微時代高校學生事務微檔案建設探究

吳春陽

摘? 要：高校學生事務微檔案是學生事務檔案的有益補充，動態記載了學生的個性化數據檔案。但微檔案建設還存在管理主體多元、服務意識不強、新技術應用不足、管理機制不健全等問題，需要培育新理念、建構新機制、強化信息化建設和加強人才隊伍建設等，以推動微時代高校學生事務微檔案建設，服務于“大思政”工作格局的需要，助力學生事務管理工作高質量發展。

關鍵詞：微時代;學生事務;微檔案

Abstract： The micro--Archives of university student affairs is a beneficial supplement to the student affairs file， which records the students' personalized data file dynamically. However， there are still many problems in the construction of micro-Archives， such as multiple management subjects， weak service consciousness， insufficient application of new technology and imperfect management mechanism. It is essential to cultivate new ideas， construct new mechanisms， strengthen information construction and strengthen the construction of talents， etc.， in order to promote the construction of micro-Archives in colleges and universities in the micro-era， serve the needs of 'big ideological and political' work pattern and help the high-quality development of student affairs management.

Keywords： Micro-era; Student affairs; Micro-Archives

高校在學生事務檔案管理的信息化工作中，盡管也在收集學生個性、愛好等動態檔案方面進行了不同程度的探索，但卻忽略了微時代背景下學生“微社交”信息檔案的收集與整理，尤其是在微信、微博和抖音等微媒體社交信息的應用研究方面基本上處于失位狀態，未能多維度采集學生多元信息、調動大數據資源、挖掘學生真實需求，并提供精準服務，不利于提高高校學生事務管理工作的服務和質量。

1 微檔案概述

1.1 學生事務微檔案。“微檔案”作為檔案的一種特殊形態，是創新檔案意識、創新工作方式綜合作用的結果，是提升“三全育人”質量，實現立德樹人根本任務的有益助力。有學者指出，微檔案是指“個人或微小的組織在各類實踐活動中形成的具有保存查考價值的原始記錄”。[1]而微時代下的學生事務微檔案，就是指基于微時代特征，記錄學生學習、生活、心理、科研、文體等各種活動中，形成的線下及學生線上網絡社交具有保存查考價值的原始記錄，這種記錄以信息化手段形成數據資源。區別于傳統的學生事務檔案，更突出學生事務檔案的網絡化、數字化特征，側重搜集學生借助“微載體”記錄校園活動和事件、表達意見和建議等方面的內容。通過這種非正式的檔案記載，可以真實記錄學生對學校、對社會現實的真實觀點和看法，記錄學生動態化發展的全過程。

1.2 學生事務微檔案特征。從微檔案的定義來看，學生事務微檔案除具有傳統檔案管理范式的特征外，還確立了微檔案在線收集、海量存儲、實時管理、遠程服務等智能化的自組織管理范式。[2]第一，數據異構性。微檔案數據信息來源復雜，涉及視頻、照片、語音、文字等，都是非結構化信息，具有碎片化的特性。第二，數據海量性。由于高校學生較多，每人生成的除了傳統化的不為檔案部門關注的檔案資料外，還有學生網上社交活動形成諸多的海量信息檔案，是學生個人最原始和最完整的記錄，如實記錄了大學生社會化活動的全過程。第三，數據實時性。打破了時空界限，信息可以實時傳遞收集，并進行數據的整理與分析。第四，信息的動態交互性。微時代成長的大學生信息更依賴于網絡的傳遞，其個性、觀點和意見多通過網絡社交活動進行實時動態表達，因而個人之間會產生信息的交互。

1.3 學生事務微檔案類型。從載體上來看，可以分為學生活動微檔案和信息微檔案。一是學生活動微檔案。該類微檔案是學生參加校園活動而形成的線下動態檔案資料。這類資料不在檔案管理的重點關注范圍，包括學生自身參加各種文體和教學活動而產生的資料，如教學活動過程中具有保存價值的微課程、PPT、錄像和照片等，也包括團隊性質的材料，如各種班級、社團、黨團組織等活動生成的資料。二是學生信息微檔案。主要涵蓋學生在活動過程中產生的數據信息，如在網絡社交活動中，學生通過微信、微博、QQ和抖音等社交平臺發布和關注的各類有保存價值的信息。

2 微時代學生事務微檔案管理的困境

2.1 學生事務微檔案管理主體多元。在學生檔案管理工作中，不管是高校采用何種管理模式，學生檔案管理都涉及多元主體，存在“多頭分散”管理情況。既有檔案館、教務處和組織部等職能部門和教輔機構，又有學工、團委、研工部等學生管理部門，也包括資助部門、心理健康教育部門等。當然，微檔案的管理更多涉及的是院系學生管理人員，以及新媒體管理機構等。這些部門并沒有形成整體上的合力，都是按照各自分工行使權限。這種多元主體管理的模式，既缺乏主動拓展業務的意識，又缺乏信息部門技術力量的支持，加之沒有協同參與學生工作的動力和壓力，很難推進學生事務微檔案建設的進程。

