淺析如何辦理招標投標公證

關鍵詞 招標 投標 現場監督 公平競爭

作者簡介：鐘艷，廣東省廣州市荔灣公證處，公證員，研究方向：公證。

中圖分類號：D926.6 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ?? ? ? ? ? ?DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2020.06.288

一、招標投標應當履行必要的程序，使得程序合法

招標投標是市場經濟主體在經濟交往過程中比較常見的一種締約合同的方式，整個招標投標由以下五個階段組成：

第一，招標一般都是以招標通知的形式向公眾發布。招標方通過網絡、電視、廣告、雜志等公開的渠道，將其擬招標的項目的意圖公布于眾，從而使得更多符合條件的投標者平等獲得競爭的機會。

招標通知根據所發布的形式不同，可以分為：招標通告、招標公告、招標邀請書三種，其內容主要包括有：招標的項目、資料的來源、招標的相關要求、投票的截止日期、公開開標的時間和地點、投標資格具體的審查方法、沒有按照有關規定進行投標的法律后果、投標單位的聯系方式以及單位名稱等。為了讓公眾對項目有進一步的了解，招標方一般都會利用招標說明書的方式對項目進行詳細的說明。招標一般分為公開招標和邀請投標這兩種形式，而公開招標是最為常見的招標方式，招標方能夠在多個符合條件的投標方中擇優選定中標方。邀請招標是指招標方只對特定的有關單位發出招標邀請書，而招標方再從投標單位中擇優選定中標方。

第二，投標是投標人在文件所規定的期限內向招標方遞交投標書的活動。投標書內容主要包括有：報價、投標的方案、資格的證明、投票保函以及對招標文件某些條款作保留時，應當提供偏差說明書，同時也可以附加一些必要的文件。

第三，開標是招標方和投標人在規定的時間、地點。當眾拆開密封的標書，并當眾宣讀投標方的名稱、報價、投標方案。在我國，開標一般有兩種形式，一種是公開開標后當場不宣布中標方;另外一種是公開開標后當場宣布預選的中標方。

第四，評標，也稱之為決標，是指由專門的評標委員會按照招標公告或邀請書的要求，對投標方遞交標書所列出的報價、質量，投標方的知名度、誠信度，投標方案進行全方位的考量和綜合的評定，選擇最適合的一方為中標人。

第五，送達是招標方評標委員會在選定中標方后，書而通知中標方的活動。

二、公證界入到招標投標活動的必要性

招標投標公證是指國家公證機構根據招標人申請，依照有關招標的法律、法規對招標、投標各方及其委托人、評標委員會主體資格，招標文件的真實性、合法性、科學性進行審查，對招標、開標、評標的整個過程進行現場監督，并對整個招標活動和定標結果的真實性、合法性予以證明的非訴訟活動。招標在國際、國內經濟交往中都是一種非常重要的交易方式。而對招標投標活動以公證方式進行法律監督是非常重要的，其必要性主要體現在以下幾點：

第一，有利于保證招標投標活動的公平競爭。招標投標活動的主要特點在于競爭性，從而只有保證了公正的競爭，才能最大程度上保證招標投標活動的有效性。目前，在我國社會主義市場經濟條件下，隨著不斷變化發展的經濟，加上各項法規制度尚未完善的前提下，各種各樣的經濟違法犯罪現象時而發生。要從根本上杜絕這些現象，必須從制度上保證競爭的公正性與合理性，堵塞各種制度上的漏洞。

第二，保證招標投標活動的規范性，招標方與投標方均有各自的利益，那各方就需要有第三方站在公正的立場上進行監督，以保證各方均能遵守各項規范，合法權益得以維護，提高招標投標活動的權威性和可信度。

第三，保證招標投標活動的真實性、合法性。由于招標投標活動是由若干的相互有關聯的環節組成。其中涉及多方的行為、多種的文件，多樣的活動。公證機構從最初進行層層監督，嚴格把控，保證了招標投標活動能夠在真實性、合法性基礎上進行，從形式以及內容上均符合法律規定，從而保證了整個活動的有效性。

第四，避免糾紛、減少訴訟。通過公證員的事先檢查、現場監督，能夠及時發現各方活動的違法、違規，違背原則的地方，及時予以糾正，避免了矛盾的激化從而走上訴訟之路，避免浪費各方的人力、物力以及財力，增加訴訟成本。

三、公證機構對招標投標公證應該盡到審查義務

公證機構在受理公證申請后，應該對申請人提交的各項材料進行仔細核查，以確認申請人是否具有法定資格，驗證主管機關的批準文件，審查招標文件的真實性、合法性以及完整性，對評標委員會的組成進行調查以保證其公證性。公證機構進行審查的具體內容應該包括以下內容：

