關于新時代醫學文書檔案管理工作的思考

張紅立

[摘要] 在科技高速發展的現代社會，信息技術已滲入到各行各業，醫院的發展也必須緊跟時代的步伐。對于醫院的運營與管理，醫學文書檔案管理是其中重要的組成部分，文書檔案記錄了醫療及醫院服務的整體情況，涉及多種表達形式，如影像、圖表、文件等，客觀體現了醫院過去醫療工作的種種情況。該文將討論、分析新時代醫學文書檔案管理工作的相關概念及問題，以期為醫院的文書檔案管理者提供借鑒。

[關鍵詞] 醫院;文書管理;管理工作;檔案管理;醫院管理

[Abstract] In a modern society with rapid development of science and technology， information technology has penetrated into all walks of life， and the development of hospitals must also keep pace with the times. For the operation and management of hospitals， the management of medical documents and archives is an important part of them. The document archives record the overall situation of medical and hospital services， involving multiple forms of expression： images， charts， documents， etc.， which objectively reflect the hospital's past Various conditions of medical work. This article will discuss and analyze the related concepts and issues of medical document archives management in the new era， with a view to providing reference for hospital document archives managers.

[Key words] Hospital; Documents management; Management work; Archives management; Hospital management

在醫院運行中，文書檔案管理是重要工作內容之一，在提升醫院運行效率方面具有不容忽視的重要作用。由于醫療事業與日常生活息息相關，醫療水平的高低直接關系到人們的身體健康和生活質量。醫院的文書檔案是醫院的“歷史書”，在醫院的醫療事業發展中起著重要的作用。然而，我國的醫院文書檔案的管理工作依然有許多不足，文書檔案在醫療發展中的作用不能得到很好的體現，醫院文書檔案管理必須緊跟時代的步伐，使文書的提取及記錄要更加高效、便捷、精細、專業，才能更好地為醫院的運營與發展提供服務。因此，新時期我國醫院有關部門運行中必須對醫學文書檔案管理工作給予高度重視，并結合自身實際，從醫院文書管理的特點角度出發，全面促進醫院文書檔案管理的優化。

1? 醫院文書檔案管理的特點

1.1? 多樣性

醫院文書檔案的多樣化同時表現在其形式與內容上，文書檔案包括會議記錄、患者病歷、醫師資料等，同樣，這些內容的載體也是多種多樣的，例如電子數據、影像、紙質文件等。文書檔案對醫院發展的重要性表現在可以通過檔案回顧醫院的歷史，所謂“以史為鑒”，從而為醫院將來的發展奠定基礎。

1.2? 嚴謹性

醫院文書檔案的形成過程是嚴謹而復雜的，需要相關的工作人員收集整理各種各樣的資料，通過嚴謹的判斷和分析，一個完整的醫院文書檔案記錄才能形成。只有準確的數據才會對醫院里的工作者產生指導意義，文字與數據的準確性與檔案管理工作聯系緊密，是醫院文書檔案管理工作的基礎所在。

1.3? 特殊性

醫院工作單位的特殊性決定了其文書檔案的特殊性，醫院的文書多種多樣，許多是在臨床服務的過程中產生的，也會有許多的關于醫務工作者思想建設的黨務文件。在文書檔案的管理中，其檔案更新頻率也高于其他單位的文書檔案，因為在較大的醫院里，擁有精細繁多的專業、科室。隨著醫療事業不斷進步，新疾病的科室還在不斷增加，導致了醫院的文書檔案飛速地更新。

2? 醫院文書檔案管理的相關問題

2.1? 安全意識匱乏

醫院文書檔案的安全問題牽涉了許多方面，缺乏安全意識是現在許多檔案管理人員的共有問題，檔案可能會由于很偶然的原因而產生破損：在雨季時，陰雨天氣頻繁，紙質的檔案很容易因受潮而發生損壞;干燥的天氣同樣要做好防火工作。對于電子檔案來說，一定要提前進行備份，如果設備出現故障檔案損毀，不會擔心無法復原。

