信息化背景下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式的革新策略

李金東

摘 要：在企業(yè)日常的檔案管理中，目前仍舊存在效率低、制度漏洞等問(wèn)題，而且相關(guān)的檔案服務(wù)也是有著諸多問(wèn)題。導(dǎo)致這些問(wèn)題的原因，相當(dāng)部分是因傳統(tǒng)式的管理缺陷，所以要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理和服務(wù)的水平，就需要從檔案管理以及服務(wù)模式上，利用相關(guān)現(xiàn)代信息技術(shù)不斷完善和創(chuàng)新，確保企業(yè)能夠穩(wěn)定、高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

關(guān)鍵詞：信息化 檔案管理 服務(wù)模式

一、信息化背景下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式革新的必要性

（一）擺脫利用資源提取的限制

當(dāng)今信息技術(shù)相對(duì)比較成熟，將信息技術(shù)用于檔案管理，可以有效實(shí)現(xiàn)其工作信息實(shí)時(shí)交流互動(dòng)，還能夠在工作過(guò)程中直接整理、分析相關(guān)資源，能夠有效提高管理與服務(wù)的水平，促進(jìn)企業(yè)檔案管理和服務(wù)的發(fā)展進(jìn)程。也能夠在企業(yè)檔案的相關(guān)工作中，及時(shí)交流溝通共享資源，進(jìn)一步加快檔案管理的建設(shè)。

（二）增加檔案管理服務(wù)范圍

在日常的具體檔案管理工作中，合理的使用信息技術(shù)，能夠在獲取相關(guān)信息的基礎(chǔ)上提高其可靠性，同時(shí)，也能提高其整體的服務(wù)水平。在這個(gè)背景下，企業(yè)高層管理人員在進(jìn)行相關(guān)的決策時(shí)，能夠有效提高其工作效率和決策精準(zhǔn)度。另外，將檔案管理和服務(wù)融合相關(guān)信息技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，還能順應(yīng)時(shí)代的要求和需要，讓檔案管理相關(guān)工作和服務(wù)的效果更加顯著。

（三）突破信息保存時(shí)間的瓶頸

信息化的檔案管理和服務(wù)，能夠有效地突破傳統(tǒng)式管理中信息保存收到侵蝕的障礙，在進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息的保存和安全特性上，提高其相關(guān)管理和服務(wù)的質(zhì)量。一般情況下，在日常檔案管理中，相關(guān)工作人員在進(jìn)行檔案的查閱和對(duì)比中需要反復(fù)調(diào)閱，采用傳統(tǒng)管理模式，則需要相關(guān)人員入庫(kù)，然后按照歸納方式意義尋找和調(diào)閱。出現(xiàn)這種狀況，那么相關(guān)的檔案管理和服務(wù)就已經(jīng)落后于時(shí)代，并且無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代高效率的工作需要。

二、信息化背景下企業(yè)檔案管理的革新

（一）企業(yè)檔案管理體系的優(yōu)化

首先，要在管理的觀念上有相應(yīng)的改變，尤其是檔案管理工作人員，要充分使用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)進(jìn)行大膽創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理，也要通過(guò)相應(yīng)的信息化設(shè)施有針對(duì)性的提高其工作效率。其次，要鼓勵(lì)相關(guān)人員進(jìn)行創(chuàng)新，并激發(fā)工作人員的創(chuàng)新意識(shí)和責(zé)任心，讓其認(rèn)知到企業(yè)檔案管理對(duì)企業(yè)的意義，明白其擔(dān)負(fù)的責(zé)任，并進(jìn)行相關(guān)的學(xué)習(xí)來(lái)提升自身的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)以及法律意識(shí)等，以促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

（二）強(qiáng)化檔案管理工作制度

首先，在檔案管理工作范疇中要明確歸檔環(huán)節(jié)的范圍，其管理工作者要有目的的區(qū)分需備份與不需備份的檔案，避免檔案管理中出現(xiàn)混亂。其次，重視企業(yè)檔案信息的儲(chǔ)存介質(zhì)轉(zhuǎn)換的環(huán)節(jié)。在企業(yè)日常檔案管理中，不僅需要有穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)，還需要有穩(wěn)定的存儲(chǔ)介質(zhì)，而且還需要重視其轉(zhuǎn)換的環(huán)節(jié)。同時(shí)，企業(yè)還需要針對(duì)檔案管理工作流程定制科學(xué)化的管理制度，也要督促檔案管理人員恪守法律法規(guī)和公司制度。通過(guò)完善制度把檔案管理規(guī)范化。