2.2 學生事務微檔案服務意識不強。微時代檔案管理理念、手段和方法，技術應用均發生了很大的變化，業務內容邊際也不斷拓展。但與之對應的是，對學生事務檔案的認識并沒有隨之而有效提升，部分人員還停留在傳統的、被動式的檔案管理階段，“重管理、輕利用”仍然存在很多人的潛意識當中，沒有樹立起“以用戶需求”為中心的工作理念，更沒有充分意識到檔案從業人員在“大思政”格局中所扮演的重要角色和能發揮的重要作用。

2.3 學生事務微檔案技術應用不足。當前盡管有學者提出將云管理應用于微檔案管理，[3]也有學者對區塊鏈技術在學生檔案管理中的應用模式進行了探究，[4]并研究了基于區塊鏈技術的高校學生日常行為管理系統，也有企業設計了智慧檔案系統，但從實際應用情況來看，高校學生事務檔案管理的信息化應用還有很大的提供空間，大部分高校的信息化應用水平，還僅僅停留在傳統檔案業務系統查詢的階段，對數字化檔案的研究剛處于初始階段，對收集什么信息、如何管理、如何提升檔案應用價值還沒有清晰的思考，并形成有效的應用方案，更無從談及“微檔案”的建設。

2.4 學生事務微檔案管理機制不健全。由于對學生事務微檔案認識不足，在體制機制方面的建設上還沒有跟上形勢發展的需要。在整合檔案管理隊伍、職責界定、制度制定、激勵措施等方面頂層設計與規劃不足。對微檔案資料收集、保存、安全管理等方面思考不多，沒有形成系統化的制度體系。如，學生事務微檔案主導機構不明確，微檔案資料范圍界定不清晰、職責不明晰，運營流程不規范等，這些因素的存在都嚴重影響到學生事務微檔案建設的健康發展。

3 學生事務微檔案建設路徑

3.1 培育學生事務微檔案建設理念。不同于傳統學生檔案的管理，學生事務微檔案更注重線上線下反映學生動態資料的歸檔。而這些資料大部分不在傳統檔案歸檔名單中。從某種程度上講，微檔案的建設并不在目前檔案管理人員的任務清單中。因此，要強化對學生事務檔案從業人員的理念引導，使其認識到微檔案對“大思政”工作的重要意義。而且微檔案建設也是將來學生事務檔案管理發展的重要方向，從業人員應及時轉變工作理念，適應微時代檔案管理網絡化、智能化、個性化的要求，樹立以“學生為中心”的工作理念，從微檔案中挖掘出隱性知識與信息，滿足學生的個性化需求。[5]

3.2 建構學生事務微檔案管理機制。主要包括整合運營機制，創新服務機制、評價保障機制等。在整合運營機制上要打破多頭管理的現狀，整合多元主體的力量，實現微檔案建設的有效銜接，共同服務于學生工作。在創新服務機制上，要創新服務模式，搭建與學生互動的“微平臺”，變被動服務為主動作為。在評價保障機制上要強化對微檔案建設的物質和人才保障，改進對學生檔案管理從業者的評價機制，健全微檔案建設的制度保障體系。

3.3 強化學生事務微檔案信息化建設。云計算、大數據技術的不斷發展，為學生事務微檔案建設的順利開展提供了可能。高校要加快信息化基礎設施建設，滿足海量信息儲存、整合、優化和分析的需要。針對“微數據”的識別、分類、傳輸、交換和利用等要做好微檔案信息標準規范建設。此外，針對學生對隱藏信息與知識的需要，應該進一步加大數據挖掘技術的應用力度，構建智能服務系統，挖掘微信息潛在的價值。[6]

3.4 加強學生事務微檔案人才隊伍建設。一方面要加大檔案人才，尤其是具備網絡新技術人才的引進力度，從整體上優化學生事務檔案管理隊伍的人才結構。另一方面，要加強對學生事務檔案從業人員的培訓力度，圍繞微時代學生事務檔案管理的現實需要，在理念涵育、業務知識培養、信息化技術應用等方面提升學生檔案管理人員的業務能力和信息技術使用水平。

參考文獻：

[1]楊靜，張哲成，趙月霞.發展微檔案 助力和諧社會建設[J].山東檔案，2015（06）：26-28.

[2] [3]劉維貴.數字時代微檔案的云管理研究[J].蘭臺世界，2012（23）：26-27.

[4]劉越男，張一鋒，吳云鵬，鄭翀.區塊鏈技術與文件檔案管理：技術和管理的雙向思考[J].檔案學通訊，2020（01）：4-12.

[5]李彥.大數據時代高校檔案管理優化的路徑探析[J].云南檔案，2016（11）：54-56.

[6]趙月霞.論“微檔案”建構社會記憶的能力和途徑[J].檔案管理，2017（02）：17-19.

（作者單位：河南工業大學 來稿日期：2020-04-17）