論如何有效提升事業單位人力資源檔案管理水平

程華

人力資源檔案管理工作再事業單位所中要做的眾多工作中占有著十分重要的地位，人資資源檔案管理工作的順利開展將會是事業單位各項生產工作可以穩定開展的保證和基礎。因此，如果想要事業單位更加穩定快速的發展，就必須不斷提高人力資源檔案管理的水平。但是隨著事業單位人力資源制度的不斷改革，傳統的工作模式已經不能很好地適應當下事業單位發展的需要。所以必須及時對人力資源檔案管理工作進行更新和改善。本文主要以事業單位人力資源檔案管理工作為說明對象，對提升管理水平的重要性和存在的問題進行了詳細的介紹。并且根據實際情況給出了如何有效提升事業單位人力資源檔案管理水平的對策。

隨著社會的不斷進步和經濟的快速發展，我國改革開放的進程不斷深入，與此同時我國的人事檔案管理工作也發生了巨大的變化，近幾年來，由于受到社會主義市場經濟體制的什么影響，以“雙向選擇”為特征的人才在市場上變得越來越活躍，人員流動也非常的頻繁，而人才流動的結果也導致多年來不同所有制身份對人才合理流動的禁錮被打破，從而逐漸將原有人力資源檔案管理體制體制方面存在的問題充分暴露出來。目前整個社會都在面臨的一個重要的任務就是如何讓人事檔案可以緊跟時代發展的潮流，同時將服務社會的職能可以充分的發揮出來。

一、提升事業單位人力資源檔案管理水平的必要性和重要性

（一）有利于促進事業單位的可持續發展

事業單位人力資源檔案管理工作的開展將會影響到事業單位的穩定發展，其可以幫助管理者對公司職員的基本情況有一個大概的了解和認識，可以給管理者和決策者制定更多的發含策略和為相關的規劃提供一定參考和依據，只有將人力資源可以進行最大限度地利用，才可以有效提升企業的競爭力，將人才的才能充分的發揮出來，對人力資源檔案進行充分的利用，可以對員工的興趣愛好進行了解，然后根據員工的特長和優勢將其安排在更為合適的部分當中。同時在對人力資源檔案進行查閱的過程中應該及時了解工作人員的基本素質水平和相關的業務能力，同時人力資源檔案中還對員工的品行有一定的紀錄，所以在對檔案資料進行利用的時候一定要做好分析工作。另外事業單位還可以制定內部的考核制度，換句話說人力資源檔案就是對人員進行任命和調配的一個重要依據。

（二）有利于挖掘員工內在的潛力

在人力資源檔案中員工的工作情況、工作年齡、獎勵懲罰等等都是非常真實的記錄，這將伴隨著工作人員的整個一生，所以黨事業單位的相關管理者和決策者在進行工作調配的時候一定要對人力資源的檔案進行最大限度地利用，這樣可以對單位員工地業務能力有一個基本的掌握和判斷，然后對其進行合理的調動，這樣可以讓員工在新的崗位上更加熠熠生輝。

二、事業單位人力資源檔案管理過程中存在的問題

（一）人力資源檔案內容缺乏真實性

在很多事業單位中很多人力資源檔案在管理過程中都會存在漏洞，因此很多人力資源的檔案信息會出現失真的現象，再加上事業單位可能管理松懈的情況時有發生，很多員工可能會對檔案信息進行造假，另外很多員工都會對自己的學歷進行偽造，這些信息如果直接看很難辨別是真是假，并且人力資源檔案管理工作人員也沒有有效的渠道來進行有效的鑒定工作，只能對檔案信息進行被動的接受，如果檔案信息中存在過多不真實的信息將會導致人力資源部門不能對職工進行綜合的評定

（二）人力資源檔案管理技術有待更新

人力資源檔案管理技術存在著很大的漏洞，因此需要對其進行及時的更新換代，在傳統的檔案管理模式下主要采用的是紙質的方式進行保存，所以開展檔案管理工作實際上也就是對大量的紙張進行保存然后保證其的完整性，但是當事業單位中出現一位工作人員調配到另外一座城市的情況發生的時候，人力部門如果需要對檔案進行調取或者查閱，就需要到另一座城市進行查閱和調取，這將會對人力部門的工作開展帶來很大的不便。

