新形勢下做好檔案管理保密工作的思考

孫婭潔

【摘要】科技的發展、信息技術的進步，很大程度上方便了檔案管理工作，但也給檔案保密工作帶來了全新的挑戰。檔案保密工作與個人安全隱私問題、與企業、機關事業單位內部一些機密、秘密等均有密切的關系。所以新形勢下加強檔案保密工作力度，完善其管理措施，是十分關鍵的、必要的。文章主要對新形勢下檔案管理保密工作中存在的問題、加強檔案管理保密工作的有效措施進行了詳細分析。

【關鍵詞】檔案管理;檔案保密;問題;有效措施

作為涉及國家利益與安全、社會秩序、個人隱私的關鍵內容，檔案信息至關重要，因此必須要做好檔案管理保密工作。在新形勢下，如何完善和加強檔案管理保密工作措施，既確保檔案信息的絕對安全，將各類檔案的價值充分發揮出來，更好地服務于社會，又不會出現泄密等現象，是值得我們深思的一個課題。

一、新形勢下檔案管理保密工作問題分析

（一）檔案保管人員的保密意識不夠。一般情況下，我國檔案保密工作分為改革開放前、改革開放后兩個階段。改革開放前，我國檔案保密工作具有非常多的規定，呈現的狀態是封閉式的。然而，改革開放后，人與人之間的合作、交流越來越頻繁，檔案管理開放及利用也變得越來越頻繁，但人們的觀念卻不同以往，產生的變化十分明顯，很多檔案保管人員缺少較強的保密意識，錯誤地認為檔案一旦開放，就沒有值得保密的，所以混淆了一些保密與不保密的檔案及資料的規定、要求，導致檔案保密工作出現諸多錯誤及利益損失。

（二）缺少完善的檔案保密制度。目前，《檔案法》《保密法》是我國檔案保密工作必須遵循的法律。另外，部分單位依據自身實際擬定了一些相應的制度規定，雖然具備了規章制度，但在切實落實期間出現了很多問題，如落實不到位、制度不完善等，雖然部分單位擬定了定期督查制度，但在執行期間，通常一年甚至兩年才督查一次，只是規章制度逐漸趨于形式化，從而經常出現檔案失密現象，不僅損害了國家的利益，還損害了個人利益。

（三）相關檔案保密技術滯后，不能順應科技信息飛速發展的需求。現階段，隨著科技信息的迅猛發展，同時在日常辦公中的有效運用，為檔案保密工作帶來了全新的挑戰，如加密防盜技術、木馬技術等均會威脅或危害檔案保密管理。然而，與我國檔案保密管理技術相關的研發一直停留在原地，不能很好地順應科技信息飛速發展的需求，進而引發一些沖突矛盾，對檔案保密工作的可持續發展具有一定的制約作用。

二、新形勢下加強檔案管理保密工作的措施

（一）科學、高效地實施檔案保管階段的保密工作。提升檔案安全性，降低或防止密級檔案外泄的關鍵途徑是，科學、高效地實施檔案保管階段的保密工作。在檔案保管期間，必須要將以下工作做好：1.謹慎、仔細地管理好檔案庫房。假設條件允許，則可以詳細地規劃一下檔案庫房的建設工作，促使檔案庫房能與國家檔案庫房相關標準相符。即使不能太過干預檔案庫房建設，也應在設置檔案庫房過程中，從檔案保密的角度去選擇庫房，禁止隨意使用其中的一間辦公用房作為檔案庫房。比如，禁止選擇辦公樓最底層設置檔案庫房等。與此同時，還應設立專業的檔案庫房管理者，嚴格依據庫房規定、要求，科學、高效地實施檔案保密工作，真正保障檔案安全。2.科學、準確區分檔案的保管期限與保密期限。應依據檔案內容的現實價值及歷史價值，明確檔案的保管期限，同時依據本機關工作、積累國家歷史文化財富的需求，明確檔案的保存價值，進而進一步提升檔案保管期限的精準性。應依據檔案的影響程度，明確檔案的保密期限。如根據國家安全與利益、社會利益等，檔案外泄所帶來的危害程度等，設定保密期限。與此同時，在檔案保密期限內應受國家相關法律法規如《檔案法》《保密法》保護。

