探究信息化技術(shù)在行政辦公中的應(yīng)用

沈強

【摘? 要】隨著經(jīng)濟的飛速發(fā)展，帶動著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與計算機技術(shù)也得到了很大的提升，信息化技術(shù)在行政辦公中已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用。當(dāng)今社會的信息化水平空前提高，極大地推動了行政辦公的工作效率，在行政辦公中，運用信息化技術(shù)不僅能夠做到科學(xué)決策和資源共享，還能大大提高我國在國際信息化建設(shè)潮流中的地位。本文主要對信息化技術(shù)在行政辦公中發(fā)揮的作用進行研究，并針對現(xiàn)階段信息化技術(shù)在行政辦公中存在的問題進行分析，并找出相應(yīng)的解決方法。

【關(guān)鍵詞】信息化;行政辦公;作用;存在問題

引言

在經(jīng)濟迅猛發(fā)展的今天，信息化已經(jīng)成為社會發(fā)展的必然趨勢，也是時代發(fā)展的必然要求。現(xiàn)如今，隨著我國行政機構(gòu)的不斷深化改革和對電子政務(wù)建設(shè)的不斷要求，傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前行政工作的辦公要求，因此需要通過信息化技術(shù)對行政辦公的過程進行轉(zhuǎn)變以及整合。與此同時，我們也發(fā)現(xiàn)信息化技術(shù)在行政辦公中存在著一些問題，如信息化技術(shù)存在安全隱患、行政機關(guān)缺少獲取信息的途徑以及相關(guān)工作人員素質(zhì)低等方面的問題。下面就由我們共同探討一下信息化技術(shù)在辦公過程中出現(xiàn)的問題以及解決方法吧。

1.信息化技術(shù)在行政辦公中的作用

1.1提高行政工作的辦事效率

在行政辦公中，傳統(tǒng)的辦公模式存在著較為嚴(yán)重的資源浪費，針對此現(xiàn)象可采用辦公信息化技術(shù)對行政辦公所需要的信息進行整合。隨著計算機技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷更新與發(fā)展，辦公信息化的運用也得到了普及，信息化技術(shù)也可以對信息的傳遞速度、傳遞效率進一步提升。由此可見，合理的利用信息化技術(shù)可以是政府在行政辦公的過程中提高處理信息的速度，同時減少工作人員重復(fù)工作的現(xiàn)象，大大提高了政府的辦公效率。

1.2減少行政辦公中的資源浪費

在傳統(tǒng)的辦公模式中，工作人員一般都是通過紙制品來當(dāng)作信息的傳遞媒介，而相對網(wǎng)絡(luò)來說，紙制品具有成本高、不易保存的缺陷，甚至在一些不能避免的意外狀況中，紙制品還可能面臨無法補救的情況。而由于信息化的普及，大家對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用則可以避免這種意外，并且減少紙制品的使用一定程度上還減少了不必要的浪費現(xiàn)象。

1.3建立信息資源共享體系

在日常的行政辦公中，運用信息化技術(shù)可以在對信息的傳遞速度和效率提升的基礎(chǔ)上，有效的對信息進行迅速的提取與整合。針對繁瑣的信息提取工作，信息化技術(shù)可以有效地提高辦公效率，大大的減少工作量。信息化還有一個很重要的作用就是可以將各部門的信息整合、分類、排序，形成資源共享模式，并不斷優(yōu)化更新，做到真正意義上的資源共享。

2.信息化技術(shù)在行政辦公中出現(xiàn)的問題

2.1信息化技術(shù)存在安全隱患

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與計算機技術(shù)的發(fā)展，各方面的網(wǎng)絡(luò)人才也不斷地浮現(xiàn)，而其中也不乏一些網(wǎng)絡(luò)黑客和不法分子。由于網(wǎng)絡(luò)具有開放性，一些不法分子會企圖破開行政機關(guān)的防火墻，進入行政部門的網(wǎng)絡(luò)平臺，從中對行政部分的各網(wǎng)站內(nèi)容進行纂改或是破壞，進而產(chǎn)生惡劣的影響。一旦被不法分子侵入政府網(wǎng)站，很可能會修改上級領(lǐng)導(dǎo)下達的命令，使下級工作人員接收并執(zhí)行錯誤的指令，產(chǎn)生不可彌補的錯誤;也可能造成政府機關(guān)機密文件的泄露，導(dǎo)致國家產(chǎn)生信息方面的安全隱患。

