加強招標投標活動檔案管理工作之我見

姚琳

1 招投標活動檔案管理的概念與意義

1.1 招投標活動檔案是招標機構開展業務工作的基本條件。招投標活動從立項開始，到招投標活動結束的各個環節形成的一系列具有保存價值的文字與聲像材料，不僅真實地記錄了招投標活動的全過程，還反映出了招投標活動質量的高低，也是維護招投標活動歷史面貌的一項重要的基礎性工作。招投標活動的業務檔案是相關人員決策的依據，是工作查考的憑證，是經驗總結的參考，也是招投標活動不可再生的寶貴財富。

1.2 招投標活動檔案是衡量招標機構管理水平的重要標志。招投標活動檔案詳細記載了招投標活動過程各個環節的大量信息，它的有效管理不僅是保證招投標活動順利進行的基礎，同時也是保證本單位其他工作順利開展的基礎。招投標活動檔案收集是否齊全完整、分類是否科學有序、檢索是否方便有效、管理是否有章可循，成為招投標工作機構工作的重要內容，也是衡量投標工作機構工作規范化管理水平的重要標志之一。

1.3 招投標活動檔案是檢驗招投標活動是否依法合規的依據。我國招投標活動有專門的機構進行管理，有相關的法律、法規及規章必須遵守，有嚴格的程序需要遵循。招投標活動檔案就像一面鏡子，把一個項目從招標、投標、開標、評標直至定標的過程完整地再現出來。通過檔案，真正促使招標代理機構在招投標活動中做到程序合法、步驟合規、過程合理、結果公開，經得起上級和社會檢查和檢驗。

1.4 招投標活動檔案是維護招投標活動公正、遏止腐敗的重要保證。隨著社會法治觀念的增強，依法招投標制真正將招投標活動的公開、公平、公正、誠實信用原則做到了貫徹落實。在招投標活動過程中，如果出現問題或者有人提出質疑時，真實完整的檔案就能彰顯其法律意義，為法律的舉證提供有力證據，既可保護國家利益、社會公共利益和招標投標活動當事人的合法權益，又可避免將招標機構拖入不必要的爭端中，真正創造出公平競爭的市場環境。

2 當前招投標活動檔案管理存在問題

2.1 缺乏檔案意識。筆者接觸了很多招標機構，發現最主要的問題還是招標機構的領導者缺乏檔案意識，尤其是屬于私營企業性質的招標代理公司的領導者缺乏對招投標檔案工作在項目管理中的地位和作用上的正確認識。很多私營的招標代理機構更多關注的是項目的數量、金額和運行，利潤與盈利，以及擴大規模等環節，對于招投標檔案管理工作卻很少關注，不愿意把工作重心放到檔案工作上。[1]

2.2 缺乏管理制度。很多招標代理機構成立啟動后，缺乏完善的管理制度，尤其缺乏檔案管理制度。這些情況的存在，使檔案安全保管和檔案利用受到較嚴重的影響，既不能反映每個項目的全面真實情況，也影響了企業的規范管理。

2.3 缺乏專業人員。據筆者了解，許多招標代理機構追求利益最大化，沒有配備專門的檔案管理人員管理檔案。即便有也是兼職多，工作量大，業務水平低、專業能力差等。還有些招標機構人員流動大，崗位更換頻繁，從而影響檔案工作。

3 完善招投標活動檔案管理的對策

3.1 調查研究，制訂方案。檔案部門要調查研究，依法把招標機構檔案工作納入監督指導范圍，要結合有關規定拿出具體的標準和意見，為檔案工作人員盡快掌握招投標檔案的整理打好基礎，將招標機構檔案管理工作落到實處。

3.2 集中培訓，持證上崗。培訓的內容應該有以下四個方面：一是檔案法律、法規及規章的學習;二是檔案職業操守的學習;三是檔案基本知識的學習;四是招投標活動檔案歸檔及整理的學習。參加培訓并通過考核的人員要發放培訓結業證書，作為持證上崗的依據。

