醫院人事檔案的精細化管理研究

薛亞妮

人事檔案管理是醫院的一項重要工作，能夠反映出醫院的管理能力。而隨著科技水平的提升，醫院的人事檔案管理也逐步的得到了完善，目前已經達到了精細化管理的效果，從而進一步的提升了醫院的整體管理水平。

這些年以來，我國科技的發展使得醫院檔案管理的水平也得到了提升。精細化管理的作用在于能夠節省一部分的管理資源，并可以對所有人的信息、學歷等方面進行記錄，同時也能夠作為工作者調動的主要依據，因此一定要重視醫院人事檔案的精細化管理工作。那么下面我們就來對醫院人事檔案精細化管理工作進行一下具體的研究。

一 、醫院人事檔案精細化管理的必要性

社會的進步使得醫院得到了很大的發展，不過也同時面臨著諸多的挑戰。而人事檔案管理工作對于醫院的建設至關重要，能夠為醫院帶來相關的管理信息，從而便得以確保人事檔案管理工作能夠滿足醫院建設的要求。精細化管理會涉及到醫院管理的多個層面，這無形中加大了管理的困難程度，因此要制定出完善的管理措施，以此提升管理效率。而醫院人事檔案精細化管理的必要性主要包括以下幾個方面：

（一）能夠提升人事檔案資源的使用率

目前，醫院人事檔案管理不再只是拘泥于查找紙質檔案，同時還要求工作者對檔案的使用采取專項服務。過去的檔案管理方式較為落后，無法達到理想的服務水平，已經無法跟得上網絡時代發展的腳步。而若想對醫院采取完善的人事檔案管理，使醫院能夠提升檔案的使用率，那么就要積極的引入電子化、信息化的技術，利用電子文件來進行相關的管理工作，這樣以來不但能夠節省一部分的人力資源，加強工作質量，同時還能夠防止在管理過程中出現不必要的失誤。

（二）精細化人事檔案管理工作能夠符合醫院發展的要求

目前，醫院人才流失嚴重，同時醫院間的交流非常頻繁，在這樣的情況下，使得過去所采用的人事管理方式已經不符合醫院的要求，同時在國內，人事檔案需要加強保密，因此并沒有多大的使用率。不過由于社會的發展，使得我國的醫療體系也得到了逐步的完善，醫院間的溝通力度也是越來越大，從而使醫院得到了完善的建設。利用過去的人事檔案管理方式盡管能夠提升管理的整體效果，不過卻難以改善工作效率。而在結合信息化技術以后，除了能夠提升人事檔案管理的整體效果以外，還把檔案的使用范圍擴展到了整體的醫療體系當中，從而使得醫院間的溝通更加的方便。

（三）醫院人事檔案管理具有現實性

過去在進行醫院人事檔案管理的時候，普遍記錄的都是歷史資料，無法反應出工作者最近的表現，也無法按時獲取最新的資料，因此很難掌握工作者的工作情況，根本不具備現實性。因此當前，醫院人事檔案要實現信息化管理的目標，這樣便能夠對資源進行有效的分配，確保人才之間能夠方便的進行交流，從而就可以建立一個強大的人才團隊。

二、醫院人事檔案精細化管理的措施

（一）創建精細化的信息數據庫

由于國內醫療醫療體系的完善，使得醫院檔案的規模逐漸的擴大，種類也越來越豐富。不過各個種類的檔案分配在各個科室當中，很難進行管理，同時還很有可能出現信息孤島的情況。從現實情況能夠明顯看出，傳統的檔案管理方式根本不能夠讓醫院得到發展，因此要加強改革的力度，全面采取精細化管理的模式。而作為檔案管理的一項重要工作，人事檔案管理也應該進行有效的精細化管理。不過想要做好這方面的工作，那么就要創建信息化管理系統，并在系統當中建立完善的信息數據庫，這樣以來就可以對人事檔案進行統一管理。而在創建信息數據庫的的過程中需要做好以下工作：首先要根據檔案的級別、格式等來建立相應的分區。其次，還要根據人事檔案的種類來進行有針對性的保存工作。最后，設立模糊搜索功能，以讓人事檔案的查詢工作更加的方便。

