單位行政管理科學化和精細化的對策

李祝

摘? 要：行政管理是行政活動的重心，行政管理科學化以及精細化與否直接影響到行政活動的效能，也決定了行政活動能夠產出多少經濟效益和社會效益?，F實生活中，要將這一復雜而又高度綜合的工作事項做好，十分考量辦公室行政管理人員的智慧。文章就行政管理科學化和精細化的必要性予以闡述，指出當前行政管理工作中存在的不足，并從科學化以及精細化的角度提出建議，旨在進一步解決實踐問題，助益于相關單位解決行政管理動能不足、成本高的問題。

關鍵詞：精細化;科學化;行政管理;不足;對策

一、單位行政管理科學化和精細化的必要性

（一）確保單位行穩致遠的必然要求

新的歷史起點，單位行政管理的內容和目標都有所調整，機遇與挑戰并存。在這種環境下，從科學化以及精細化的角度開展行政管理工作，不僅可以把握行政管理與單位其他工作之間的聯系，給單位各項工作改革提供更多的創新方向，而且可以促進單位整體的發展，激發單位發展活力。除此之外，發現并處理傳統行政管理中存在的問題，重視細節工作，可以營造良好的工作氛圍，更好地順應時代的發展。總而言之，在當前環境下，抓好行政管理工作，遵循規律和打破束縛，摒棄守舊思想，才能真正彰顯行政管理的價值，贏得單位領導以及其他部門的認可。

（二）協調組織內外關系的內在要求

辦公室在單位中主要扮演著“協調者”以及“傳聲筒”的角色，其能夠更好地協調組織內外的關系。從科學化以及精細化的角度開展行政管理工作，不僅可以進一步落實上級機關部署的相關任務和政策，而且可以協調好單位內部各個部門之間的關系，真正起到“承上啟下”的銜接作用。相反，一味強調工作效率而忽視對工作內容進行細化，則勢必影響任務完成、政策傳達以及關系協調工作，難以體現行政管理的服務職能。除此之外，細化相應的內容，可以更好地發現問題并加以整改，能夠避免問題再次發生，構建科學化的事務處理格局。

（三）提升辦公室服務效能的必然舉措

作為事業單位的綜合性較強的管理部門，辦公室具有監管、溝通、協調、管理等多項職能，是單位運行的核心軸動力。新形勢下，從精細化的角度開展行政管理工作， 不斷細化崗位職責、工作內容、工作目標，進一步按照規章制度管人、管事和管權，能夠提升辦公室整體的服務效能。一方面，各項行政管理事務被細化之后，各個崗位的人員就能夠擔起責任，實現崗位之間無縫對接，避免崗位之間職責重疊，進而呈現出嶄新的服務面貌。另一方面，推動行政管理事務科學化和精細化，能夠確保辦公室各項工作正常開展，實現行政管理向行政服務轉變，切實攻克日常行政管理工作中存在的難點，實現辦公室行政管理與辦公室服務的有機融合。

二、單位行政管理工作中存在的不足

（一）缺乏科學化和精細化的管理模式

當前，部分單位開展行政管理工作模式缺乏創新，在一些方面無法做到面面俱到，更談不上行政管理科學化和精細化。一是尚未建立重大事項督辦機制，對相應的事項缺乏硬性規定，導致許多行政管理事項無法高效展開。二是尚未建立有效的溝通協調機制。實踐中，許多行政管理事項并不只是涉及辦公室的職責，還關系到其他部門的職責，如果缺乏相關部門配合，勢必會導致行政管理效能低下。然而，當前部分單位在開展工作過程中沒有進一步量化和細化管理項目，容易出現責任推諉、工作推諉等情況。三是辦公室內部缺乏團隊協作機制，難以在確保效率的情況下高質量完成復雜性的行政事務。

（二）行政決策執行和監控不到位

單位任何一項決策如果不能落實下去，不僅會影響行政決策的公信力，甚至可能導致行政管理邊緣化。當前，部分辦公室在履行行政管理職責時，過于重視從決策制定角度為單位以及其他部門提供意見，忽視行政決策執行和監控。一是尚未做好相應的監督檢查工作，政策制定出來后是否落實的情況不明，浪費人力、物力以及財力資源的同時，不利于行政管理科學化。二是尚未做好決策效果評估工作，難以為領導后續開展工作提供具有參考性的意見，無法突出精細化。

（三）缺乏科學化和精細化的行政管理體系

當下，之所以部分辦公室行政管理不夠科學化和精細化，關鍵在于管理體系存在漏洞。一是行政管理流程過于繁雜，不同事項沒有標準的處理程序，可操作性不強。在這種環境下，不同員工習慣于按照個人的習慣開展工作。二是缺乏問題意識，沒有及時針對行政管理中存在問題加以改進，難以總結、探索行政管理工作的新特點以及新規律。三是沒有理清行政管理的具體內容和崗位職責，難以形成目標化管理，影響工作效率和質量。

