辦公自動化環境下檔案管理研究

趙琳紅

【摘要】檔案管理是辦公發展的重要組成部分，它記錄著相關主體發展的歷史進程，客觀反映了問題處理、決策、建設、研究和發展的過程和結果。隨著辦公室改革的不斷推進，如何提高檔案管理水平，及時、準確、完整地提供檔案信息，滿足需求，適應新的發展形勢，是檔案工作面臨的新課題。本文介紹了辦公自動化環境下檔案管理的優勢和存在的問題，以及提升檔案管理水平的建議。

【關鍵詞】文件;檔案管理;辦公自動化

當前社會已經正式進入信息化時代，信息化技術滲透到各個行業，在計算機技術和數據處理技術的推動下，辦公室檔案管理已經擺脫傳統文檔管理模式的束縛，當前檔案管理已經實現信息化、自動化、便捷化。辦公自動化是辦公室文化發展的必然趨勢，在新的信息化技術推動下，如何有效提升辦公室檔案管理效率是辦公室運營效率提升的關鍵所在。

一、辦公自動化在檔案管理中的優勢

（一）高效便捷的備案率。強大的信息處理能力是計算機給辦公自動化帶來的巨大優勢。辦公自動化環境下的檔案管理與信息技術相結合，最大限度地將傳統紙質檔案的繁瑣程序信息化，并進行了相關的歸檔工作。這些優勢可以有效地保證資源的更好利用。

（二）全面高效地實現資源共享。檔案管理在辦公自動化環境中可以充分發揮信息技術的作用，有效地實現檔案管理系統，方便快捷地實現資源共享、閱讀和檢索。同時，網絡和信息傳輸技術的推廣，使電子檔案管理能夠根據不同的情況進行檢索、分類、整理、優化和過濾，有利于加強檔案管理，發揮傳輸速度快、速度快等優勢，使用能力強，信息量大。它還可以共享資源。尤其是政府機關和事業單位，信息的利用更為全面和高效。

（三）儲存更穩定。與紙質檔案相比，電子檔案可以充分利用現代科學技術進行存儲和傳輸，如DVD光盤、U盤、移動硬盤、存儲卡等。這些設備的優點是不易受對象環境的影響，而且具有存儲時間長、信息量大、穩定性強的特點。通過網絡工具直接傳遞文檔資源，大大提高了文檔的穩定性和安全性。

（四）辦公自動化環境下的檔案管理更為簡單。傳統的檔案管理有一個復雜的過程，從文獻信息的收集、分類、整理、歸檔到結束。每一步不僅需要大量的人力、物力，而且容易出錯。但是在辦公自動化的環境下，計算機的輔助使復雜的工作變得簡單，操作不需要太多的時間和精力，而且提高了文檔的質量，減少了時間和空間。

二、檔案管理辦公自動化存在的主要問題

（一）電子文檔的安全性降低。電子文件與紙質文件最大的區別是電子文件沒有固定的形式，易于改變，即使經過修改也沒有痕跡。但是，一旦修改了紙質文件，痕跡就很明顯了。因此，電子文件的保密性不如紙質文件，使一些保密性較高的文件變得較弱，不利于文件信息的安全管理。目前，雖然一些相關技術可以防止其他技術增加、刪除或更改原始偽造文件，但無法有效識別原始文件。紙質匯票可以通過印章或簽名。這些都是在安全方面受嚴格測試的電子文件。在另一個詞中，電子文件的安全存在風險。

（二）檔案管理人員素質不足。辦公自動化系統在檔案管理中的應用需要加強檔案人員的素質。有關檔案管理的理論、方法和技術還不夠，需要優秀的計算機技術。因此檔案管理人員不僅需要達到一定的知識水平，還需要掌握現代高新技術和處理相關問題的能力。目前，大多數檔案管理人員在技術、相關理論知識、辦公自動化設備使用的主動性等方面存在不足，不利于檔案管理的電子化。