2.2? 管理模式陳舊

社會的發展日新月異，但有些醫院的文書檔案管理還在傳統的管理模式中踏步。耗時耗力的傳統檔案管理模式效率過低，導致相關工作也無力開展。另外，文書的管理人員普遍素質不高，對有些文書難以理解，不夠專業的管理者不能很好地整理歸類一些專業性較強的檔案資料，導致其長期積壓。同時，檔案的保存、查找、利用在傳統的管理模式下也困難重重，其作用與價值不能很好地得到體現。

2.3? 專業人才缺乏，管理質量普遍偏低

我國醫藥文書檔案管理工作本身起步較晚、推進進度慢[1]，有許多的缺陷和短板，比如文書檔案信息化管理基礎設施薄弱、專業人才嚴重缺乏，這樣的弊病一定會影響醫院文書檔案管理工作的開展與提高，引進專業人才則顯得尤為重要。

傳統的文書管理方式是我國很多醫院檔案部門進行檔案傳遞和保存的方式，與外國那些高、精、尖的信息化管理水平不可同日而語，文書檔案同樣不夠精細化，在文書的精確分類以及資源的互動、交流、共享上，都有很長的路要走。

2.4? 文檔利用率較低

在科技高速發展的今天，許多醫院對文書檔案的整理編寫還以手工形式操作，如此工作效率難以提高，其準確率也較低，難以滿足新時代醫院發展的需求。而且醫院的文書檔案管理往往難以引起醫院上層領導的重視，使利用率十分低下，文書檔案往往處于閑置狀態，只重視編寫、存放，卻不能很好地加以利用，醫院文書檔案的價值無法體現。

3? 優化醫院文書檔案管理的建議

3.1? 使醫院認識到醫院文書檔案管理的重要性

大多數醫院一般都會把醫療水平的提升放到首位，而文書檔案管理則存在專業化程度較低的問題，醫院的上層領導應該提升醫院對文書檔案管理工作的重要程度，才能改變這種現狀。醫院管理者們需要改變對傳統文書檔案管理工作的刻板印象，將其當做一個重點工作來執行，以上層領導的態度的轉變帶動下層工作者對文書管理工作的態度的改變。同時，投入充足的資金和人力來提升文書檔案管理工作的專業化建設，必要的時候可以進行資金立項，提高檔案管理的建設力度，使檔案管理的水平等綜合實力與醫院的業務發展相適應[3]。

3.2? 聘請專業素質高的醫院文書檔案管理者，做好人才管理工作

21世紀，專業人才對于一個單位是競爭力的核心所在。醫院文書檔案管理水平的提升離不開專業人才的引進與聘用。高素質的專業人才是文書檔案管理建設的基礎。在聘請專業人才的同時，也要對現有的管理者進行知識與能力的培訓，首先使其認識到文書檔案管理工作的重要性，端正態度，認真而嚴謹地對待這份工作。此外，人員的綜合能力的培養也十分重要，包括檔案管理的基礎知識、現代技術、計算機應用的綜合能力，以人才的現代化來促進醫院文書檔案管理的現代化建設，從而使醫院的信息化水平得到長足的進步，有效地推動醫院的發展。醫院的文書檔案服務于醫療工作，文書檔案的管理者也應該開闊自己的眼界，提升自己的思想，逐步加強對現代化管理技術的掌握，讓醫院的文書檔案管理工作能夠更上一層樓。

管理好相關人員，是檔案管理工作的基礎。可以通過適當的獎懲制度，激發管理者工作的熱情，使其意識到這份工作的重要性，保證工作中認真細致，避免錯漏，從而做好醫院文書檔案管理的工作，準確及時地為醫院的其他工作進行服務。在管理相關人員時，不可將全部的工作丟給負責的相關人員，而應該讓各個部門都對文書檔案的管理有一個正確的觀念，互相協調、齊心協力，一起完成管理工作。也可以對工作突出的工作者進行物質獎勵，

3.3? 更新管理機制

先進而完備的管理機制是文書檔案管理水平提升的保障和依托，是管理工作的標準化規范，能夠讓管理者找到一條不偏不倚的發展道路，順利開展工作。想要擁有先進完備的管理機制，就要先找到合適的管理技術和管理方法，根據醫院自身的特點相結合，開展相關工作。完善管理機制時，要有全局觀，全面地考慮醫院的各個科室的情況，有時管理就是做好平衡工作，因為“往往牽一發而動全身”，只有從全局考慮，才能更好地推動醫院的發展。

