檔案保密性與開(kāi)放性研究

孟巖

【摘要】現(xiàn)如今，對(duì)于檔案的管理工作而言，更加注重對(duì)檔案的管理，忽視對(duì)檔案的利用，在這樣的情況下，檔案資源的利用率偏低，同時(shí)如果檔案的保密工作沒(méi)有落實(shí)到位，將會(huì)給國(guó)家的安全造成一定程度地影響，也會(huì)損害國(guó)家的利益。因此，本文對(duì)檔案開(kāi)放性以及保密性?xún)烧咧g的關(guān)系進(jìn)行了分析，對(duì)如何處理好兩者之間存在的問(wèn)題，提出了幾點(diǎn)建議，希望能幫助到有需要的人。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 ?保密性 ?開(kāi)放性

引言：眾所周知，檔案是經(jīng)過(guò)社會(huì)發(fā)展，從而形成的一種文化產(chǎn)物。當(dāng)今，科學(xué)技術(shù)發(fā)展較快，如果過(guò)于注重檔案的保密工作，不考慮檔案秘密性的有效時(shí)間以及使用范圍，那將是不合理的;如果檔案的保密工作沒(méi)有進(jìn)行到位，過(guò)度使用檔案資源，增加檔案的公開(kāi)范圍，那也是不合理的。這就要求在使用檔案資源時(shí)，要掌握好檔案的保密性以及公開(kāi)度之間的聯(lián)系。

一、關(guān)于檔案開(kāi)放性以及保密性?xún)烧咧g的關(guān)系

由于檔案具備一定的研究意義，通過(guò)使用檔案資源，能獲取有關(guān)的情報(bào)信息，以及獲取憑證的信息，因此被廣泛應(yīng)用于多個(gè)方面，比如歷史研究、教育研究等。檔案能提供有關(guān)的情報(bào)以及憑證信息，由此引起檔案保密與檔案公開(kāi)兩者之間的矛盾。檔案資源能提供情報(bào)信息，進(jìn)而被社會(huì)各界所使用，因此具備一定的公開(kāi)性;檔案在一定程度上能體現(xiàn)機(jī)構(gòu)的價(jià)值，有關(guān)機(jī)構(gòu)的活動(dòng)范圍以及活動(dòng)時(shí)間是受約束的，進(jìn)而體現(xiàn)出一定的不公開(kāi)性，也就是要求檔案活動(dòng)要保密。

兩者之間存在的問(wèn)題，主要在以下幾方面得以體現(xiàn)，雖然檔案對(duì)外具有一定的公開(kāi)性，這種公開(kāi)性是具有一定要求的，對(duì)于檔案的形成時(shí)間、檔案的使用范圍有著明確的規(guī)定，對(duì)于檔案的使用者，給出了一定的限制要求。一般而言，在檔案形成一段時(shí)間之后，才能對(duì)檔案進(jìn)行使用;當(dāng)檔案的保密期限過(guò)之后，再對(duì)檔案的保密程度進(jìn)行確定，在使用者使用檔案資源時(shí)，有一定的權(quán)限范圍，當(dāng)需要對(duì)檔案進(jìn)行傳送時(shí)，需要在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行。當(dāng)然，處于保密狀態(tài)的檔案，是具備一定的研究?jī)r(jià)值的，只是由于某些方面的因素，檔案的研究?jī)r(jià)值被覆蓋了，沒(méi)有得到顯示。處于保密狀態(tài)的檔案，從另一角度考慮，在將來(lái)的時(shí)間里，有著向外公開(kāi)的必要性。在一定范圍，一定條件下，檔案的雙重性是可以進(jìn)行置換的。通常情況下，經(jīng)過(guò)保密期的檔案，就可以對(duì)外進(jìn)行公開(kāi)，在公開(kāi)的過(guò)程中，由于某些特殊的原因，需要對(duì)檔案進(jìn)行再次的保密。由于檔案具備雙重性的特點(diǎn)，人們?cè)谑褂脵n案資源時(shí)，需要結(jié)合社會(huì)實(shí)際情況，對(duì)檔案的保密層級(jí)進(jìn)行調(diào)整，在滿(mǎn)足檔案保密性的條件下，盡最大可能發(fā)掘檔案的研究?jī)r(jià)值。如果檔案的保密工作沒(méi)有落實(shí)到位，將會(huì)給國(guó)家的安全造成一定程度地影響，也能損害國(guó)家的安全及利益。

