檔案管理存在的問題及對策分析

楊曄

摘 要：檔案資料整理、歸納有價值的內(nèi)容和信息，是企業(yè)開展和落實工作、領(lǐng)導(dǎo)作出正確決策的重要參考依據(jù)。因此，管理好檔案、確保檔案的價值是企業(yè)管理工作中一項非常重要的工作任務(wù)。目前，我國各類型企業(yè)檔案管理工作的實際情況卻存在很多干擾因素，影響著檔案管理工作的質(zhì)量和效果，文章就檔案管理工作中存在的問題及對策進(jìn)行深入分析和探究。

關(guān)鍵詞：檔案;管理工作;問題;對策

任何行業(yè)都會涉及檔案管理工作，這是一項基礎(chǔ)工作，也是一項核心工作。在社會經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的背景下，近年來檔案管理工作開始受到更多關(guān)注，其價值也逐漸為人們所認(rèn)知。筆者結(jié)合多年相關(guān)工作經(jīng)驗，就目前檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié)，并提出幾點切實、可行的建議。

1 ? ?檔案管理工作中出現(xiàn)的問題分析

1.1 ?企業(yè)對檔案管理工作的投入力度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足

在調(diào)查和研究的過程中筆者發(fā)現(xiàn)，目前，我國有很多企業(yè)并不是非常重視檔案管理工作，檔案管理部門在企業(yè)整體部門體系中處于邊角位置，并沒有得到足夠關(guān)注，甚至處于被冷落和被擱置的狀態(tài)。企業(yè)對檔案管理工作投入力度不足，具體表現(xiàn)在以下方面：首先，一些企業(yè)的檔案管理部門所使用的設(shè)備非常陳舊和落后，不能全面保護(hù)檔案資料，可能導(dǎo)致檔案資料缺失或者損壞。其次，企業(yè)負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員整體能力較低，綜合素質(zhì)也比較差，很多檔案管理人員雖然在檔案管理崗位上任職，但是并不是檔案管理專業(yè)，也沒有在入職前接受專業(yè)培訓(xùn)，更多的是負(fù)責(zé)收集、歸納和整理卷宗資料等基礎(chǔ)性工作，對涉及的專項技能的掌握程度不高。

1.2 ?檔案管理制度和管理手段欠缺規(guī)范性

現(xiàn)階段，很多企業(yè)并沒有建立起一套相對完善的檔案管理制度，日常檔案管理工作的秩序也比較混亂。近年來，雖然企業(yè)在積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和管理技術(shù)方面重視程度提高，但是源頭上缺少完善的檔案管理制度把控，實際落地效果并不理想。除此之外，筆者還發(fā)現(xiàn)企業(yè)所適用的檔案管理手段也存在一些問題和弊端，一些企業(yè)還在沿用比較傳統(tǒng)、陳舊的檔案管理手段，在很大程度上影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

2 ? ?關(guān)于完善檔案管理工作的對策分析

2.1 ?加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理人員

在檔案管理工作中，最核心的人物是檔案管理人員。企業(yè)必須要結(jié)合自身的實際情況來進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)，筆者建議，企業(yè)可以從以下幾個方面著手：第一，多組織、開展檔案管理工作相關(guān)的培訓(xùn)活動，比如，在企業(yè)內(nèi)部定期開展檔案管理工作經(jīng)驗交流會和分享會，集合檔案管理人員，交流和分享近期彼此遇到的問題或者積攢的經(jīng)驗。檔案管理人員有機(jī)會學(xué)習(xí)到更好的檔案管理方式，吸收更多檔案管理的經(jīng)驗。第二，與當(dāng)?shù)叵冗M(jìn)單位或企業(yè)建立起合作關(guān)系，與合作單位協(xié)商，安排內(nèi)部檔案管理人員到其他先進(jìn)單位去學(xué)習(xí)檔案管理工作的經(jīng)驗和技術(shù)。第三，組織、舉辦一些與檔案管理工作相關(guān)的業(yè)務(wù)技能比賽，并設(shè)置各類獎項和獎品，激發(fā)檔案管理人員參與工作的積極性，使其在比賽中提升自己的業(yè)務(wù)能力。第四，設(shè)立明確的獎懲制度，幫助檔案管理人員樹立起危機(jī)意識和憂患意識，讓其感受到自己所從事崗位的更大晉升空間和更強(qiáng)競爭壓力。企業(yè)要在獎懲制度中明確檔案管理人員的崗位晉升渠道，列好懲罰明細(xì)，讓檔案管理人員清楚地了解受罰的行為，要求檔案管理人員時刻保持警醒，對工作負(fù)責(zé)。

2.2 ?企業(yè)要積極健全檔案管理制度

檔案管理制度應(yīng)該符合企業(yè)自身發(fā)展的實際特點和需求。企業(yè)必須結(jié)合自身的實際情況來制定檔案管理制度，而不是照搬照抄他人的制度內(nèi)容。筆者建議企業(yè)可以從以下幾個方面著手：第一，組織、安排人員負(fù)責(zé)在全企業(yè)范圍內(nèi)宣傳和推廣檔案法律法規(guī)，讓企業(yè)全體員工都建立起檔案意識，認(rèn)識到檔案管理的重要性，為檔案管理制度的制定建立堅實的群眾基礎(chǔ)，進(jìn)而確保檔案管理工作的后續(xù)落實和實施。第二，在檔案管理機(jī)制中明確各級、各部門人員的分工，建立起明確的分級機(jī)制，確保檔案管理工作能夠井然有序地開展。

3 ? ?結(jié)語

目前，我國企業(yè)所開展的檔案管理工作依舊存在諸多問題和弊端，企業(yè)必須正視，堅持一切從實際出發(fā)的原則，深入探究問題的根源，制定出具有針對性的解決方案。伴隨著各項檔案管理優(yōu)化對策的落實，相信企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量將會得到極大提升，企業(yè)也會借助更加科學(xué)、完善的檔案管理制度實現(xiàn)進(jìn)一步的發(fā)展。

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