對教師業務檔案電子化管理的探討

蔣紅衛

摘 要：信息技術的不斷發展，推動了我國各行業的發展。在檔案管理中，信息技術的應用極大地提高了檔案的管理效率。但是，在我國一些學校中，對于教師的檔案管理仍然沒有擺脫人工操作的模式，尤其是一些經濟欠發達地區，仍然沒有實現檔案的電子化管理。本文主要圍繞教師檔案電子化管理進行分析。

關鍵詞：教師檔案 電子化管理 檔案管理

中圖分類號：G472文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）06-00-01

由于長期受到傳統檔案管理觀念的影響，我國一些學校的教師檔案管理工作存在著一定問題，如檔案管理材料較為分散，缺乏專門的檔案管理人才，對于教師的檔案管理不夠重視等等。這樣一來，就不利于學校對教師的管理，不利于學校實現對教師資源的優化配置。基于此，圍繞教師業務檔案電子化管理進行分析具有重要的現實意義。

一、教師檔案管理中所存在的問題分析

1.內容上的問題

當前，在我國一些學校中，學校領導過于重視教務工作的開展，對于教師的檔案管理工作不夠重視。這使得教師檔案的內容質量不夠理想，沒有以教師的實際情況為依據，對教師進行個性化的記錄。許多教師檔案長期得不到更新，并不能夠反映教師的真實情況。另外，在檔案的內容上，存在著重復性的現象，這樣就導致教師無價值勞動的問題產生，對教師教學活動的質量影響較大。

2.利用上的問題

在檔案管理工作中，因為受到了傳統觀念的影響，許多學校對于教師檔案的保密性非常地重視，忽視了對教師檔案的開發與利用，這導致教師檔案的利用率非常低。一般而言，教師檔案存放在具體的職能部門之中，而只有當學校接受上級教育部門的人才水平評估時，或者是評定職稱時，才能夠體現其利用價值[1]。但是，在職稱評聘工作中，只能夠參考教師檔案中的一部分內容，所以又帶來了教師檔案利用目的單一的問題。在教師的檔案管理中，因為學校缺乏檔案利用意識，所以教師檔案不能夠為教師的個人發展提供有價值的參考，也不利于學校對教師資源進行優化配置。

3.管理上的問題

在教師檔案管理中，一些學校采用分散式的管理模式，這種管理使得檔案的完整性以及連續性等都受到了影響。此外，在檔案管理工作中，還有一些學校以人工操作為主，沒有實現檔案的信息化管理。而有些學校雖然引入了信息技術，但是缺乏專門的檔案管理人員，管理檔案的人員信息素養較差，不能夠熟練地使用計算機，這樣阻礙了教師業務檔案管理信息化的建設與發展。

二、教師業務檔案電子化管理的探討

1.提高學校領導者的檔案管理意識

要想實對現教師業務檔案的電子化管理，首先需要學校領導者認識到教師業務檔案管理工作開展的重要性，認識到實現電子化管理的意義。只有當學校領導者認識到這一點，才會加大資金投入，才會支持檔案電子化管理工作的開展。因此，學校領導者需要轉變自身傳統檔案管理觀念，要學會與時俱進，認識到教師業務檔案管理工作對于學校各項工作的開展意義，并且認識到檔案的電子化管理是時代發展的必然

趨勢[2]。

2.構建系統的檔案管理模式

2.1實施“雙套制”管理模式

所謂“雙套制”管理模式，其實就是指實現電子檔案管理與紙質檔案管理的相結合。這樣當計算機網絡出現故障或者是計算機被病毒、黑客所侵擾時，可以保證教師業務檔案的完整性。而通過實現電子檔案管理，更能發揮信息技術的優勢，能夠提高檔案管理信息的工作效率，還能夠實現信息的共享與交換。

2.2建立“文件中心”機構

所謂“文件中心”機構，其實就是指檔案在行政機構的管理下，對學校其他部門的文件進行保管。該機構主要有以下幾方面的職能：第一，為檔案管理部門提供服務，其服務的對象是學校各部門。第二，負責對教師業務檔案進行處理，將一些具有保存價值的信息資料移交給學校的檔案管理部門，對于那些不具有保存價值的信息或文件，可以進行銷毀。

3.實施網絡化的管理

現如今，在我國一些學校中，檔案管理模式較為落后，在一些偏遠的地區，仍然以人工管理模式為主。在這些學校中，檔案管理標準的制定主要是圍繞紙質檔案提出的，所以對檔案的完整性非常重視，忽視了對教師檔案的開發與利用，影響了教師檔案價值的發揮。但是，在新的社會形勢下，這種管理模式很難適應時代的發展，所以學校需要引進信息化技術，要實現教師檔案的電子化、網絡化管理[3]。首先，創建教師檔案管理數據庫，由學校的檔案管理部門負責此事，自行開發或購置與學校發展相適應的檔案管理系統，這樣就能夠使學校領導對教師的最新信息進行及時地掌握，有助于實現教師資源的合理配置，為后期的教學活動的開展打下堅實的基礎。其次，要對教師個人信息進行及時地收集，以便對數據庫的內容進行完善。可以創建教師信息統計表格，每年對教師的信息進行更新，這樣也為教師今后的個性化發展奠定基礎。再次，要給予教師一定的權限，使教師能夠自行登錄檔案系統，然后在系統中填寫自己的個人信息。例如，教師每年的繼續教育情況、獲獎情況、職務職稱變動情況等發生了變化，就可以登錄系統將自己的信息補充上去，然后由后臺管理員審核即可。如此一來，就能夠實現對教師檔案的更新、擴展與維護，有助于教師檔案得到科學的利用。最后，要重視對教師業務檔案的開發與利用。在今后的檔案管理中，檔案管理人員需要對教師業務檔案信息進行整理，要將其中一些具有價值的信息統計為報表，以便為學校的教務安排提供參考，為學校領導的決策提供依據，使教師檔案的價值得到發揮。

結語

綜上，隨著信息時代的來臨，信息技術在檔案管理中得到了普及和應用，為我們實現檔案電子化管理提供了很多的便利。為此，作為檔案工作者，我們更應該加強學習，及時地掌握新技術的應用。在今后的檔案管理中，要提高學校領導者的檔案管理意識，構建系統的檔案管理模式，要與時俱進，實施網絡化的管理。如此，才能夠為學校的教學工作開展提供依據。

參考文獻

[1]崔淑君.大數據背景下人事檔案電子化管理探究[J].蘭臺內外，2020，（02）.

[2]孫海媛.試論信息化條件下會計檔案電子化管理問題[J].科技創新導報，2019，16（32）.

[3]周華.大數據背景下人事檔案電子化管理研究[J].文化產業，2019，（21）.