技工學校學生學籍檔案管理信息化初探

吳啟瑞

摘要：技工學校學籍檔案可以反映學生在校學習成績、獎懲情況、思想品行考核和社會實踐活動情況，具有重要的保存與利用價值，提升學籍檔案管理信息化水平具有重要意義。本文首先簡述學籍檔案信息化管理的必要性，然后分析了學籍檔案信息化管理中的實際問題，最后提出了提升學籍檔案信息化管理水平的措施。

關鍵詞：技工學校 學籍檔案管理 信息化

技工學校主要任務是為社會培養各類職業技能型人才，而學籍檔案中如實記載了招生錄取、教學科研、學籍管理和畢業就業等信息，并通過文字、圖像和聲像等保存下來，能夠為學生就業和用人單位挑選、任用和考核提供可靠依據。學籍檔案是技工學校學生畢業后的重要憑證之一，其作用是無法取代的。這要求技工學校充分掌握學籍檔案特點與形成規律，科學合理采取管理措施，加快信息化建設步伐，真正發揮出學籍檔案應有的作用。

一、學籍檔案信息化管理的必要性

（一）減少浪費，提升學籍檔案信息存儲量和管理效率

一是在技工學校學籍檔案管理中采取信息化手段，如電子信息技術、計算機技術、數據庫技術和多媒體技術，能夠提升管理效率，為學校相關工作的開展創造良好條件。在學籍檔案管理中合理運用各種現代技術，不僅可以讓管理工作效率得到提升，也能實現學籍檔案的快速查詢與利用，保證了學籍檔案的完整性與真實性。同時也能節約大量管理費用，利用計算機存儲檔案減小了占地空間，有利于最大限度發揮出學籍檔案的作用。

二是可以在技工學校學籍檔案管理中采取信息化手段。一方面，這樣利于將大量紙質、實物、圖片等檔案電子化，增加了信息存儲密度，技工學校學籍檔案存儲量顯著提升。其次，還可以增強學籍檔案歸檔的準確性。隨著技工學校教學改革的深入，以及學生規模的擴大，學籍檔案的類型、內容都發生了深刻變化。應構建技工學校學籍檔案信息化管理模式，實現歸檔、保存、查詢、利用的信息化和自動化，增強技工學校檔案收集、分類、立卷、編目工作的準確性。最后，還利于技工學校學籍檔案信息挖掘利用。技工學校學籍檔案管理對于教學、管理和就業具有積極的指導意義，利用信息技術管理紙質、圖片等傳統檔案資源，實現信息資源查詢利用的自動化，對檔案信息資源共享和利用具有積極的現實意義。

（二）解決傳統學籍檔案管理局限性問題

學籍檔案是技工學校學生升學、就業和教學成果展示的關鍵載體之一，通過提升學籍檔案管理信息化水平，有利于真正發揮學籍檔案應有的作用，達到信息資源共享的目的，促進技工學校發展再上新臺階。通過將信息技術應用到技工學校學生學籍檔案管理中，建立專門的學籍檔案管理網絡，將各個階段與部門管理的學籍檔案進行整合，為今后的查詢與利用提供便利，解決傳統學籍檔案管理局限性問題。

（三）保證學籍檔案的完整性

以往技工學校在學籍檔案建檔、移交等方面，會投入大量人力開展紙質材料收集與匯總工作，通過各部廣J審核、簽字與蓋章后由學籍管理部門統一保管與利用。這樣就做費時費力，需要很長的時間才能完成全部工作，且由于是人工進行處理，容易在學籍檔案整理與移交中出現差錯，為學籍檔案真實性與完整性帶來了不利影響。但是實現學籍檔案管理信息化以后，能夠利用計算機網絡技術快速收集、整理學籍檔案，并能夠實現永久保存與利用的目的，讓技工學校學生信息變得更加完整。

二、學籍檔案信息化管理中的實際問題

（一）重視程度不高，管理分散

學籍檔案作用發揮有著潛在性滯后性等特征，學籍檔案管理投入與成效無法一起顯現。這樣技工學校對學籍檔案的重要性就認識不到位，很多人都忽視了加強學籍檔案管理工作。時間一久，學籍檔案辦公設備就變得非常老舊，也沒有及時更新，在人員配置、場館面積和經費投入上也難以滿足實際需求。此外，技工學校領導也沒有意識到信息化建設的重要性，對學籍檔案工作缺乏足夠的支持與重視，思想觀念落后，這些都影響著學籍檔案信息化管理水平的提升。

