淺談高校控制檔案數字化服務外包安全風險的措施

張忠良

摘? 要：檔案數字化服務外包是高校檔案部門加快檔案信息化建設的主要形式之一，檔案數字化服務外包工作的安全不但關系到檔案原件安全，還關系到檔案信息資源安全，正確認識檔案數字化服務外包中存在的安全風險，制定行之有效的防范措施，才能將安全風險降到最低。

關鍵詞：高校;控制;服務外包;安全風險;措施

1 引言

隨著計算機技術和現代通信技術的快速發展和廣泛應用，對傳統館藏紙質檔案資源進行數字化加工成為必然趨勢，國家檔案局發布的《紙質檔案數字化技術規范》為檔案數字化工作提供標準依據。2008年教育部和國家檔案局聯合發布《高等學校檔案管理辦法》，明確要求組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作。

2 高校檔案數字化服務外包安全風險

2.1 檔案實體風險。檔案數字化加工中，必然要經歷搬運、人為直接接觸、設備接觸、環境變化等環節，各環節都有可能導致實體檔案的損傷，特別是年代久遠、材質脆弱的檔案。

2.2 檔案信息風險。在檔案數字化之后，檔案信息易于擴散，在處理、存儲、傳輸和使用上有著嚴重的脆弱性，很容易被濫用、遺漏和丟失，甚至泄密和篡改，而且有時難以察覺。

2.3 加工環境風險。加工環境的風險主要是加工場地、數字化設備和設備應用幾個方面。

2.4 組織管理風險。組織管理風險主要存在于組織機構建設定位、規章制度、監督管理、標準執行、外包形式、供應商選擇等幾個方面。

3 高校檔案數字化服務外包安全風險防范

3.1 樹立安全風險防范意識。首先，要確立全員遵守安全保密要求的原則。建立全員遵守安全保密的制度，涉及數字化的所有人員要有保密意識、責任心、全局安全觀念。

其次，建立非涉密檔案數字化的原則。在進行檔案數字化外包服務時，建立并堅持非涉密檔案數字化的原則，對于標有密級且未解密的檔案，不能交由外包服務機構進行整理、數字化。

最后，確保檔案實體和數據安全的原則。將非涉密檔案交給外包服務商進行整理和數字化加工時，也要確保檔案實體和檔案信息數據安全。[1]

3.2 嚴格選擇外包服務機構

3.2.1 備案遴選。按照《河南省檔案管理條例》第二十五條的規定：從事檔案鑒定、評估、咨詢等中介服務機構，必須到省檔案行政管理部門備案。高校在有檔案數字化服務需求前，就要借助檔案主管部門的慧眼，在公布的備案有效期內的檔案中介服務機構中進行公告遴選。

3.2.2 審核資質。嚴格審查外包機構資質，要求外包服務機構必須是正式成立的法人機構、營業范圍中有檔案數字化加工業務、沒有外資投資背景、具有檔案數字化加工所需的軟硬件設備、取得國家保密機構頒發的“國家秘密載體印制資質”，并在所在省檔案局進行了檔案中介服務機構備案等。

3.2.3 審核方案。嚴格審核外包機構人員資質及項目實施方案。參與檔案數字化加工的人員應為國內公民，無犯罪記錄，與項目組簽訂保密協議，項目負責人要具備檔案初級以上職稱，接受過保密培訓及檔案局組織的上崗培訓;項目實施方案要滿足項目要求，軟硬件設備投入、項目質量、進度管理以及應急措施要詳細。

3.2.4 明確職責。與外包機構簽署保密協議，明確雙方的安全責任和義務。要求外包機構建立安全和保密制度、措施，規定外包機構不得留存、持有業主方的任何檔案信息，外包機構的工作人員要進行身份審查并向業主方進行登記備案，如違反相關法律法規，追究其法律責任。