（二）科學、高效地實施檔案利用階段的保密工作。在檔案利用期間，若想將這一期間的檔案保密工作做好，必須要遵循以下幾點要求：1.科學、高效地實施檔案開放期間的保密工作。處于開放中的檔案，我們也需要將保密工作做好。在對檔案開放進行明確前，需要認真、詳細審查要開放的檔案，保障要開放的檔案不會影響到國家、社會，同時嚴格控制其開放范圍。除此之外，還應將檔案解密工作切實有效地落實，檔案管理者應嚴格依據檔案密級管理規定，切實落實執行相關密級檔案資料的管理方案，保障在規定范圍內將檔案開發、利用價值最大化。此外，應保障檔案解密工作不在檔案保管期限、檔案保密期限內實施，否則將因小失大。2.科學、高效地實施檔案利用期間的監督工作。檔案信息泄露風險經常會在檔案利用期間出現，所以有必要科學、高效地實施檔案利用期間的監督工作，以保障檔案的保密性。嚴格監督檔案的利用過程，不但對控制檔案利用期間的部分不良現象有著很好的幫助，還能有效提升檔案的安全性。（1）為嚴格規范檔案閱覽、復制及外借等行為，擬定配套監督管理機制。（2）為保障檔案利用的安全性，需要根據檔案利用對象與目的，準確掌握檔案利用人員的心理，進而有針對性地重點監護檔案。（3）為有效防止盜取信息及檔案資料等行為，可利用相關監控設備如360°旋轉高清攝像頭、攝像監視器等實時監控檔案室。3.將檔案保密和利用之間的關系協調好。協調好檔案保密與檔案利用間的關系，是有效提升檔案利用價值的關鍵途徑。檔案管理者應深入了解所管檔案資料即館藏，做到了然于心。轉變傳統的檔案管理理念，從根源上理解“檔案既要保密，又要充分利用”的含義，只有這樣，才能將檔案保密工作做好，全面發揮出檔案管理工作的職能，也就能對檔案進行更好的利用，從而全面發揮出檔案管理者的價值。倘若摒棄檔案利用價值來提升檔案保密性，則會促使檔案保密工作失去真正的意義。所以應同時進行檔案保密及檔案利用工作，協調好檔案保密與檔案利用間的關系，保障檔案在安全保護前提下將利用價值充分發揮出來。

（三）為實現檔案保密工作的制度化、規范化，建立并完善監督制度。建立并完善監督制度，可有效保障檔案保密工作的健康運行。因此，各檔案保管機構需要制定嚴格、規范的檔案借閱復制制度，根據自身的情況，針對不同的保密級別，明確不同層面、不同范圍的查閱、復制權限，同時強化各種文件審批及加密等，杜絕出現國家規定的絕密文件失泄密現象。檔案管理者在工作開展期間，需要明確規定檔案查閱、復制的流程，盡可能做到不損壞、不泄露檔案文件、材料信息，一切依據規定辦事，確保檔案保密工作有法可依、有章可循。

（四）加強檔案保密人才隊伍建設，提升其綜合素質。加強檔案保密人才隊伍建設，可大大提升檔案保密管理水平，因為檔案保密工作的重要執行者是管理人員，只有對管理工作人員的綜合素質進行全面提升，在檔案保密工作期間嚴格按照法律法規進行，才能更加規范、健康地進行檔案保密管理工作。

三、結束語

總而言之，科技的進步、信息技術的迅速發展，為檔案管理保密工作帶來了全新的挑戰，所以，為更好地適應經濟、社會、文化發展的需求，更好地確保及維護國家及個人的利益，必須要科學、有效地實施檔案管理保密工作。

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