（三）網絡環境下的文檔信息存在安全隱患。由于文檔在計算機中生成，通過網絡進行傳輸和處理，因此容易受到來自計算機和網絡的多種威脅。一方面，互聯網上的非法訪問是無法量化的，防火墻不可能防范黑客大師;另一方面，內部人員經常通過USB閃存驅動器、WIFI調諧解調器、智能手機、藍牙適配器、數字音樂播放器，對文檔信息管理系統的數據進行未經授權的散布，紅外傳輸、電子郵件、FTP等方式。在內外兼有的惡劣網絡環境下，文檔信息不能自我隔離，文檔管理文件信息的真實性鑒定和維護變得越來越困難，檔案的本質屬性是載體的原始記錄，而紙質文件的載體則離不開記錄的筆跡、簽名、印章等外部特征。電子文件受保密限制。電子文檔不僅易于修改、不留痕跡，而且可以在不同的計算機和載體之間進行傳輸和復制。雖然有些技術可以防止電子文件在原稿中增加、剪切或復制，但其內容比紙質文件更容易改變。人們無法區分原始文件和手寫文件，也無法區分每一份文件的印章或簽名，因此他們無法通過印章或簽名來確定什么是原始電子文件。以上問題都是對電子文件真實性、可靠性、保密性的嚴峻考驗。

三、辦公自動化環境下檔案管理的幾點建議

（一）提高檔案管理人員的綜合素質。一是從硬件建設和輸入入手，不斷改善人員檔案的硬件環境和業務技能。只有增加現代化的硬件設施，檔案人員才能認識這些設備，學會提高業務技能，提高管理水平。二是“自學、培訓為輔”的模式逐步形成終身教育機制，保證了檔案工作者的素質與時俱進。不斷學習獲取知識是提高質量的根本途徑，因此建立單位人員的激勵機制，將檔案服務學習作為績效考核的一部分。三是加強檔案部門之間的合作，擴大溝通。通過交流，學習兄弟單位的成功經驗和方法，利用網絡和現代通信拓展檔案管理信息源和創新思路。

（二）努力解決電子檔案管理的標準化問題。辦公自動化、無紙化等事物的出現，給檔案的形成帶來了巨大的變化，如發文、提醒、歸檔等過程都是在計算機和通信線路上進行的。因此檔案必須是可讀的檔案，其管理模式與紙質載體檔案有很大的區別，文件工作者將面對更多的機器可讀表單文件。建立規范、開放、服務、共享的檔案管理體系，規范基礎業務是電子文檔管理的必要前提。

（三）建立統一的標準。在辦公自動化環境下進行檔案歸檔管理，必須從以下幾個方面著手。一是建立規范的文件管理制度。目前，許多單位的檔案管理和檔案管理是分開的，屬于不同的管理部門。檔案部門往往難以進行早期控制，這一點一不小心就成了“越權”。因此，必須從管理制度上加以規范，對本單位的文件管理和檔案管理實行統一領導和統一規劃。檔案管理的指導和控制由檔案部門負責，確保檔案的形成、處理、歸檔管理、查閱等工作在檔案部門的監督下進行。在系統設計中，采用兼容性強、應用性能好的軟件系統，規范相關的技術參數和技術標準，包括數據接口標準、數據安全標準和不同類型的數據轉換標準，保證不同類型的子文件順利從辦公自動化系統流轉到檔案管理系統的安全管理。

（四）制定相應的檔案管理法。檔案管理過程的自動化越來越快，也是未來檔案管理的大趨勢，利用計算機管理檔案的優勢非常明顯。與舊的紙質檔案相比，電子檔案具有很大的發展潛力。管理者應積極主動地解決相應的制約因素，我國是法治國家，一切都應按照相關法律規定進行，也為檔案管理的未來發展服務。電子檔案的修改容易，查找困難，有關部門應制定相應的法律規范電子檔案的管理。只有法律規范電子檔案管理的各項細節，電子檔案才能更好地發展。此外，還應對違法人員進行相應的處罰，要堅決執行有關法律措施。電子檔案法應符合國家法治理念，對電子檔案管理的發展具有十分重要的價值。

四、結論

總之，要在辦公自動化環境下更好地開展檔案管理，必須轉變觀念，用科學的思想提高管理水平，與時俱進，不斷把新技術應用到檔案管理中。同時，應采取多種方式克服辦公自動化帶來的弊端，提高文檔的利用率，更好地為日常工作和管理決策層服務。

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