（一）審查招標申請人的主體資格和身份證

第一，審查招標方是否具有法人資格，是否持有主管部門的招標批準書，如招標是委托他方的，應當審查受委托方是否具有法人資格，是否持有招標方合法的授權委托書。

第二，審查招標方經濟實力、技術水平、組織機構、資金來源、標底核算的審批以及其項目的有關技術資料是否齊備等情況。

（二）審查招標文件

第一，審查招標文件的內容是否完整，招標文件一般應該包括：招標說明書，投標人須知，招標項目技術要求及附件、投標書格式、投標保證文件、合同條件及格式等六個部分。

第二，審查招標條件的公平性、合理性以及是否符合主管部門批準文件的項目要求。

第三，審查有關招標、投標、開標、評標的程序和原則是否科學合理，對于招標不成的認定和處理方法是否明確適當。

第四，審查所有招標文件的方案是否準確，邏輯是否清晰，表述是否完整，如有必要，公證機構應當提出修改建議并對招標文件協助進行修改。

（三） 審查投標方

如果招標方申請公證處對于投標方進行資格審查，公證處則應該當審查以下內容：

第一，投標方法人資格。

第二，招標項目是否屬于投標人的合法經營范圍。

第三，審查投標方的資質、信譽度以及對其履約能力進行評估。

第四，應招標方的要求投標方應繳納一定數額的保證金或者提供其他擔保。

（四）審查標底的制定的審批情況

審查標底制定的程序，規則是否符合有關的規定，審查需要報有關主管部門批準的標底情況以及最終批準情況;審查評標委員會的有關情況。

第一，組成評標委員會的成員是否具有代表性。一般是由招標方的代表、有關主管部門的代表以及與招標項目有關的技術、法律、經濟方面的專家組成評標委員會。

第二，利害關系的審查。要審查評標委員會的成員、組成人員與投標方是否存在利害關系，是否構成回避。如果構成回避，則要重新組成新的評標委員會。

四、在招標投標的整個活動，公證人員應該全程進行現場監督

在此階段，公證人員的主要任務就是要對整個過程進行現場監督，即要由兩名以上的公證人員參與整個招標、投標的活動，其中經辦公證員必須全程親自辦理，對每個環節均要進行現場具體監督。

根據《中華人民共和國公證程序規》第五十二條規定，公證機構辦理招標投標……等現場監督類公證，應該由二人共同辦理。承辦公證員應當依照有關規定，通過事前審查、現場監督，對其真實性、合法性予以證明，現場宣讀公證證詞，并在宣讀后七日內將公證書送達當事人。該公證書自宣讀公證證詞之日起生效。現場監督的具體任務包括以下幾個內容：

（一）招標階段

監督招標方在此階段所進行的一系列行為，包括有：（1）監督其所發布的招標公告、邀請函是否符合有關規定;（2）監督其對投標方資格預審的文件、招標說明書、投標人須知以及對解答投標人咨詢的有關問題是否合法、真實，從而防止泄露標底行為的發生。公證機構應當及時通知招標方糾正不符合國家有關招標投標的原則和行為。

（二）投標階段

在投票開始前時，公證人員應當對投標箱的完整性予以檢查，審核是否符合有關規定要求，對于破損或不符合規定要求的，應該進行調換;檢查投標箱合格后，由公證員與招標方代表共同將投標箱進行封存。在開始投遞標書時，公證員應該檢查招標方、代理人的身份，投遞標書人的身份，審查標書的密封情況，如果標書沒有密封，無投標方的公章或沒有法定代表人簽字的標書拒絕放入投標箱。如果投標方以郵寄的方式遞交標書的，由應當準確無誤地記載收到標書的時間。

（三）開標階段

招標方是否按照規定的時間、地點召開開標會議，公證員應當進行監督，并做好以下各項工作：宣布參加投標的人數、查驗出席會議的投標方人員的身份及代表資格證明;對標箱的密封情況進行檢查，啟封標箱的監督，標書的份數以及密封情況，并宣布檢查結果。對于唱標人所唱標書與標書原文是否一致，公證員應該現場監督，如出現不一致的情況，應該予以糾正。同時允許投標人對標書不明確的地方作出說明，但是不允許其進行修改或補充。

（四） 評標階段

公證員應該做好如下工作：（1）對于出席會議的評標委員會成員身份的審核以及出席會議情況進行記錄。（2）監督公布評標定標的標準、原則、方法、程序以及各方人員應該注意的事項、遵守的紀律。（3）標底是否密封進行檢查，監督開封標底和公布活動。（4）監督評標委員會評標定標，并檢查評標記錄與定標結果是否相一致。（5）監督出席會議的評標委員會成員在評標定標記錄上簽名，并在定標決議上簽名。對于符合《中華人民共和國公證程序規則》有關現場監督公證規定的活動，公證員應當現場宣讀公證證詞。

五、結語

公證員必須要嚴格遵守公證職業規章，恪守職業道德，堅持客觀公證的立場做好現場監督的每一項工作。因現場監督是整個招標活動中最重要的工作，其質量的高低、成功與否都將直接關系到整個公證工作在招標投標工作中所起到的作用，也對招標投標工作的成敗起到很大程度上的影響。如公證員在招標投標活動中發現當事人有《中華人民共和國公證程序規則》第五十二條第二款規定之行為發生的，應當即時要求當事人改正;當事人拒不改正的，應該不予辦理公證。從而保證整個招標投標活動符合法律、法規、文件的有關規定，促進公平交易、維護競爭有序的交易環境。

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