新形勢下檔案管理現代化問題及改革對策

王素娟

摘 要：新形勢標志著我國社會市場經濟進入全新的發展階段，推動著我國檔案管理工作的全面發展，為檔案管理現代化、信息化、數字化建設奠定了堅實的基礎，然而在迎接新時代挑戰的過程中，檔案管理現代化卻面臨著諸多問題，極大限制了檔案管理事業的長遠發展，難以滿足新形勢對企業長遠發展的需求。因此在檔案管理改革進程中，應解放思想、開拓創新，突破傳統檔案管理理念，尋求出全新的發展途徑。本文集合檔案管理現代化中所存在的問題，提出相應的改革原則及路徑。

關鍵詞：新形勢;檔案管理;現代化

引言

在信息社會蓬勃發展的過程中，計算機互聯網技術得到了廣泛普及與應用，使得我國檔案管理不斷向現代化的方向發展，切實地實現了檔案事業的現代化發展目標。根據理論闡述及實證研究能夠發現，檔案管理現代化具體指檔案管理工作在信息、資源、技術等層面上的現代化與規范化，是利用互聯網思維、科學方法及現代化手段對傳統檔案管理進行有效的統籌與規劃，實現提升工作效率、社會效益及經濟效益的發展目標。新形勢標志著社會經濟的現代化發展趨勢，明確了現代化發展的渠道及思路，推動了檔案管理的信息化、現代化、自動化發展的進程。然而在檔案現代化發展的過程匯總依舊存在著諸多的問題，深入分析檔案管理新問題的形成原因，發展機制及改革路徑，能夠有效推動檔案管理現代化的發展進程。為我國檔案事業的健康發展，指明鮮明的發展方向。

一、檔案管理現代化內容與重要性

1.檔案管理現代化內容

新時期發展過程中，檔案管理模式發生改變，同時，檔案管理現代化也出現很多新的管理內容。在采用現代化檔案管理方式和內容的過程中，最主要的是檔案工作技術的現代化，通過檔案工作技術的現代化工作方法，實現對檔案的有效查找、記錄、整理，這種現代化的工作方法是以先進的設備和技術為基礎，不斷達到優化檔案管理流程、實現各方面檔案信息內容共享的目標。同時，在檔案現代化管理過程中，對于檔案管理標準化工作也提出新要求，需要檔案管理人員，結合現代化檔案管理工作的相關標準和依據，實現對檔案信息工作的有效記錄和整理，進而保障相關資料在應用的過程中更加方便，提升檔案管理工作效率和質量。對于檔案管理現代化人員的能力和素養也提出新要求，需要通過檔案干部知識化的方式，提升檔案管理人員較高的素養和能力，并且還要在檔案現代化管理工作中，具有計算機技術使用和創新能力，合理對檔案管理現代化設備，進行優化和管理，從而最大程度地滿足新時期背景下的現代化檔案管理工作需求，提升工作質量和發展效率。

2.重要性

檔案管理在現代化發展過程中，通過現代化檔案管理模式和方法，有助于滿足檔案數量快速增長的實際需求和客觀需要。并且經濟的快速發展，使得檔案管理的信息內容變得復雜多樣，為有效提升檔案分類記錄、整理的質量，減少工作花費的時間，需要通過現代化的檔案管理方法，對各單位數據資料進行合理統計和整理，并且發揮現代化技術和計算機技術，促進檔案管理工作效率提升。同時，檔案管理在現代化過程中，還存在缺乏檔案管理意識、投資力度有限的問題，這給檔案管理工作帶來很大挑戰。所以，加強檔案管理現代化發展，利用信息化技術管理檔案資料和數據，對于檔案信息高效處理和精準利用起到積極作用和影響，也能間接地提高檔案管理人員對檔案管理工作的正確認識和理解，全面參與到現代化技術和計算機信息技術的學習當中，實現對信息資源和檔案信息的高效分類處理，極大促進工作效率提高。

二、檔案管理在現代化過程中所存在的問題

1.科學認識缺乏

現階段，我國社會群體及單位機構對檔案管理缺乏規范意識，簡單地認為檔案管理是對作業流程、人員信息的總結與記錄。在檔案建立及存儲后，也很少能夠幫助單位提升現有的經濟收益、社會效益及體系改革，很少得到充分地應用。甚至存在部分單位或部門無法深入理解檔案管理現代化發展的價值與意義，無法及時地提供技術與資金層面上的幫助。導致檔案管理設備、技術及方法不能真正地引入到檔案管理體系中，致使檔案管理依舊沿襲傳統的分類、整理、記錄等作業體系。由此可知缺乏科學認識是阻礙檔案管理現代化發展的重要原因及基本問題。在現代化、信息化、數字化發展的過程中，管理階層應深入理解檔案現代化的價值與作用，從檔案管理改革的角度，創新管理方法，提升管理效率，增強檔案管理在經營管理、政務管理中的作用，使現代化思維真正成為我國檔案管理健康發展的思維樞紐及理論引導。