（四）文件流轉制度不健全，難以發揮行政管理的作用

辦公室作為單位的行政中樞，通常會負責對一些公文類、政策類、法規類文件進行處理。然而，當下部分單位文件流轉制度不健全，許多政策精神無法及時傳遞，弱化了行政管理在單位決策中的作用。一是涉密文件與普通文件的管理不科學，部分涉密文件沒有及時移交檔案管理人員進行加密處理，存在一定的安全隱患。二是流轉程序不明確，相關的文件在OA辦公系統或者線下的流轉速度較慢，無法體現辦公室“傳聲筒”的功能。三是辦公室與檔案管理部門對相關文件的轉交職責不明確，部分文件沒有及時清退、銷毀、歸檔。

三、單位行政管理科學化和精細化的對策

（一）創新管理模式，明確管理目標

思路決定出路，思路是開展工作的基礎。要實現科學化以及精細化的目標，需要從體制機制層面發力，需要創新工作模式。一是要建立重大事項督辦機制，明確各重點事項的牽頭部門，由辦公室設置相應的管理臺賬，便于后期考核、追責以及管理，提升整個單位的行政管理效能。二是建立有效的溝通協調機制，強化全體員工的協同意識。一方面，要做好辦公室與其他部門的信息協同，充分利用OA辦公系統、內網郵件以及其他現代化通信技術實現信息共享，避免內部出現信息孤島。另一方面，要進一步量化和細化管理項目。對于綜合性較強的行政管理事務，要明確辦公室以及其他職能部門在該事務中的責任，做到條塊管理與精細化管理相結合，避免出現責任推諉、工作推諉等情況。三是要建立團隊協作機制，依托辦公室這一整體開展行政管理工作。對于復雜性、內容多的行政管理事項，要合理科學地分配相關任務，節約時間并提升工作效率。

（二）做好行政決策執行和監控工作

無論多么科學和合理的決策，最終都需要落到實處，否則就會成為一紙空文。決策執行階段是決策制定階段的繼續和延伸，不嚴格執行或者不落實執行，都會導致決策的無功而返，白白耗費大量的人力、物力和財力。為此，辦公室既要扮演好“參謀者”角色，也要扮演好“監督者”角色。一是要做好相應的監督檢查工作，及時發現決策執行中存在的問題。二是要做好決策效果評估工作，及時向領導匯報相關情況，凸顯行政管理工作的價值。

（三）搭建科學化和精細化的行政管理體系

行政管理是一項宏觀的工作，涉及到公文處理、檔案管理、會議管理、制度管理以及其他方面，只有從宏觀上加強布局，搭建科學化和精細化的行政管理體系，才能真正實現行政管理有序化的目標。具體而言：一是要優化行政管理流程，明確不同事項的處理程序，在內部形成一套可操作性強的管理規程。二是要建立閉環式的行政管理改進機制，根據領導建議以及其他部門反饋，發現當前行政管理中存在的不足，采取有針對性的措施，實現“低投入、高產出”的目標。三是要明確不同事項的管理內容，將每一項事項具體化、明確化，理清崗位職責，督促每一個員工為目標的實現而盡責盡力。

（四）完善文件流轉制度

為了更好地發揮辦公室行政管理職能，推動行政管理工作創新化、規范化、制度化以及科學化，必須要完善文件流轉制度。一是對涉密文件和普通文件進行區別化管理。涉密文件與普通文件具有本質的差別，二者的管理要求也有所差異。為此，必須要制定嚴格的文件流轉機制，在充分保障不泄密的前提下，提升涉密文件的傳閱效率以及質量。二是要完善文件流轉程序，遵守“嚴格程序，靈活處理”的基本原則，細化制度內容，為辦公室行政管理人員提供更為明確的指引。三是要理清辦公室與檔案管理部門的職責，對文件傳輸、立卷歸檔等重點環節進行優化，對重點人員進行配置，切實保障文件在接收、登記、送批、傳閱以及抄錄過程中合規合法。同時，細化部門職責過程中要堅持標準化、精細化和科學化的基本要求，確保相關文件歸檔、清退以及銷毀的及時性。

四、結語

做好行政管理工作是適應新時期科學行政、高效行政的內在要求，是減少行政管理成本，實現單位精細化管理和科學化管理的必然要求。通過本研究可以發現辦公室行政管理工作是一項復雜性、長期性以及系統性的工作。為此，辦公室行政管理人員必須要將行政管理工作作為一項根本性的工作來抓，創新管理模式，明確管理目標，做好行政決策執行和監控工作，確保行政管理工作能夠與時俱進。除此之外，工作人員要注重細節，樹立責任意識以及規范意識，搭建科學化和精細化的行政管理體系，不斷應用新思路解決新問題。

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作者簡介：

李? 祝（1990.07-）;性別：女;民族：漢族;籍貫：云南省景谷縣;學歷：本科;職稱：群文專技十一級、助理館員;研究方向：行政、辦公室管理、人事管理。