眼可見，而且這種數字型的檔案可以進行復制以及傳輸，較傳統的檔案管理來說，可適用性更強。

2）管理的核心向收集利用轉變。在進行紙質檔案管理的過程中，對于日常管理人員來說，每天都需要大量的時間進行收集整理以及核對，運用信息化的檔案管理，上述的步驟可以被簡化為在電腦中進行文檔的建立、提取以及保存，可以說信息化時代對于檔案管理工作的影響在于工作對象出現的變化，工作人員只需要面對數字檔案，對信息進行歸檔以及利用，而這也成為檔案管理工作人員的新工作重點。

3）檔案利用方式趨于網絡化。在紙質檔案的時代，當需要調閱檔案時，往往只能有一個人進行查閱，這種檔案利用的方式效率較低，在信息化技術融入檔案管理工作中之后，數字化的檔案查閱變得更加簡單、方便，只要通過一部計算機即可完成，提高了工作的效率以及質量，在安全性上只要能夠確保網絡安全，檔案基本上泄密的可能性較低。

2 信息化背景下檔案管理工作需要解決的問題

1）檔案數據的歸檔問題。對紙質的檔案進行歸檔時，歸檔的目標是非常明確的，可以分為文書類或者照片類，只要遵循相關的規定來操作，就可以確保檔案規整的整齊。然而在信息化時代，由于采用的檔案是虛擬、不可見的，很多檔案進行歸檔時，其分類是存在名稱和用途上的差異[2]。所以，信息化時代歸檔管理工作面臨的業務線更多，而且不同的地區有著特有的歸檔系統以及特有的方式差別，這種差別性造成了歸檔標準難以統一的問題。

2）網絡安全問題。信息化時代，所有與網絡結合的工作都面臨著安全泄露，信息化雖然能夠提高檔案管理的利用率，但是其帶來的潛在安全威脅也需要檔案管理人員給予重視。如果檔案信息出現泄漏，將對國家安全造成巨大負面影響，所以在運用信息化開展檔案管理的過程中，要做好網絡安全建設，只有在安全的網絡環境下，開展檔案管理工作才是真正有意義的。

3）電子檔案的真實性問題。運用紙質進行檔案管理時，檔案的真實性是較高的，這是由于紙質載體的特殊性原因，一旦出現篡改能夠直接發現修改痕跡。但是由信息技術生成的數字型檔案，在對其進行修改之后，由于虛擬化的特征，導致其真實性可能存在問題，原始性的信息難以捕捉，一旦出現信息篡改，他人很難察覺。

3 信息化背景下進行檔案管理創新的相關路徑

1）加強對電子檔案的歸檔管理。檔案管理的信息化已經成為趨勢，所以，檔案管理人員首先要能夠了解到信息化時代檔案管理的規則，加強對資源的收集以及歸檔。為了確保檔案管理的規范性，要按照相關部門宣傳和要求的電子檔案歸納方法，在實踐中予以落實，避免單獨設立新的檔案分類，這樣才能夠有效提高歸檔的效率，確保統一性[3]。其次，要做好電子公文的歸檔，根據規范中的實際要求，按照歸檔的模塊以及接口，通過收集相關的數據信息，確保公文檔案中的相關內容都是全面、準確而可靠的。

除此之外，也要做好多媒體信息類的檔案歸檔工作，由于多媒體的檔案種類較多，而且形式豐富多樣，進行歸檔時難度系數較大，對多媒體的信息要根據其實際門類特征進行歸檔，并針對多媒體信息的特征，制定出相關的規章以及制度，將照片、視頻以及音頻等多媒體資料放置在專門的門類歸屬中，避免信息混亂，對后期查閱造成不便。

由于電子檔案具有占用空間小、儲存信息量大、傳輸速度快、便于搜索及易于保存等特點，因此，可利用計算機對檔案進行輔助管理。例如：除了對檔案進行收集整理和建立檔案信息外，還可編制各種目錄以及可識別的代碼，充分發揮計算機靈活的作用，并隨時進行搜索和匯總統計。

2）運用法治思維構建檔案信息安全體系。為了加強檔案管理工作的安全性，檔案管理人員要樹立科學的信息安全管理觀念，將法治思維以及高科技手段運用于檔案管理的過程中。首先，需要檔案管理單位建立相關的信息安全制度，并嚴格執行，針對檔案信息過程中所涉及的重要信息內容，要通過層層審批的方式確定信息的公開程度[4]，并遵循網絡安全法、國家保密法等法律規定，對檔案信息進行嚴加管理。在進行網絡安全構建的同時，也要與檔案信息化管理的系統打通，確保同步規劃、同步設計、同步實施，并要有專門的安全工程師隊伍對安全系統進行定期審查，避免安全漏洞的出現。

3）創新檔案利用機制。為了提高信息化背景下檔案管理工作的效率，檔案管理部門可以運用大數據挖掘以及個性化推薦的方法，將檔案中所隱藏的數據信息進行整合處理，讓檔案真正為單位工作所用，也可以通過加強檔案資源共享的方法，讓信息技術能夠實現檔案的不同部門共享，將檔案中的數據進行提取、匯總以及信息化的分析，挖掘檔案背后的重要信息，并為檔案的利用者提供更加有數據支撐的檔案分析服務。

4）加大經費投入以及人才培養的力度。為了發揮出信息化管理的高效作用，檔案管理部門也要做好人才的儲備，加大培訓的力度，促進能力提升。同時要加大經費投入，讓檔案管理人員能夠具備更高的信息素養以及能力，向復合型檔案管理人才方向轉變;也要增加相應的基礎設施的支持，為更好的推進檔案管理工作奠定設備基礎，優化檔案管理工作的質量以及效率，避免工作紕漏的出現。

4 結語

在信息化背景下開展檔案管理工作，需要檔案管理人員能夠了解當下檔案管理中存在的客觀問題，并從發展的角度結合信息化時代工作的特性進行改進，創新式的管理方法也需要從業人員能夠深耕實踐，不斷提升自身的信息素養，與時俱進豐富自己的知識維度，與檔案管理工作做好結合，共同推動我國檔案管理工作在信息化的助力下實現進一步發展。

參考文獻

[1]黃靜.淺談信息化背景下創新檔案文書管理的措施[J].文化創新比較研究，2018，v.2;No.39（03）：183-184.

[2]王洋.基于信息化背景的文書檔案管理工作創新研究[J].現代商貿工業，2019（19）：60-60.

[3]李景俠.關于信息化背景下檔案管理技術創新問題的探討[J].辦公室業務，2017（7）：97-97.

[4]楊彥杰.淺析信息時代下檔案管理工作的創新[J].辦公室業務，2016（18）：126-126.