（二）檔案信息化管理制度不完善

由于技工學校未建立起完善的檔案管理制度，導致學籍檔案信息化管理工作難以順利開展。很多技工學校未結合實際情況，沒有將《檔案法》中相關規定落到實處，導致檔案管理制度不健全，也缺乏相應的信息化操作標準。技工學校制定檔案管理制度時，沒有深入實際開展調查工作，在檔案保密制度、電子文件歸檔管理制度、數字化查閱利用制度、檔案鑒定和銷毀制度、網絡安全管理制度等方面也不完善，未實現規范化與科學化水平的提升，不能達到約束檔案管理人員行為的目的。檔案管理人員也未嚴格執行管理制度，職責履行不到位，未結合技工學校學籍檔案信息化管理要求改善工作行為，這樣各項規章制度就沒有體現出權威性，其操作性也受到影響，難以提升學籍檔案信息化管理水平。

（三）標準化建設有待加強

當前技工學校學生學籍檔案信息化、標準化建設速度很慢，檔案信息服務能力不強，共享性也長時間得不到提升。第一，技工學校在學籍檔案管理信息化建設過程中，因為有著隨意性與分散性較強的特點，所以為實際工作帶來了不利影響。同時在學籍檔案信息化建設過程中未進行統籌規劃，各職能部門間協調不到位，存在多頭管理、各自為政的問題，不利于學籍檔案管理信息化水平的提升。第二，學籍檔案比較復雜，涉及內容較多，技工學校各部門獨立展開工作，沒有將數據結構形式統一起來，通用性不高。第三，應用技術系統更新速度快，標準變化較大，也為學籍檔案管理信息化建設造成了阻礙。

（四）投入不足，信息化建設緩慢

隨著技工學校招生規模的逐步擴大，在學籍檔案管理上投入的資金就顯得不足，檔案管理部門在協調部門關系、應用統一管理平臺上還未做到位，導致學籍檔案管理顯得非常被動，也不能實現前端控制的目標，為學籍檔案管理信息化建設帶來了不利影響。因為技工學校領導思想上的忽視，導致投入較少，不能及時購置計算機、掃描儀、復印件、打印機和除濕柜等現代化設備，認為這項投入不能取得立竿見影的效果。

（五）人員配備不足，素質不高

技工學校在學生學籍檔案管理信息化建設過程中，因為不注重人才的建設，導致很多檔案管理人員專業功底不扎實，掌握的檔案管理知識較少，不能熟練操作與應用各種現代化設備。學籍檔案信息化管理工作的專業性較強，對檔案管理人員的要求很高，但是當前技工學校檔案管理人員整體素質偏低，未根據時代發展要求積極進行提升，導致學籍檔案在收集、整理、存儲、查詢和利用等方面信息化水平不高，也經常出現檔案丟失、損壞等問題。這些問題的存在，導致技工學校學籍檔案信息化建設受到了較大阻礙，不僅學籍檔案管理效率難以實現提升，也增加;了后續開發難度，不能為學校學生管理工作提供有效的參考。

（六）建立新時期技工學校學籍檔案共用體系

新時期，技工學校學籍檔案信息化發展目標應緊扣國家信息化建設這一重大戰略機遇，圍繞技工學校學籍檔案信息資源庫建設這一中心任務，突出做好“存量館藏檔案數字化”和“增量檔案電子化”工作重點，努力構建涵蓋檔案信息資源、檔案信息服務和檔案信息安全保障體系化建設，全面引入現代信息技術在技工學校檔案管理中的應用，推動技工學校學籍檔案管理信息化水平。此外，要注重理論、制度、技術的創新、升級，逐步建立起符合新時期我國技工教育事業發展特點的學籍檔案信息資源共享共用體系，全面推動技工學校學籍檔案信息資源師生、企業、社會等不同主體之間的共享。

三、提升學籍檔案信息化管理水平的措施

（一）重視學籍檔案管理工作

技工學校領導的重視，是學籍檔案信息化管理開展的有效保證。做好學籍檔案管理信息化，是全校以及全社會的大事，關系到技工行業的持續健康發展與社會技工人才培養的走向，這就需要進一步加強領導，以營造良好的管理環境和氛圍。

（二）完善學籍檔案信息化管理制度

技工學校要根據《電子公文歸檔管理暫行辦法》《檔案法》等相關法律法規，從學生學籍檔案管理工作現狀出發，采用完善的檔案管理制度，讓學籍檔案管理能夠更加規范、科學開展。在學籍檔案管理信息化建設過程中，應該對相關制度與標準不斷進行細化，除了要明確責、權等以外，還要在具體部門與人員上落實責任與權利，并要有相應的學籍檔案信息化管理操作規程與指導。這樣技工學校學籍檔案信息化管理才能有章可循，提升規范化和科學化水平。尤其是進行計算機操作時，應該加大用戶賬號的管理力度，將保密工作做到位，每個檔案管理人員應該有專門的賬號與密碼，禁交換使用，也不應隨意使用其他可移動存儲

