無紙化辦公模式下醫(yī)院檔案管理新探索

盧靜

隨著時間的推移和時代的不斷改革創(chuàng)新，我國的社會經(jīng)濟(jì)得到了良好的發(fā)展，與此同時，時代發(fā)展對于各項(xiàng)社會工作也提出了嶄新的且更高的要求，其中之一就是醫(yī)院中的檔案管理工作，傳統(tǒng)的檔案管理工作內(nèi)容繁瑣，紙質(zhì)的檔案也比較容易出現(xiàn)損失、損毀等等現(xiàn)象，在這種情況之下，醫(yī)院檔案管理中的無紙化辦公模式已經(jīng)是必然的一種發(fā)展趨勢了，其對于醫(yī)院的檔案管理工作而言是一種比較大的提升。故此，在本文中就將對無紙化辦公模式下醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新發(fā)展進(jìn)行相關(guān)的研究和分析，其主要目的在于提升醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

一、前言

對于醫(yī)療機(jī)構(gòu)來說，檔案記錄著醫(yī)院發(fā)展歷史，對于醫(yī)院的實(shí)際管理工作具有著重要的意義，而且現(xiàn)如今的時代是一個高速發(fā)展的信息時代，各種信息化技術(shù)手段已經(jīng)在社會工作當(dāng)中進(jìn)行了有效的應(yīng)用，這也是無紙化辦公模式得以誕生的主要原因之一，因此，當(dāng)代醫(yī)院的檔案管理工作需要對無紙化辦公模式進(jìn)行有效的應(yīng)用，這也是環(huán)保辦公的一種外在表現(xiàn)。所以，在接下來的文章中就將對無紙化辦公模式下醫(yī)院檔案管理改革創(chuàng)新工作進(jìn)行詳盡的闡述，并且針對無紙化辦公模式的應(yīng)用也會提出一定的具有建設(shè)性的意見或者對策。

二、無紙化辦公模式概述

所謂的無紙化辦公模式，顧名思義就是在實(shí)際的辦公工作當(dāng)中不需要紙張來完成各項(xiàng)工作，這一工作模式需要硬件、軟件以及通信網(wǎng)絡(luò)和工作人員的配合工作，這樣在無紙化辦公模式應(yīng)用的過程中才能達(dá)到一種最佳的工作體驗(yàn)。這一模式不需要使用傳統(tǒng)辦公的紙張，因此能夠大量的減少紙張的使用，在環(huán)保方面的作用是比較明顯的。無紙化辦公模式還能夠倡導(dǎo)環(huán)保辦公的理念進(jìn)行傳播，同時這也預(yù)示著現(xiàn)代辦公模式的來臨，對于醫(yī)療機(jī)構(gòu)的辦公工作能夠起到非常重要的促進(jìn)作用，因此，在后續(xù)的醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新改革工作當(dāng)中，需要重視無紙化辦公模式的應(yīng)用。

三、無紙化辦公模式下醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新改革

就目前來說，在醫(yī)院的檔案管理工作當(dāng)中只運(yùn)用無紙化辦公模式還是比較難以實(shí)現(xiàn)的，在這種情況下，就需要將無紙化辦公模式與傳統(tǒng)的檔案管理工作模式進(jìn)行融合，這樣才能醫(yī)院的檔案管理工作質(zhì)量和效率得到提升;

（一）提高醫(yī)院檔案管理人員的思想認(rèn)知

宏觀的角度上來說，無紙化辦公模式下醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新改革，對于檔案管理工作人員素質(zhì)方面的要求是比較高的，在技術(shù)層面需要其既能夠掌握無紙化辦公模式技術(shù)也需要能夠掌握傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)，在意識層面需要檔案管理工作人員具有足夠的思想認(rèn)知。但是在現(xiàn)如今的醫(yī)院當(dāng)中，其檔案管理工作人員的管理意識比較單薄，長期采用的傳統(tǒng)的辦公模式，整體上不利于無紙化辦公模式的應(yīng)用。所以，醫(yī)院需要提升檔案管理工作的重視程度，在實(shí)際的工作過程中需要提升檔案管理工作人員的思想認(rèn)知，使其在后續(xù)的工作過程中能夠徹底的解放思想，接納并且利用無紙化辦公模式，使得傳統(tǒng)檔案辦公模式可以與無紙化辦公模式共存，二者共存的階段也可以視為是一種過度階段，以此使得醫(yī)院檔案管理工作朝向現(xiàn)代信息化的方向進(jìn)行發(fā)展;

（二）完善安全管理體系保障信息檔案安全性

由于信息技術(shù)發(fā)展方面的限制，無紙化辦公模式在醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)用過程中產(chǎn)生的信息化檔案的安全性還是不足的，例如在實(shí)際的應(yīng)用中經(jīng)常性的發(fā)生信息化檔案被修改和損毀的情況，此時傳統(tǒng)的檔案管理中的紙質(zhì)信息檔案發(fā)生遺失情況之下，就會影響醫(yī)院檔案的完整性，檔案管理工作也就失去了其意義所在。因此，無紙化辦公模式下醫(yī)院檔案管理工作中進(jìn)行應(yīng)用，需要完善安全管理體系，使得信息化檔案的安全性能夠得到有效的保障，譬如檔案管理工作人員在實(shí)際的工作過程中，無論是原始信息還是原始檔案，都需要做好備份工作，對于信息化檔案內(nèi)容還需要設(shè)置防護(hù)措施，例如設(shè)置二級密碼等等，防止信息化檔案出現(xiàn)損毀現(xiàn)象。除此之外，還需要設(shè)定具體的工作實(shí)施方案和應(yīng)急預(yù)案，這樣當(dāng)發(fā)生意外情況時就能夠及時的進(jìn)行處理，避免出現(xiàn)更大的檔案損失。在計算機(jī)客戶端方面需要選擇合理的殺毒軟件，定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檢查，避免潛在因素影響醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的安全性;

