探究新時期學校檔案管理有效性的提高

摘 要：新時期，教育教學改革日趨完善、健全，學校各方面的管理工作，備受重視，聯系性也越來越密切，而其中的檔案管理有效性的提高，則成為重中之重。作為新時期下的學校檔案管理人員，要順應時代的發展，抓住檔案管理的本質，積極地探索有效的管理方式，有計劃地組織變革，賦予檔案管理全新的內容，增強檔案管理的特色，完善每個管理的環節和步驟，細致性地進行研究和分析，結合檔案管理中出現的問題，適時地進行引導和布置，從而達到檔案管理工作效率的不斷提高。

關鍵詞：新時期;學校;檔案管理;有效性;提高

不斷發展的學校教育教學工作，在新的教學環境下，呈現出不同的發展態勢，其現代化的管理理念更為突出和明顯，深深地熔鑄到學校管理的各個方面里，成為最具吸引力和方式，真正為學校各項工作的順利開展打好基礎。對于學校的檔案管理而言，由于以往的管理思維相對比較落后，更實際的工作帶來很好的困擾，無法成功地打開檔案管理的大門，其管理體制與新時期的教育教學，無法達成一致，直接束縛和影響到整體管理質量的提高。為此，想要扭轉這一被動的狀況，學校檔案管理的工作人員，要立足本校檔案的實際，實施高效的管理模式，細致地進行探索，對檔案進行全方位地解析，要把同一類型的檔案進行整理和歸納，確保各項管理工作井然有序地開展。下面，就結合新時期下學校檔案管理的實際情況，就如何提高其有效性，進行如下探索和實踐：

一、 協調各方面的關系，增強檔案管理的意識，奠定有效性提高的基礎

檔案管理工作，是一朝一夕就是能完成的，期間不可避免地會遇到很多的問題和狀況，強化責任意識，加強對檔案管理工作的認知，是目前最主要的任務之一。這樣一來，就需要協調各方面的關系，與檔案管理進行融匯，要保障每個環節的緊密聯系，責任到人，明確分工，要對學校的檔案進行分類、歸納，有條不紊地進行設計，不斷地組合教學資源，把最優秀的內容融入檔案管理中，很好地為學校的建設和發展奠基，更好地推進學校教育教學工作的全面開展和進行，從而提高檔案管理工作的質量和水平。學校在促進自身進步和發展的同時，要從實際工作中，不斷地增強和提高檔案管理的意識，組織好檔案管理的工作，細化每個方面，從源頭上找到檔案管理的方向和目標，要真正把這一工作擺在突出位置，意識到其重要性。為此，在推進檔案管理有效性的提高中，不能停留于表面，更不可僅在口頭說說，而是要從思想上，進行引導、教育，梳理好檔案管理的各個流程，善于進行經驗的總結，把檔案管理與學校的發展進行結合，實現檔案管理的系統化和常態化。在此過程中，需要組織各種形式的檔案管理培訓工作，端正管理人員的態度，建立健全完善的管理制度，要全面落實各項方針。

二、 運用現代化的技術，節省檔案管理的時間，創造有效性提高的條件

與時俱進是當今社會發展的必然趨勢，學校的檔案管理工作也不例外。但是傳統的檔案管理形式依然存在于部分院校中，其消極的影響，也是難以避免的。為此，只有通過信息技術，靈活地進行創新，改善檔案管理的結構，提煉出有價值的信息，凝聚智慧，才會更好地節省時間，提高效率，讓各項工作更為快捷、便利的發展。作為檔案管理的工作人員，要努力學習現代化技術，根據實際的情況，及時為自己充電，把握好信息技術與檔案管理的切合點，靈活地進行設計，創造最佳的契機，全面提高信息技術和檔案管理的運用效率，真正達到兩者的緊密相連。比如對檔案的類別進行布置時，可以充分利用信息技術，進行綜合，要做到主次分明，重點突出，更利于其他人進行查閱，另外，一旦發現錯誤的檔案資料，要及時進行修補，讓信息技術的優勢得以全面發揮出來。與此同時，要妥善保護檔案的數據庫，要設置專門的保護系統，強化管理，凸顯時代特色，能夠防止重要的檔案信息泄露，采用統一的管理方式，方便不同人群的查找，更好地與學校的管理工作融合起來，以成功地打開檔案管理的新篇章。

三、 實施科學地安排，分級管理檔案的內容，促成有效性的持續上升

學校的檔案包含大量的信息和資料，涉及學校管理的各個層面，依靠傳統的管理模式，是無法促使其有效性的提高的。因為檔案的材料繁多，管理起來尤為復雜，遇到困難和挫折是無法避免的。想要達到檔案管理工作有效性的不斷攀升，讓檔案使用者順利地查閱到自己所需要的資料，就需要對內容進行科學的分類，要把關聯的檔案匯總起來，強化其鏈接，切實解決查閱難的現象，讓工作更為高效的實施。把同一類型的檔案進行聯系，可以促使檔案使用者，在應用資料的過程中，如果需要查詢相關資料就能夠第一時間找到類似的內容與相關的內容，掌握一手有用信息。檔案歸檔前需要由管理者先行審核與歸類。歸類應體現出檔案的分類科學性、系統性、合理性與有序性。將檔案以能利用的程度、級別等標準進行分級劃分。此外還要將檔案以保密性、可利用性進行分級管理，管理中需要以等級要求予以相應資金、人力支持，確保檔案管理的規劃可行性與系統性。另外，面對重要的檔案，需要傾注更多的精力和時間，用心去整理，而對于不重要的，則需要進行適當的安排，以保證利益的最大化。

總的來說，檔案管理工作，是一項尤為復雜而又煩瑣的，在新的時期下，隨著學校規模和范圍的擴大，其重要性得到明顯的體現。在實際的檔案管理工作中，工作人員要全方位挖掘出工作的性質，認識到工作開展的必要性，打破傳統的檔案管理模式，針對具體的問題，采用具體的實施方法，利用信息技術，快速地查閱資料，有效地防止各種錯誤信息的出現，保障正確率，與學校其他方面的管理達成一致，更好地服務于學校管理，促使學校檔案管理健康、穩定的發展，真正與時代、社會的發展接軌。

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作者簡介：

何衛平，重慶市，中共墊江縣委黨校。