2.2行政機關(guān)缺少獲取信息的途徑

現(xiàn)如今，我國的信息化水平在行政辦公中的應(yīng)用還比較低，行政機關(guān)各級部門之間的網(wǎng)絡(luò)平臺建立的不夠完善，行政的單位網(wǎng)絡(luò)建設(shè)沒有形成完整統(tǒng)一的規(guī)劃，以至于我國目前的行政辦公交流不夠流暢，各級部門之間的網(wǎng)絡(luò)平臺配合不當(dāng)。除此之外，由于我國政府對信息資源的開發(fā)力度不夠，從而導(dǎo)致無法對信息數(shù)據(jù)進一步處理以展現(xiàn)給人民群眾，甚至可能會出現(xiàn)一些較為落后的地區(qū)直接將政府的公文展現(xiàn)在行政辦公的網(wǎng)站中，導(dǎo)致上級領(lǐng)導(dǎo)根本無法獲得即時有效的信息，使得上級部門只能獲得有限的信息。另外，還有一些行政部門的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)沒有形成完整的處理流程，例如在征集和處理民眾的意見時，沒有形成意見討論和反饋，造成民眾的意見、問題以及建議無法得到及時有效地處理。與此同時，還有一些政府網(wǎng)站形同虛設(shè)，個別網(wǎng)站還存在無實用性內(nèi)容且商業(yè)廣告占據(jù)及大篇幅的現(xiàn)象，另外一部分政府網(wǎng)站存在不及時更新、網(wǎng)頁分欄不合理及內(nèi)容不全的問題。由此可見，我國行政機關(guān)需要加大獲取信息的力度，對于行政信息資源進行資源整合。

2.3相關(guān)工作人員的素質(zhì)不高

信息化的辦公模式推動了行政辦公的效率不斷提高，而辦公過程也變得越發(fā)透明，這是相關(guān)工作人員對信息化建設(shè)抵觸、敷衍的主要原因。由于行政辦公的透明化，行政人員的權(quán)力行使收到了限制和監(jiān)督，使得行政辦公人員被動的提高自己的能力，但是還有一部分工作人員為了保證自身的利益而不愿意采用信息化技術(shù)進行辦公，因此在信息化發(fā)展建設(shè)中還需要面臨由于工作人員素質(zhì)不高而產(chǎn)生的不配合的問題。

3.解決信息化技術(shù)在行政辦公中存在問題的辦法

3.1加強信息安全保障措施

在信息技術(shù)時代，行政機關(guān)在使用信息化技術(shù)時需要提高安全防范意識，在各部門建立網(wǎng)絡(luò)信息共享平臺時必須要使用專業(yè)的技術(shù)人員，保證辦公軟件安全性能，使用信息保護作用強的軟件。同時還需要建立一套完善的防護措施，安裝防火墻等隔離措施。

3.2有效整合行政信息資源

行政機關(guān)需要加大對相關(guān)信息資源的開發(fā)力度，對相關(guān)信息進行有效整合。針對各部門的法律法規(guī)以及辦公流程都公布出來，這樣可以使人民群眾可以方便、有效的知道自己想要了解的信息，這樣也可以提高政府的辦事效率從而實現(xiàn)一定程度上的資源整合。

3.3提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)

在信息化高速發(fā)展的背景下，在行政辦公過程中，行政機關(guān)的工作人員在信息化建設(shè)中起著重要的作用，這需要相關(guān)工作人員個人素質(zhì)的不斷提升，需要工作人員能夠不斷地增加知識儲備，改善知識結(jié)構(gòu)，熟練地掌握與工作相關(guān)的信息化技術(shù)，這有利于全面提高行政機關(guān)工作人員隊伍的整體水平。

4.結(jié)束語

現(xiàn)如今，我國正在不斷加深行政辦公中的信息化建設(shè)，我國行政辦公中的信息化和電子化大大提高了行政辦公的效率和決策水平。而在行政辦公中也漸漸的出現(xiàn)了一些問題，由上文可知，我們針對這些問題提出了一些科學(xué)有效的解決方法，以此來推動行政信息技術(shù)的完善。

參考文獻

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