（三）檔案管理人員的數量不足

檔案管理部門一般是事業單位進行裁員的時候首當其沖的部門，所以這在一定程度上大大減少了檔案管理人員的數量，給檔案管理工作的順利開展帶來了很大的影響，很大程度上制約了檔案管理水平的提高，讓檔案管理工作越來越變得邊緣化。

三、提升事業單位人力資源檔案管理工作水平的具體措施

在人力資源檔案管理工作開展過程中存在著很多問題，所以在一定程度上制約了人力資源檔案管理工作水平的提升，如果久而久之，人力資源檔案管理的發展一定會受到很大的影響，因此我們必須根據實際情況老給出相應的對策。

（一）對人事檔案管理理念進行創新

人事檔案管理是事業人力資源管理的重要載體，人事檔案管理對于事業單位來說可以說是十分機密的文件，單位中的基層人員是沒有權利來對相關的內容進行查閱的，即便是人事檔案管理人員也不能隨隨便便對相關內容進行查詢，因此這種情況導致很多人對于人力資源檔案管理工作開展得重要性無法重視，沒法了解到人力資源檔案管理工作開展得價值所在，所以事業單位必須對人事檔案管理理念進行不斷地創新，對機密文件地尺度掌握好，在保證機密文件和個人地隱私不泄露的情況之下對檔案的信息進行適當的公開，這樣可以做到信息的共享，讓檔案具有一定的流動性，這樣檔案信息的價值將會得到有效的提升。

（二）改變崗位設定的方式

在事業單位內部中普遍存在著崗位設置不公平的現象，但是隨著社會的發展和經濟的不斷進步這種現象已經不能很好的滿足當代社會的發展需求，所以在新形勢下的事業單位應該照顧到自身的整體發展，單位領導首先必須明確開展事業單位人力資源檔案管理工作的重要性和必要性，這樣才可以在單位內部或者對外招聘中尋找到最為合適的檔案管理的工作人員，另外事業單位還應該積極引進信息化技術，讓檔案管理工作不再機械化，逐漸實現資源的共享。這對于事業單位的發展有著十分積極的意義。

（三）健全管理制度，改善硬件設施

檔案管理工作開展得依據和基礎就是有一個健全的和規范得人力資源檔案制度，人力資源檔案管理工作比較繁雜，必須要具備一套行之有效的完整的規章制度來對檔案管理的每一個環節每一個細節都進行規范，這樣可以確保人力資源檔案管理工作可以逐漸程序化、規范化和標準化，同時事業單位還需要給計算機管理軟件的應用積極創造條件，通過人力資源檔案數據庫管理系統來增加存儲和檢索的功能，建立起人力資源檔案的動態管理機制，這樣便于檔案的更新、查閱、歸檔和統計，讓檔案具有一定的時效性、真實性和準確性。

（四）優化管理隊伍，轉變服務觀念

事業單位要不斷加強人力資源管理者的思想教育，促使檔案管理工作人員可以對專業知識進行不斷更新，提高自身的專業技能，積極吸納檔案管理專業人員，對事業單位檔案管理工作進行不斷地優化，這樣可以給事業單位中人力資源管理部門注入更多的新鮮血液，并且事業單位可以適當提高人力資源檔案管理人員的福利待遇，給事業單位其他工作的開展可以打下十分堅實的基礎。

總而言之，事業單位再人力資源檔案管理工作開展過程中常常會遇到多方面的壓力和多方面的問題，所以只有不斷根據實際情況來想出解決的對策，并且不斷對人力資源進行優化配置，才能不斷提升人力資源檔案管理的質量效果和水平，減少工作開展過程中遇到的壓力，促進單位的良性積極發展，給單位的發展做出一份貢獻。（作者單位：南陵縣市場監督管理局）