3.4? 管理需要更加信息化

在網絡技術飛速發展的今天，實現文書檔案管理的現代化已成為時代發展的必然趨勢[2]。醫院文書檔案管理信息化，就是依托于現代信息技術，提高其現代化管理水平，包括對文書的處理歸檔和財務檔案的信息化，既將相關數據在計算機上存儲保存。由于信息技術的檢索及修改功能十分強大，故而能夠有效地對文書檔案查缺補漏，只需在資料系統中輸入指令，便可方便快捷地完成操作，大大提高了工作效率;同時，傳遞傳統的紙質文檔受時間、地域、方式的影響，也很容易丟失，文檔信息化之后，通過網絡進行傳輸，文書檔案傳輸高效又安全，大大地提升了醫院文書檔案的有效利用率和利用價值，并使文書檔案的管理工作井然有序，使醫院的管理的更加現代化。

3.5? 加強醫院文書檔案資源的利用

在醫院文書檔案的管理中，加強對文書檔案的利用十分重要，檔案管理工作的最終目的便是要提高對檔案的利用率。文書檔案管理者需要具有服務精神，在具體操作中，可以通過多種手段開發文書檔案資源，以此來指導醫院的各方面工作，如科研、臨床、教學等[5]。其次，對于那些有較大利用價值的文書檔案，可以進行更深層次的分析、提取、加工，其數據是醫學工作不斷發展的重要依托。例如，在管理醫院文書檔案時，以客觀精細的統計與分析來提取檔案中的一些數值與指標，并進行整理歸納，為醫院醫務工作者的相關角色提供數據支撐。在醫院文書檔案管理信息化的前提下，還可以合理地編排不同類型的專題文書檔案，使文書檔案提供的資源信息具有“方面多，層次廣”的特點，對于醫院的醫務工作者更有利用價值。

3.6? 突出管理重點，優化管理方式

傳統的檔案管理已經跟不上當代醫院的發展需要，因此，必須改進這種傳統的管理方式。首先需要對用戶的具體情況進行調查、整理，找出其中的重點信息，將其重點信息作為管理的突破口。醫院的信息化建設速度決定著檔案管理信息化建設的速度。醫院需要將專題的分類、流程的簡化、立卷的改革、網絡的建設作為醫院文書檔案管理的突破口，對這些重點內容進行突破，從而實現經濟效益的同時，實現社會效益[6]。在系統中錄入醫院的檔案時，需要細致到工作的各個環節，將這些環節的檔案歸入到一個系統中，促使管理工作井井有條[4]。為了促使檔案在保存過程中不損壞檔案的完整性，使其價值得以延續，需要規范電子文件的管理流程以及歸檔流程，從而促進醫院辦公室檔案管理的系統化、信息化和數字化。

4? 結語

在當今的信息化時代，做好醫院文書檔案管理意義深遠。醫院文書檔案儲備著一個醫院醫療事業發展的經驗，是醫院不斷向前進步的基石。而當今我國的醫院文書檔案管理工作還存在許多問題，想要更好地完善文書檔案管理工作，就要首先認識到醫院文書檔案管理的重要性，聘請專業人才，做好其管理工作，還需要更新管理機制，使管理更加信息化，突出管理重點，優化管理方式。醫院文書管理工作的完善會推進我國各醫療事業走上一個新的發展階段。

[參考文獻]

[1]? 王蘇醒.探究醫院文書檔案信息化管理與利用[J].世界最新醫學信息文摘，2017，17（49）：151.

[2]? 劉惠民.醫院文書檔案管理問題與完善措施分析[J].中國管理信息化，2015，18（20）：162-163.

[3]? 劉俊潔.醫院文書檔案管理工作的體會[J].辦公室業務，2015（13）：26.

[4]? 王多多.淺談醫院辦公室檔案管理工作的優化建設[J].辦公室業務，2016（15）：68-69.

[5]? 顧建珍.解析信息化技術在醫院文書檔案管理中的價值及創新應用作用[J].世界最新醫學信息文摘，2017，17（70）：154.

[6]? 馮敏，張大程.新時期加強軍工企業文書檔案管理工作的探討[J].機電兵船檔案，2017（3）：54-56.

（收稿日期：2020-01-14）