3.3 執法檢查，落實整改。檔案執法檢查是一柄尚方寶劍，檔案部門要學會使用它、利用它，讓它真正發揮其應有的作用。如果招標機構有違反檔案法律、法規的做法，必須嚴厲查處，用法律、法規來約束、規范他們的行為。要通過執法檢查，發現檔案管理中出現的問題并落實整改。

3.4 業務行政管理部門責無旁貸，管理到位

3.4.1 嚴格考核，獎罰分明。各級行政管理部門會采用定期檢查或抽查的方式對招標機構的招投標工作進行考核，重點多是招投標活動的審批、程序、步驟、時間、招標文件、公告等是否合規方面。今后還應該將招投標活動檔案的收集是否齊全完整、檔案的整理是否符合標準、檔案的管理是否達到要求、人員是否持證上崗等列入考核的內容，并將考核結果劃分等級進行通報或暫停工作，以此激勵做好檔案工作的積極性，推動檔案工作的開展。

3.4.2 以點帶面，形式多樣。為了收到事半功倍的效果，各級業務行政管理部門除了其他行之有效的方法外，還可以結合采用典型引路、分步實施、現場觀摩、分類推進、以點帶面、全面推開等形式，推廣檔案工作執行優秀的招標機構的先進經驗，讓大家以標桿為榜樣，盡快地學習和掌握檔案管理的好方法、好做法。

3.4.3 履行職責，齊抓共管。要抓好招標機構的檔案工作，僅靠某一個部門是不行的，需要各相關部門條塊結合、形成合力、協調配合、齊抓共管。比如，行政管理部門在檢查、考核招標機構工作時，就可邀請檔案部門共同參與。共同制訂文件、共同擬訂標準、共同執行檢查，共同進行考核，分工協作，整體聯動，并形成制度。

3.5 各類招標代理機構自查自糾，標準到位

3.5.1 自查領導檔案意識。在經過宣傳、培訓、指導、檢查、考核后，招標代理機構領導者首先要自我反省、自我檢查一下自己對檔案工作的重視程度。筆者認為，只有領導者發自內心地認識到檔案管理的重要性，認識到檔案是單位發展的寶貴財富，認識到做好檔案工作既是權利也是義務，是自身發展的客觀需要，并從檔案中受益，從檔案里嘗到甜頭，就會舍得投入，主動改善檔案管理條件，增強做好單位檔案工作的自覺性和積極性，很多問題就會迎刃而解。[2]

3.5.2 自查檔案管理制度。沒有規矩，不成方圓。大到國家建設，小到公司經營，都離不開規章制度的支持和保障。制度規定了需要共同遵守的辦事規程或行動準則。不同的行業，不同的部門，不同的崗位都有其具體的做事準則，目的都是使各項工作按計劃按要求達到預計目標。因此，招標機構必須建立、健全檔案管理制度，人人遵守，自覺維護，用制度規范所有人員的行為，并嚴格落實，用制度保證檔案工作的順利進行。

3.5.3 自查檔案上崗人員。專業的人員做專業的事，這是常識，因此，一要為檔案工作崗位配備具有一定文化知識和專業水平、又有責任心的檔案管理人員。[3]上崗前要選派他們參加檔案業務部門舉辦的培訓班，讓他們熟悉、了解檔案法律法規和規章，知法守法、以身作則;學習、掌握檔案業務知識的技能，熟練操作、獨當一面。二要適當提高他們的待遇，關心他們的工作、生活和學習，調動他們的工作積極性，用優渥的待遇留住人才，保持人員相對穩定，從而更好地推動檔案工作的順利開展。

參考文獻：

[1]潘文霞，汪才華.淺談招標采購中的一些常見誤區[J].中國工程咨詢，2014（06）：78-80.

[2]任漢中.話說檔案那些事（三）：閑聊檔案意識[J].檔案管理，2018（06）：80-81.

[3]沈曉月.從供求關系視角看當前高校德育[J].安徽文學（下半月），2015（11）：132-133.

（作者單位：洛陽芬瑞商貿有限公司 來稿日期：2020-02-25）