2.投入力度有限

在檔案管理現代化發展的過程中，企業所面臨的最大難題是經費有限。由于檔案管理在經營管理、組織架構中的作用與價值不夠突出、不夠明顯，導致管理經費有限，難以配置信息化設備，尤其在基層單位及中小企業中，依舊存在檔案館管理設備簡陋、基礎條件差、管理工作不標準、不規范等問題。并且在傳統管理模式上，依舊存在著諸多的問題。根據現代化發展的理念及要求，提升資金投入比例，改革管理模式，深化信息化發展理念，是檔案管理信息化、現代化發展的必然要求，如果相關資金、設備及人力難以滿足現代化建設的需求，將導致現代化建設論文形式、紙上談兵，無法切實地深入到單位建設、企業發展及政務管理等層面中，難以真正地推進現代市場經濟的發展需求，進而阻礙了檔案事業的健康發展，喪失了基本的功能及作用。

3.缺乏標準和規范

標準化和規范化是我國檔案管理信息化、現代化發展的有機組成部分，是社會各領域實現現代化的基本要素及制度保障。能夠使社會各行業部門在現代化建設的過程中，有章可循、有理可依，規避檔案管理管理混亂、責任不清，制度模糊等問題。然而根據相關調查顯示，我國部分單位及部門在檔案管理層面，存在著明顯的不規范、不標準等問題，導致存儲不合理、分工不明確，隨意使用、隨意整理等問題。進而給企業其它工作及活動帶來不便，進而使企業蒙受損失。雖然我國相關政府部門對檔案標準化、規范化提出了嚴格的要求，部門及單位領導也深刻認識到問題地嚴重性，但在實際的現代化建設與工作中，該類問題依舊難以得到有效地解決。

4.忽略人員專業培訓

檔案管理現代化發展，需要增強對管理人員專業培訓工作的重視，進而才能在檔案現代化建設和發展中，防止檔案現代化管理工作缺乏專業性的問題發生。從目前發展形勢來看，新時期背景下的檔案管理現代化發展，還存在忽略人員專業培訓的問題。由于檔案管理工作上的投入有限，進而使檔案管理工作在推進中，對于檔案管理人員的培訓工作較少。通常是對人員進行簡單培訓后，讓其進行檔案管理工作，在有效提升檔案管理人員安全意識和風險意識方面存在不足。此外，雖然相關部門對檔案管理人員進行檔案管理系統操作和問題處理能力方面的培養，但是在增強檔案管理人員維護檔案信息安全性的能力上缺乏培養力度，進而很難避免檔案管理現代化發展過程中專業性錯誤的發生，影響相關工作的現代化發展，也會降低檔案現代化發展與管理工作效率。

三、檔案現代化的改革思路

1.解放思想

檔案現代化中的解放思想，主要指改變傳統檔案管理的理念及觀念，采用新的工作方式及模式，推動檔案管理工作的持續發展。其理論內涵是破舊唯新，打破舊思想、舊理念，建立新模式與新方法，其實踐基礎是傳承與發展，保留傳統方法、傳統理念及傳統模式的精髓，去除影響現代化建設的制度、觀念及認識。簡而言之，就是在保留有利思想、實踐經驗的前提下，改變，去除傳統的工作方法、模式、環節及流程。現代化是新形勢下，社會發展的主要內容及重要方向，因此企業及單位要想獲得發展，就必須打破傳統的認識，建立創新理念，通過繼承與發展，解構與重構的過程，推動現代化建設的進程。

2.開拓創新

解放思想是前提，開拓創新是關鍵。在檔案管理開展現代化建設工作的過程中，負責人應提升自身的創新思維、創新理念、創新能力，在打破傳統模式、理念及認識的基礎上，結合“互聯網+”的思想，構建全新的檔案管理體系及模式，形成新的管理方法、技術及路徑。然而開拓創新，并不僅僅局限在檔案管理內，更應注重檔案管理的應用范疇、實踐模態，使檔案管理與單位及企業的組織管理、經營管理、財務管理相聯系，使其延伸到部門及企業的各個環節及范疇，提升檔案管理的時效性與針對性，使檔案現代化逐漸成為企業現代化發展的階梯與基石，使其真正成為經營管理、組織建設的重要組成部分。