（三）提升檔案管理工作人員的工作技能和素養(yǎng)

首先，在當(dāng)前的檔案管理工作過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)有針對(duì)性的強(qiáng)化電子檔案管理制度。對(duì)比于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，現(xiàn)今電子類(lèi)型的檔案管理的要求和標(biāo)準(zhǔn)也更加嚴(yán)格，對(duì)其工作人員的專(zhuān)業(yè)技能和相關(guān)素養(yǎng)也有更高的要求。面對(duì)當(dāng)前的檔案管理現(xiàn)狀，相關(guān)的工作人員要合理過(guò)渡自身專(zhuān)業(yè)技能和知識(shí)結(jié)構(gòu)，積極為自身的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行“充電”，對(duì)現(xiàn)代的相關(guān)電子設(shè)備也要熟練地掌握，能夠在工作中合理的使用相關(guān)設(shè)備，這樣才能有效提高檔案管理和服務(wù)水平。其次，要有針對(duì)性的提高員工在工作過(guò)程中的業(yè)務(wù)水平，組織相關(guān)工作人員進(jìn)行現(xiàn)金管理方式、實(shí)操、模式等學(xué)習(xí)，參考其他檔案管理過(guò)程中遇到的問(wèn)題案例等，充分完善工作人員的業(yè)務(wù)能力以及知識(shí)儲(chǔ)備，為企業(yè)的發(fā)展和穩(wěn)定運(yùn)行打好基礎(chǔ)。

三、信息化背景下企業(yè)檔案管理服務(wù)模式的革新

（一）數(shù)據(jù)化檔案服務(wù)的創(chuàng)新

信息化的社會(huì)也是數(shù)據(jù)化的社會(huì)，數(shù)據(jù)具有獲取快、流通快等優(yōu)勢(shì)，大量的文本信息數(shù)據(jù)化后不僅方便存儲(chǔ)，也方便及時(shí)而且精準(zhǔn)地對(duì)信息進(jìn)行相應(yīng)的處理。數(shù)據(jù)化的檔案信息也有利于檔案管理的服務(wù)創(chuàng)新，例如，檔案管理服務(wù)效率得到了很大的提高。方便企業(yè)相關(guān)人員隨時(shí)使用新方法、新模式、新思路來(lái)研究檔案管理，促進(jìn)公司檔案管理服務(wù)。

（二）檔案云儲(chǔ)存的創(chuàng)新

首先，云儲(chǔ)存的方式有效地滿(mǎn)足了檔案信息的安全和完整的需要，而且還為相應(yīng)的工作人員提供了更加便捷的服務(wù)模式，同時(shí)，也滿(mǎn)足了檔案管理服務(wù)所要求的高質(zhì)量，也擴(kuò)充了檔案信息形式的多樣性，把視頻、音頻、圖片等多種類(lèi)型的檔案信息都儲(chǔ)存到了相應(yīng)的云平臺(tái)當(dāng)中。其次，企業(yè)的檔案管理所涉及的各類(lèi)信息不僅量大而且種類(lèi)繁多，這也造成了信息整理方面的不便，同時(shí)也會(huì)出現(xiàn)信息共享障礙，所以就需檔案云儲(chǔ)存和整理以及歸納工作做好。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代。在信息化背景下，企業(yè)的檔案管理已經(jīng)由原來(lái)書(shū)面管理轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代的信息化管理，雖然管理載體順利過(guò)渡，但相關(guān)工作人員的信息化觀念和相應(yīng)的信息化管理技能和知識(shí)有些遲滯。所以，就完善工作人員相應(yīng)專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)面對(duì)現(xiàn)今類(lèi)型多樣化的檔案信息，相關(guān)工作人員也要細(xì)節(jié)入手，不斷革新檔案管理和服務(wù)模式。