新時期事業單位檔案管理信息化建設探析

王殿利

中圖分類號：G270.7 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）02-087-02

摘 要 隨著國家大力開展和推進信息化建設的進程，不僅在教育行業掀起了一陣不小的改革之風，在企事業單位內也將繼續前行。縣級市社會保險管理局作為國家重要的職能部門，有關于人民群眾的社會保障，應緊跟國家改革政策和指導方針進行完善和創新。檔案管理是縣級市社會保險管理局一項常規但非常重要的工作內容，信息化建設有利于信息的完整和保存，方便相關部分利用原始大數據進行社會調查和分析。

關鍵詞 新形勢 事業單位 檔案管理 信息化建設

檔案作為資料的重要收集、記錄和保存的途徑，在大數據盛行的今天，手中的原始數據越多越是在未來方向、決策上的指導具有積極作用。在我國經濟體制的不斷改革中，也越來越重視檔案管理這項基礎的工作內容，隨著科技的發展和信息化進程的推薦，檔案管理的信息化建設是必然趨勢。

一、新時期下檔案管理信息化的重要意義

（一）在國際上增加競爭優勢

新時代的變遷相信是許多人都未能預期到的，在這樣一個時代信息對于我們的重要性更是不用多說，尤其是在國際上對于我國的優勢競爭具有重要的指導性意義。因為我國人口眾多，所以信息的收集樣本就多，我們可以利用龐大的數據信息進行當前局勢的分析，也可以進行未來形勢預判，相對于其他人口稀少的國家而言，我們有可能會因為信息資源的豐富走在國際的最前端。

（二）國內更好為民生工作服務

信息資源的豐富不僅會為我們帶來極好的國際影響，在民生工程上也能夠更好地為人民服務，做到更加有利于民、適合于民。相對于過去檔案的建設不完善或者因為信息過于復雜不好管理等問題而言，信息化建設可以準確和方便地為我們提供我們想要了解的部分，相關部門就可以通過數據的呈現更好地了解民情和民意，為人民更好地服務，建設更加人性化的現代城市，發揮事業單位的職能作用。

（三）高效便捷，提升工作效能

檔案館及進行信息化的建設，對于國際和國內的意義和作用已經進行了闡述，那么對于我國的事業單位又具有怎樣的推進呢？在這里我們以縣市級的社會保險管理局為例來進行說明，眾做周知，社會保險管理局作為我國的社會保障工作中不可或缺的一部分，存儲著大量人民群眾的信息資料，實行信息化的建設能夠有效地減輕管理人員的工作量，提高原始數據的準確性，并且在進行社會分析和調研時能夠快速地進行查找，節約了人力、時間上的成本浪費，大大提高了工作效能。

二、檔案管理在信息化建設過程中遇到的阻礙梳理

（一）制度的建立不夠完善

檔案管理信息化建設對于我國來說是新時期的產物，在實行過程中也遇到了一些問題，像是信息化建設的制度建立就是其中一項。我們都知道在做任何事情之前都應該是制度先行，只有先建立一套合理、科學、完善、健全的制度體系才能很好地調動員工積極性，規范相關工作的進行和實施，促進信息化建設的完成和升級。但是就目前情況來看，我國的信息化建設制度的確立依舊屬于比較薄弱的部分，在實際執行中的力度不夠，監管部門也無法在工作中起到真正的工作職能，阻礙了我國檔案管理信息化建設的進程。

（二）沒有建立資金的投入意識

任何改革的前提都離不開資金的支持和投入，就有人形象地把改革比作家庭裝修和翻新，舊有的風格和家居已經不適應現有的眼光和未來的居住條件，勢必就要進行家具的調換、墻體的刷新，這就需要有經濟作為支撐，國家的改革是一樣的，放在縣級市社會保險管理局檔案管理信息化建設中更是一樣的。很多處于縣級市的社會保險管理單位，因為經濟發展水平跟不上，所以在經濟上的投入水平就會參差不齊。有的單位就會出現因為投入資金不足，相應的設施建設不能滿足檔案信息化建設的需求，有的單位甚至還保留傳統的紙質檔案管理，沒有建設現代化的信息管理系統。

（三）管理人員的綜合素質水平無法滿足現有社會的需求

這個問題已經是老生常談了，隨著新時代的發展，人員的文化水平、社會水平、經濟水平都在不斷增長，但是很多處于縣級市的社會保險管理局的工作人員，受到過往社會因素的影響導致受教育的程度不高，再加上縣級市的信息流通比較遲緩，所以對于日新月異的時代變化無法跟上節奏，就會導致一些縣級市社會保險管理局的檔案管理人員的專業素質不高，無法適應和滿足復雜而先進的信息化建設進程，阻礙了檔案管理現代化的發展。

（四）信息泄露，安全性沒有保障

如前文所說，新時代下信息對于人類、國家的意義不容小覷，這就需要在檔案管理建設信息化的同時，能夠具有超強的安全性保障能力，防治信息的泄露和竊取。縣市級社會保險管理局內的很多資料有關于國家機密，一旦泄露或者遭到黑客入侵就會帶來無法想象的嚴重后果。但是目前來看，我國許多縣市級社會保險管理局對于兼備和區分管理的能力及意識還有待提升和加強，這就會存在非常大的安全隱患，造成資料泄露。