3.思維革新

根據現代化思想及理念，能夠發現檔案現代化發展的主要內容，是應用現代技術、前沿設備、信息化手段革新傳統的工作模式、體系的過程。這便要求企業從信息化技術的角度，探析檔案現代化發展的途徑及渠道。通常來講，“互聯網+”思想是影響檔案管理信息化、現代化建設質量的關鍵因素，如果企業負責人不能內化“互聯網+”理念，將導致信息化建設停留在表面，無法深入到檔案管理體系當中，無法形成真正意義上的檔案信息化建設目標。“互聯網+”理念要求檔案管理者根據信息化內容、技術，解構傳統的工作模式及發展體系，圍繞信息內容及技術，構建全新的制度體系及發展機制。因此提升“互聯網+”理念，是推動檔案現代化發展的先決條件

四、檔案現代化改革路徑及策略

1.增強科學認識，創新檔案管理制度

首先，部門及單位領導應明確新形勢對單位發展的影響與挑戰，深化檔案管理在經營管理、政務工作中的價值與作用，明確檔案管理現代化的發展目標，提升自身對檔案管理的科學認識，進而提升檔案管理方面的設備投入、資金投入及資源投入，推動檔案管理事業的長遠發展。其次，加強思想教育，提升管理人員、部門人員在檔案管理中的思維理念，深化現代化在檔案管理中的意義，引導相關人員將檔案管理現代化作為自身職業發展、崗位發展的基石。最后，為有效推動檔案現代化建設的進程，提升現代化發展的有效性與實效性。相關政府部門應通過構建政策機制、規章制度的方式，推動檔案現代化的健康發展，提升單位人員的現代化認識。

2.創新應用方法，增強檔案管理實效

首先，檔案管理部門應深入理解“互聯網+”理念，將信息技術、數字技術的理念融入到檔案現代化建設的過程中，以信息化技術的特征、特點及內容，重新構建檔案管理的錄入、整理及分類過程。其次，構建部門聯動、協同發展的工作機制，企業應構建實體檔案錄入與電子檔案整合的雙向發展機制，即在保持原有的檔案錄入環節不變的基礎上，利用信息技術，將不同部門的檔案資源及內容共享并傳輸到檔案管理系統中，形成與實體檔案相對應的電子檔案。隨后根據實體檔案的內容，調整電子檔案，從而為檔案現代化建設奠定基礎。最后，在設備引進與應用層面，由于檔案管理工作對企業或單位的組織工作作用不明顯，處于資金考慮，企業可將日常檔案管理業務委派給第三方機構，使其為企業檔案管理事業的發展，提供技術支持。

3.構建檔案系統，實現檔案現代化建設

檔案管理系統是檔案現代化建設的基礎保障，同時也是影響檔案管理事業制度化、規范化、標準化發展的重要前提。因此企業在檔案管理現代化發展的過程中，應圍繞信息系統，構建出規范、標準的檔案管理機制。首先，企業應根據“互聯網+”理念，構建規范化、標準化的管理機制，尤其在互聯網技術得到廣泛應用的背景下，企業及部門應明確現代化發展的趨勢，使信息資源在流通的過程中，更加規范、標準。其次，在添加空調、復印機、打字機、計算機、掃描儀的基礎上，引入云終端、服務器、電腦機房等信息化設備，根據檔案管理需求及內容，構建富有實效性的檔案管理系統。

4.加強人員培訓，提升管理人員專業性

為推動檔案管理系統化發展，還需要加強對檔案管理人員的培訓，提升管理人員專業性與能力。在培訓檔案管理人員的過程中，不僅要增強檔案管理人員的專業能力和信息技術使用能力，還要強化檔案管理人員在現代化管理系統中的風險防范意識和信息安全意識，進而才能在檔案管理系統運用的過程中，具有維護檔案信息安全的能力，更好實現對相關檔案的合理管理與維護。此外，在專業化培訓的過程中，為防止檔案管理工作出現專業性錯誤，還可以采用強化檔案管理人員信息化素養與能力的方式，讓其更好通過現代化管理方式進行工作。從而最大化的提升檔案管理現代化發展質量，保證企業檔案管理工作的順暢運轉。

結語

檔案管理現代化對推動我國企業現代化發展具有著重要的發展作用，能夠有效提升現代化建設的質量與實效，使檔案管理事業呈現出自動化、智能化的發展特征。然而針對現代化建設中所存在的問題，企業應解放思想、開拓創新，積極地創新現代化應用方法、制度體系及管理模式，使檔案現代化，真正成為企業發展的有機組成部分。

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[4]劉中祥.新形勢下醫院檔案管理現代化問題及相應對策[J].中國衛生產業，2018

（作者單位：1.山東省農業可持續發展研究所;

2.農業農村部華東都市農業重點實驗室）