（二）完善人事檔案的管理制度

想要加強醫院人事檔案精細化管理工作的整體效果，那么就要根據醫院的實際情況來創建健全的管理制度。

1.要確立人事檔案的范圍。通常狀況下，醫院工作者的信息、勞動合同等是醫院人事檔案的主要構成部分。

2.在進行歸檔工作的過程中，要全部使用紙質化檔案以及電子文檔。而且值得注意的是，一定要采用正規性的電子文件。

3.相關工作者要對檔案情況做好維護，并進行歸檔處理。

4.要采用檔案公開的形式，以確保檔案可以得到再次的使用。

5.相關工作者要維護好信息系統，創建安全管理制度，同時要避免工作者隨便使用系統設備。

6.要避免紙質檔案受到竊取，并進行完善的防火措施，已全面保證紙質檔案的安全。

7.制定檔案銷毀制度。如果要對檔案進行銷毀，那么就要先報告上級，等到得到準許以后，才可以做銷毀工作。

（三）對人事檔案服務工作進行創新

過去醫院只是注重對于檔案的管理，至于如何進行合理的使用并不是特別的重視，這極大程度的降低了二次使用的效果。因此人事檔案管理要轉變傳統的服務方式，并進行相應的完善工作，以全面展現出人事檔案的作用。

1.人事檔案管理要建立完善的信息管理平臺，以加強檔案服務的水平。

2.相關管理工作者要向檔案使用者做好檔案咨詢服務。例如在使用人員準備搜尋檔案的時候，管理工作后要讓他們了解檔案是如何進行分類的，并教會他們搜索檔案的方式。而且檔案管理工作者還要就檔案使用者在采用檔案時所出現的疑問進行合理的解答。同時，檔案部門在對醫院工作者進行調配的過程中，要做好對檔案的維護工作。例如通過管理系統來查詢檔案信息，然后對檔案進行完善，這樣就可以確保人事檔案的使用價值。

（四）創造檔案管理文化

若想提升檔案管理工作的效果，讓醫院相關工作人員重視此項工作，那么就要創造豐富的檔案管理文化。

1.管理工作者要不斷收集檔案資源，并從中找到人事檔案的使用價值。

2.醫院要加大對于工作的推廣力度，以加強工作者的人事檔案管理意識。

3.醫院要把人事檔案管理工作列進醫院發展的計劃里，這樣便能夠全面提升人事檔案管理工作的效率。

（五）重視細節管理

人事檔案管理屬于一項系統性的工作，如果想要達到精細化的效果，那么就要重視細節方面的管理。

1.對人事檔案管理進行細化。人事檔案管理相當繁瑣，在管理的初始階段會遇到一定的困難，所以在管理期間，要對管理環節進行細化。要通過管理制度來發現薄弱環節和重點。之后，再對各個階段的管理工作進行細化，這樣以來就可以做好人事檔案的管理工作。

2.要對管理流程進行細化。確保工作者能夠全面掌握自己所負責的工作任務，從而便可降低在工作期間出現失誤的概率。

3.還要對人事檔案管理工作加強監管。要堅決遵守所創建的各項制度，如若不然就無法確保人事檔案精細化管理的效率。因此有關工作者要加大監管力度，確保檔案管理制度能夠得到檔案管理者的有效執行，這樣以來便可以讓檔案管理工作實現規范化。

4.要堅決執行責任制度。要把人事檔案管理責任進行細化，同時還要在平時進行管理的時候，做好自己的本職工作，注重管理細節，從而就可以提升工作人員的工作態度，并最終確保人事檔案的管理工作效率達到理想的要求。

三、結語

通過以上內容我們能夠了解到，人事檔案管理是醫院的一項重要工作。在新時代下，醫院要改善傳統的檔案管理方式，全面實行精細化的模式。因此，人事檔案管理工作者要合理的采用信息化的手段，來打造信息數據庫，同時還要完善人事檔案的管理制度，對人事檔案服務工作的創新、創造檔案管理文化，并還要重視細節方面的管理，這樣一來就可以加強人事檔案精細化管理的效果，從而便能夠讓醫院得到良好的發展。（作者單位：寶雞市中心醫院）