三、推進我國檔案管理信息化建設進程的方法

（一）加強人員的重視性

心在哪里事就能在哪里做好，這說明了不是事情的難易決定了人的狀態，二是一個人的狀態決定了事情的程度。縣市級社會保險管理局的檔案管理信息化建設工作一直未能有明顯的推進和晉升效果，不是在做事情的過程中的困難把人給擋住了，而是做事的人未能真的用心和重視起來這件事。對于部門的領導人員，應該拿出重視程度，讓執行人員看到并從心里真正的看重，像是引進現代化計算機管理設備、整合人力資源配置、有效合理地進行物力資源調配等等舉措，不僅對推進檔案管理信息化建設工作具有積極作用，在形式上也會對工作人員具有震懾力，加強部門的重視性，更好地進行改革。

（二）提高檔案管理信息化建設的執行標準

對于信息化建設的阻礙已經在上文中進行了簡要的分析，面對困難我們也要去認真思考和探索解決之道才可以。縱觀新時代的大背景以及縣市級社會保險管理局的目前狀況，筆者認為應該提高對于檔案管理工作的要求。也許寫到這里有人會疑問，為什么是提高？信息化建設已經困難重重，如果再提高不還是做不到？根據文獻記載，孔子在教導管仲學習音樂的時候，先是拿給了管仲一份難度高的樂譜，經過一段時間的練習，又拿給管仲比較容易的樂譜，當管仲拿到比較容易的樂譜時只是熟悉了幾次便美妙無比。原因是什么？是因為管仲經歷了比初級困難更難的練習，所以再彈奏初級難度的譜子時就輕松易學。而要提高執行標準和相關要求就是由此靈感而得，因為我們對于信息化建設沒有高要求，執行人員就會覺得能夠建設出來就很好了，再加上建立之初肯定會遇到阻礙，也會讓他們覺得困難無比，對于未來失去了信心。

（三）完善的制度體系是建設之本

想要更加快速、高效、有力的推進檔案信息化建設的管理工作進行，就要制定出一套完善科學的制度體系。各縣市級社會保險管理局可以通過選拔優秀的工作人員，成立專門的人員班組進行前提的制度體系建立，要以能夠推進工作實施、調動員工積極性和發揮信息化建設作用為主要制定原則。像是監督制度、考核標準、保密工作等相關內容都要列入信息化建設體系中，讓工作在進行中做到有據可依、有理可循。另外，工作人員可依借鑒信息化建設已經比較成熟的相關部門的制度體系作為參考，但不可以照搬使用，因為即使同屬社會保險管理體系，縣市級和省級的情況背景不同，針對措施也肯定不一樣，所以，工作人員要在借鑒的時候充分結合自身的特性和部門內存在的問題進行量身打造，以期待管理制度能夠更好地服務于檔案管理信息化建設工作中。

（四）加強保密性，提高信息的管理安全

各縣級市社會保險管理局在進行檔案管理信息化建設的過程中，不僅要做好搭建工作，對于管理平臺的安全性也要到位。因為信息的泄露有可能會導致很多的社會問題，不利于國家的發展和社會的進步，所以在安全管理工作相關部門要在部門內選拔或者聘請專業的維護人員，做好后期的安全保障工作。這就要求在單位內的相關人員在登錄時只能夠在內網中進行，以確保網絡環境的可靠性，另外設置專門對檔案進行管理的負責人員，并設置指紋、臉部識別等特殊加密，在遇到需要查詢資料等需要時，需要由專門的負責人員進行解密才能查詢，進一步加強了數據的安全性也縮小了一旦發生泄漏事故涉事人員的范圍，為信息安全提供了保障。

（五）提高工作人員的綜合素質水平

受到過去工作形式和需求的影響，大家對于檔案管理工作的理解就是資料的填寫，所以在選拔人才時門檻較低，這也是導致現在檔案管理人員水平及綜合素質偏低的原因。除了要加強現有工作人員的專業水平和綜合素質，定期開展思想教育、技能培訓等工作，以適應現有的社會需求和工作需求，還應大力引進高素質、高水平的現代化人才，不僅可以帶動檔案管理信息化的建設工作，對于現有的低水平人員也能起到促進和標桿作用。相關部門在進行培訓時，除了專業的技能培訓、思想教育的提升，還應該加強事業單位檔案管理工作人員的道德素養，只有管理人員在內心中有了道德底線，才能不再工作中觸碰紅線，不僅有利于各項工作的開展，也能夠增強信息管理工作的保密性，為安全保障增加了一道防線。

四、結語

高效、全面、安全的檔案管理對于我國的現有工作來說是非常重要的，各縣市級社會保險管理局應該看到改革之下更為重要的社會國際因素，將眼光和利益獲取放得更為長遠一些，不應只是局限于當下的工作任務，這不僅會給人、個人的工作帶來不必要的困擾，也會在檔案管理信息化建設過程制造阻礙和麻煩。相關單位要組建起專門的人員班組推進工作的建設，如果有必要可以進行招聘和引進先進的技術人才作為指導，通過科學完善的管理制度平穩快速的推進信息化建設工作的完成。

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