（三）建立兼職檔案員制度確保檔案資料及時歸檔

眾所周知，醫(yī)院當(dāng)中的部門類型是非常多的，因此產(chǎn)生的檔案在類型和數(shù)量上都是比較多的，在這種情況之下，醫(yī)院的檔案管理工作光依靠醫(yī)院的綜合檔案工作室進(jìn)行收集和整理的難度是非常大的，這一情況不進(jìn)行處理會使得醫(yī)院檔案的完整性遭到破壞。而無紙化辦公模式在其中的應(yīng)用，使得醫(yī)院檔案管理工作的便捷性提升了非常多，所以為了最大程度的保證醫(yī)院檔案管理工作完整新和降低檔案工作室的負(fù)擔(dān)，可以建立兼職檔案員制度，其在實(shí)際工作過程中負(fù)責(zé)本科室的檔案資料的收集和整理，不同科室都按照兼職檔案員制度進(jìn)行工作，那么對于無紙化辦公模式與傳統(tǒng)辦公模式并存的醫(yī)院檔案管理工作來說是一種巨大的提升，對于醫(yī)院目前和未來的發(fā)展都具有重大意義。

（四）提升醫(yī)院檔案管理工作人員綜合素質(zhì)

在前文已經(jīng)進(jìn)行了一定的提及，無紙化辦公模式下醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中的應(yīng)用對于工作人員的要求是比較高的，因此，醫(yī)院需要提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。首先，需要提升檔案管理工作人員的計算機(jī)專業(yè)技術(shù)和理論知識，在必要的情況之下，可以對工作人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)工作，以此來促進(jìn)檔案管理工作水平的提升;其次，需要定期召開檔案員工作會，針對工作當(dāng)中存在的問題和阻礙，進(jìn)行探討并且采取有效的措施將其進(jìn)行解決;最后還需要定期舉辦檔案管理業(yè)務(wù)交流會，學(xué)習(xí)先進(jìn)的無紙化辦公模式的經(jīng)驗(yàn)和做法，這樣能夠使得無紙化辦公模式的應(yīng)用更加符合醫(yī)院工作方面的需求。

（五）加大硬件投入確保檔案管理工作質(zhì)量

無紙化辦公模式需要很多的計算機(jī)硬件設(shè)備，因此進(jìn)行這一模式的運(yùn)用，醫(yī)院自身需要加大硬件方面的投入，例如先進(jìn)的計算機(jī)、掃描機(jī)以及打印機(jī)等等，醫(yī)院檔案管理工作人員熟練進(jìn)行應(yīng)用之后，就能夠使得無紙化辦公模式與傳統(tǒng)的檔案管理工作模式共存了。

四、無紙化辦公模式在醫(yī)院檔案管理工作中進(jìn)行應(yīng)用的優(yōu)勢

首先，無紙化辦公模式的應(yīng)用能夠?yàn)獒t(yī)院檔案管理工作節(jié)省儲存的空間，傳統(tǒng)的檔案管理工作多數(shù)都是紙質(zhì)檔案，因此就需要比較多的空間，但是無紙化辦公模式中主要都是信息化檔案資料，占用的空間非常小，往往只需要U盤或者是硬盤即可。

其次，檔案之所以稱之為“檔案”，其在歷史方面的價值是比較高的，因此就需要永久進(jìn)行保存，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是做不到永久保存的，而無紙化辦公模式的運(yùn)用，能夠?qū)ζ溥M(jìn)行信息化管理，避免了檔案原件丟失的風(fēng)險，而且最重要的一點(diǎn)是能夠永久進(jìn)行保存。

最后，無紙化辦公模式的應(yīng)用能夠便于相關(guān)的工作人員進(jìn)行整理和保存工作，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，無論是保存、整理、查詢等等操作都是比較繁瑣的，需要付諸大量的人力、物力，但是無紙化辦公模式的應(yīng)用，檔案管理工作開始向信息化的方向進(jìn)行發(fā)展，整理和保存在計算機(jī)客戶端就能夠進(jìn)行操作，這對于醫(yī)院的檔案管理工作是非常大的一種提升。

五、結(jié)語

綜上所述即為無紙化辦公模式下醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新改革的相關(guān)研究和分析了，隨著時間的推移，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理工作已經(jīng)不能滿足醫(yī)院發(fā)展的需求了，因此無紙化辦公模式也是醫(yī)院檔案管理工作的一種必然發(fā)展趨勢，當(dāng)然在這一過程中也需要相關(guān)的工作人員進(jìn)行不斷的優(yōu)化和完善工作。（作者單位：寶雞市婦幼保健院）