二、如何處理好兩者之間存在的問(wèn)題

當(dāng)檔案形成之后，自然就會(huì)存在檔案的雙重性，由于檔案雙重性的特點(diǎn)，進(jìn)而避免不了檔案保密性以及開(kāi)放性之間的矛盾，在外界環(huán)境發(fā)生變化時(shí)，兩者之間所表現(xiàn)出來(lái)的矛盾也不一樣，這就要求從事檔案的工作人員，對(duì)于檔案雙重性之間的矛盾，要采取合理的態(tài)度，去評(píng)估以及解決兩者之間存在的問(wèn)題。在對(duì)檔案的保密層級(jí)以及保密時(shí)間進(jìn)行確定的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)遵守有關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行，不能盲目擴(kuò)大檔案資源的使用范圍，不能隨意對(duì)檔案保密時(shí)間進(jìn)行規(guī)定。另一方面，不能太過(guò)度重視檔案的保密，進(jìn)而組織使用者對(duì)檔案信息資源的使用，如果一味地注重檔案保密，將會(huì)導(dǎo)致檔案研究?jī)r(jià)值得不到體現(xiàn)，或者一定程度上引起檔案價(jià)值的消失。對(duì)于檔案使用對(duì)象的管理而言，當(dāng)確定使用對(duì)象滿(mǎn)足有關(guān)條件，確定檔案對(duì)象的使用目的處于合理范圍，就可以按照檔案管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，使用檔案信息資源，并挖掘檔案的研究?jī)r(jià)值;同時(shí)還需要關(guān)注檔案的流動(dòng)性，依據(jù)實(shí)際變化情況，對(duì)檔案保密的范圍以及保密時(shí)間進(jìn)行確定，對(duì)于檔案保密時(shí)間，以及檔案的解除范圍要加以關(guān)注，如出現(xiàn)變更情況時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好有關(guān)的調(diào)整工作。

現(xiàn)如今，自動(dòng)化技術(shù)快速發(fā)展，辦公智能化被廣泛使用，由于文件不斷增加，檔案的管理方式也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，促使電子檔案的誕生。如果過(guò)于注重檔案的保密工作，不考慮檔案秘密性的有效時(shí)間以及使用范圍，那將是不合理的;如果檔案的保密工作沒(méi)有進(jìn)行到位，過(guò)度使用檔案資源，增加檔案的公開(kāi)范圍，那也是不合理的。在檔案管理工作，使用高科技的技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源信息共享的目的，雖然能便于人們利用檔案信息，同時(shí)給檔案的保密工作帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)。這就要求有關(guān)人員采取有效措施，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)信息的使用加強(qiáng)監(jiān)管，防止儲(chǔ)存介質(zhì)被非法拷貝，或者向外界泄漏，防止非法人員利用網(wǎng)絡(luò)，對(duì)檔案信息進(jìn)行竊取，以免影響國(guó)家安全。因此有必要處理好檔案公開(kāi)性以及保密性?xún)烧咧g的聯(lián)系，對(duì)于可以向外公開(kāi)的檔案，可以進(jìn)行適當(dāng)?shù)墓_(kāi)，以便滿(mǎn)足使用者的需求;對(duì)于不能公開(kāi)的檔案信息，要做好檔案的保密工作，制定出更高級(jí)的保密層級(jí)，并采用先進(jìn)的加密技術(shù)，避免檔案信息泄漏。

三、與檔案工作有關(guān)的適度原則

對(duì)于檔案管理工作而言，在工作中要遵守適度的原則，對(duì)于工作存在的問(wèn)題，要采取科學(xué)合理的手段去解決，做好檔案的保密工作，同時(shí)在允許范圍之內(nèi)，為大眾提供檔案信息服務(wù)，并健全檔案工作的機(jī)制，以滿(mǎn)足社會(huì)各界對(duì)檔案使用的需求。對(duì)于從事檔案工作的人員，要求其具備良好的保密意識(shí)，努力學(xué)習(xí)與檔案有關(guān)的知識(shí)，并圍繞有關(guān)的法律法規(guī)，通過(guò)有關(guān)的培訓(xùn)，培訓(xùn)檔案工作人員的法律知識(shí)及職業(yè)素養(yǎng)，促使檔案工作人員具備一定的法律意識(shí)及素質(zhì)。依法進(jìn)行檔案的保密工作，依照有關(guān)的法律對(duì)檔案的保密性進(jìn)行治理，防止檔案工作人員做出違背法律的行為，在做好檔案保密工作的前提下，盡最大可能向社會(huì)大眾提供檔案信息服務(wù)。

四、結(jié)論

通過(guò)以上的分析可知，對(duì)于檔案雙重性之間的矛盾，要采取正確的態(tài)度，去評(píng)估以及解決兩者之間存在的問(wèn)題;在確定檔案的保密層級(jí)以及保密時(shí)間時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守有關(guān)的規(guī)章制度，不能盲目擴(kuò)大檔案資源的使用范圍，不能隨意規(guī)定檔案保密時(shí)間;對(duì)于可以向外公開(kāi)的檔案，可以進(jìn)行適當(dāng)?shù)墓_(kāi)，以便滿(mǎn)足使用者的需求;對(duì)于不能公開(kāi)的檔案信息，要做好檔案的保密工作，制定出更高級(jí)的保密層級(jí)，并采用先進(jìn)的加密技術(shù)。

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