3.3 加工環境安全防范，確保檔案實體安全。檔案數字化的加工場所要臨近檔案庫房，配備防盜報警、防火及視頻監控等設備，提供穩定的電源設備，加工場地符合檔案安全管理規定中防塵、防濕、防高溫、防有害生物等安全管理要求，嚴禁工作人員在場所內從事與數字化加工無關的活動，比如飲水、進食、抽煙等。

數字化加工場所按臨時保密要害部位進行管理，在生產加工場所安裝監控攝像頭和錄像設備，全覆蓋、全過程監控、攝錄加工現場情況，專人負責，對數字化加工過程進行全程、無死角視頻監控。建立檔案數字化加工場所的安全管理制度，指定專人進行場所內安全管理，加強對場所內所有人員的監督、管理;制定人員進出場所管理制度，嚴禁無關人員出入加工場所，所有工作人員實行掛牌制度，簽訂并嚴格落實安全保密協議書，做到絕對不外泄任何信息。

日常管理方面，生產加工場所應有專門的休息室或儲物柜，便于工作人員存放私人物品。嚴禁將手機、數碼相機、攝像機、個人移動存儲介質等設備帶入生產加工場所，與檔案數字化加工工作無關的個人物品也嚴禁帶到加工場所，嚴禁從加工場所帶離物品。

在整理過程中加強檔案完整性管理，對破損頁應及時修復，嚴禁破損頁丟失;拆除裝訂線或金屬裝訂物時，避免用力太大損壞檔案;不得篡改檔案內容;不得丟棄檔案內容。掃描過程中，對較薄、脆性等紙張必須使用平板掃描儀;對不允許拆卷的檔案使用零邊距掃描儀;對適合高速掃描儀的檔案在加工前須征得委托方同意方可使用高速掃描儀掃描。

檔案裝訂采用三孔一線的方式，影響裝訂的紙張要進行側裱，超過A4畫幅的紙張要進行折疊，折疊時盡量遠離有字的地方;裝訂時盡量采用原孔裝訂，不重新打孔，以免對檔案造成傷害;不能出現倒頁、錯頁、壓字情況，要求裝訂牢固，不掉頁。加工現場案卷數量進行整體控制，爭取做到，借一批、留一批、還一批，避免現場案卷過多而引起管理混亂。[2]

3.4 加強數字化加工軟硬件管理，確保檔案信息安全。首先，選擇專用局域網，實行物理隔離。所使用的掃描儀等設備，必須符合保密、安全技術標準和要求，并按涉密設備進行管理和使用，加工設備（PC機）上不得安裝與作業無關的軟件;所有PC及服務器進場后必須進行數據檢查，清除硬盤信息，確定沒有其他無關數據;進行計算機病毒查殺，確認安全才能在項目中使用。封閉除服務器外的數字化設備信息出口，光驅、軟驅和USB端口封閉使用。所有加工現場設備均進行登記型號、配置等信息，建立加工設備臺賬。如設備必須帶離加工現場維修的，必須拆除硬盤，并進入臺賬管理。[3]

其次，做好加工人員的安全管理。數字化加工現場不允許討論檔案信息內容，不允許使用他人賬號登錄加工系統，現場的廢棄物、紙片、紙屑等統一收集保管，不得帶出加工現場。

最后，做好數據安全措施。每個項目作業人員根據實施方現場經理分配的用戶賬戶信息登錄，不同人員有相應的權限等級;涉及服務器操作管理權限只有實施方現場經理具有。按照既定規則、路徑，自動備份目錄數據、圖像文件;保留用戶登錄操作日志，形成信息安全的溯源機制。

參考文獻：

[1]黃麗華，宋華.檔案數字化外包安全管理研究[J].中國檔案，2015（06）：60-61.

[2]馬雁云.檔案數字化外包安全隱患與對策[J].檔案與建設，2016（07）：85-86.

[3]石華.基于多維度的檔案數字化外包業務安全管理體系研究[J].檔案管理，2013（03）：34-35.

（作者單位：鄭州鐵路職業技術學院 來稿日期：2020-04-17）