（三）增加投入，完善配套設施

近年來技工學校建設與發展速度很快，特別是在實施擴招政策以后，每年招生數量日益增長，這也對技工學校辦學承載能力有了更高的要求，并加大了學籍檔案管理的難度，而以往手工操作模式顯得非常落后，與學籍檔案信息化管理要求不符。這需要技工學校對學籍檔案管理信息化建設的意義有足夠的認識，從實際發展情況出發，科學合理進行規劃與調整，在資金上增加投入，將先進技術設備配置齊全，如計算機、互聯網等，讓學籍檔案信息化管理有良好條件。技工院校也要重視學籍檔案管理軟件建設，與各企業加大合作力度，在功能配置上進行延展，不斷提升一體化和標準化水平。同時要賦予相關職能部門一定的權利，對數據信息資源完成共享共建，從而實現對全文的存儲與檢索，為制定科學的決策提供可靠依據。

（四）注重學籍信息資源建設

在學籍檔案管理系統中要以學籍信息為主，技工學校根據學籍檔案形成的各個時期與形式，采取“存量數字化，增量電子化”模式，加快學籍信息資源建設步伐。第一，對于以往的學籍檔案來說，要形成涵蓋學號、姓名、性別、學校、專業、入學與畢業時間等信息的學籍檔案數據庫，還要在數據庫內錄入信息，和成績、課程等數據庫形成關聯。此外，還要對紙質學籍檔案開展數字化掃描工作，將學號、姓名等和學籍目錄數據形成相對應關系，這樣除了有利于實現對學籍檔案的快速檢索以外，還可以將所有學籍信息內容展示出來。第二，對于存儲在系統內的學籍信息數據，要在各系統建形成標準的數據接口，達到共享數據的目的，在學習管理系統內直接導入各個學籍信息，防止.出現二次錄入的現象。

（五）加強學籍檔案信息安全管理

技工學校在學生學籍檔案信息化管理過程中，在人為因素與技術因素等影像下，容易出現安全問題，為了提升學籍檔案的安全性，應該從內因與外因上做好防范工作。在內因上需要檔案管理人員嚴格根據規范操作，具備較強的檔案保密意識與安全意識，避免將學籍信息隨意發布在檔案網站上，且已發布的信息需要嚴格審查與管理，避免發生泄密的問題。在光盤、硬盤和磁盤等學籍檔案信息存儲載體上，應該保證其性能較好、質量較高，同時根據存儲介質要求做好維護工作，加強對溫度濕度的控制，避免人為原因讓介質出現損壞。在外因上應關注網絡環境與破壞程序等，通過對訪問控制、加密簽署、防火墻、漏洞掃描技術和入侵檢測等方法的運用，做好學籍信息安全防范與保護工作。

（六）培養更多信息化專業人才

技工學校要想提升學籍檔案信息化管理水平，需要有一只素質高、能力強的人才隊伍。在應用大數據、云計算等過程中，學籍檔案管理也遇到了很多挑戰與變革。對檔案管理人員來說，應該掌握豐富的檔案管理知識，懂得先進技術與設備的操作方法等。第一，技工學校領導者與決策者應關注人才隊伍建設，采取教育、培訓和交流等方式，提升檔案管理人員綜合素質與能力。第二，技工學校學籍檔案管理人員應該保持高度責任心，充分認識到自身責任，認真學習信息技術，不斷在知識體現上進行完善。第二，做好對檔案管理人員的培訓與再教育工作，促使其更快學習與掌握新知識和新技能，注重在知識面上進行拓展，這樣才能更好地做好學籍檔案信息化管理工作。

四、結語

總之，學籍檔案中完整、真實記錄了技工學校學生在校期間各項活動的情況，對學生今后的學習與工作有著至關重要的影響，應當引起我們的高度重視，加快學籍檔案管理信息化建設速度。在信息網絡技術快速發展的今天，我國社會各個領域也逐步實現了信息化，將現代信息技術應用到學籍檔案管理中，可以提升其管理水平，確保學籍檔案價值真正得到體現。技工學校應該從實際情況出發，解決學籍檔案信息化管理中的問題，為學籍檔案查詢與利用創造更加有利條件。

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（作者單位：忻州市高級技工學校）