加強基層檔案管理工作的有效措施

邵繼仁

摘要：基于新時期的背景之下，檔案管理工作的重要性也得以凸顯。如何加強基層檔案管理工作，全面發揮檔案的使用價值，是基層檔案工作者應當思考的問題。本文就基層檔案管理工作中常見的問題進行闡述，并提出針對性的改進措施，以能夠使得檔案資料更好的服務社會和群眾。

關鍵詞：檔案管理;加強;措施

基層檔案是由基本的人事檔案和各項基層管理工作的過程資料組成，其是基層工作開展的重要資料。加強基層檔案管理工作，不僅能夠促進基層文明管理，還能夠發揮檔案價值，解決基層矛盾。

一、基層檔案管理工作的主要問題

（一）組織管理方面

1.檔案部門工作職責不明確。雖然大部分的基層檔案管理部門已經制定了專門的工作制度，并要求工作人員嚴格執行。但是由于相關職責沒有落實到人頭，甚至個別檔案管理人員身兼數職，從而造成了基層檔案管理工作流于形式，出現問題的時候追究不到責任。

2.對檔案管理工作重視程度不足。部分檔案管理人員對于檔案管理工作認識不夠深刻，其應用價值了解不足，在實際的工作過程中，態度不專一，沒有將檔案工作擺在應有的位置對待。與此同時，在工作的時候馬馬虎虎，投入的精力較少，以至于在工作中出現了不同程度的問題也不能及時發現并解決，在有效管理上相對弱化。

3.檔案管理制度不健全。一方面是個別基層檔案管理部門所建設的制度和現實還存在一定差距，尤其是針對檔案工作中的保密、鑒定銷毀、應急預案等方面沒有完全覆蓋到。另一方面是個別單位雖然有完善的管理制度，但是缺乏一定的適用性，從而限制了基層檔案管理工作的開展。還有些工作人員沒有嚴格按照制度進行檢查和登記，檔案借閱手續不完善、填寫不規范，都制約著檔案管理工作質量的提升[1]。

（二）業務工作方面

1.檔案工作操作不規范。一是工作人員在收集檔案資料的時候，收集不齊全，使得檔案資料出現遺漏或失真現象;二是歸檔規范性問題突出，只是憑借自己的工作經驗進行分類、裝訂、歸檔，反映出對工作文件的學習不到位;三是針對一些科研資料、技術資料的收集時，沒有按照規定要求進行鑒定、整理、歸檔、移交。

2.檔案沒有統一管理。由于在個別基層檔案管理部門中，保管條件有限，甚至個別檔案還由其形成部門自行保管。同時，針對檔案管理沒有編制成統一的檢索目錄，相應的登記手續和審批不夠完善，使得二次調閱的效率大大降低，鑒定銷毀流程不完善等。

3.檔案保管利用等方面問題較多。一是體現在檔案的收集上把關不嚴，沒有規定統一的格式要求，使得歸檔的文件不夠統一規范。二是檔案接收審核把關不嚴，個別工作人員沒有辦理清點簽認手續，使得接收到的檔案并不符合歸檔要求。三是調閱利用程序不夠嚴謹，安全保密措施沒有做到位，尤其是體現在檔案工作價值的典型利用效果收集歸納差距較大。四是安保制度執行不到位，沒有建立專門的檢查制度，也沒有派遣人員定期巡視，缺乏一定的應急預案，造成了檔案發生泄漏等安全隱患時無法第一時間有效處理。

（三）設備設施方面

隨著信息技術的飛速發展，加快檔案工作信息化建設是基層檔案工作的重中之重，基層單位必須要加大資金和設備的投入力度，購置相應的辦公設備等，并安裝阻燃窗簾、防盜門、攝像頭等安全防護設施。而個別基層檔案管理部門由于資金不足，造成了設備設施滯后，防潮、防霉、防蟲、防高溫等基本“八防”措施無法滿足[2]。甚至個別偏遠地區的庫房、閱覽室和工作人員辦公室都沒有隔離分開，大大增加了檔案管理的安全隱患。

（四）隊伍建設方面

由于個別單位領導對于檔案管理的重視程度不夠，在一定程度上忽視了檔案管理隊伍的建設，使得檔案工作人員不管是在專業水平還是操作技能上都不能夠滿足檔案管理工作的開展需求。再加上個別檔案管理部門的工作人員是由其他部門的員工兼任，沒有招聘專門的員工參與工作，從而使得檔案員工的自我管理意識較差，對檔案工作的認識不夠深刻，大大降低了檔案管理工作的效率和質量。與此同時，檔案管理工作本身就比較單一枯燥，且工作人員每天都要面對大量的信息數據，如果工作中不夠嚴謹認真，缺乏對檔案管理的經驗，那么就會降低信息數據的準確性。

二、加強基層檔案管理工作的有效措施

（一）完善檔案管理制度

由于基層檔案管理工作比較繁雜，涉及資料較廣，這對于檔案管理人員也提出了更高的要求。在日常管理工作中，上級領導應當制定針對性的規章制度，要求工作人員嚴格執行，構建完善的管理體系，確保各項工作規范性的進行。立足于宏觀角度上，以國家頒布的法律法規作為基礎，深切剖析檔案管理中存在的問題，讓檔案管理工作更加的清晰化和規范化。針對檔案的各個種類，要實施分開管理，不斷豐富檔案管理的類別。根據各個部門的檔案信息數據，加強部門之間的交流溝通，確保各個部門能夠在第一時間上交各項資料數據。實施嚴格監督制度，將各項工作細化，開展合理分工，確保每一位工作人員都能夠保質保量的完成自己的工作任務，并深刻認識到真實性才是檔案管理工作的核心內容。由專業的管理人員對檔案信息進行收集和分類，對于任何人有調用檔案的需求，也要嚴格按照規章制度進行登記審查，不能夠隨意操作。

（二）開展檔案審核復查工作

個別檔案人員可能存在著檔案管理工作可有可無的錯誤認識，覺得檔案管理只是一個簡單的收集資料工作，所以常常由于操作不規范，及其他多方面因素影響，使得檔案資料可能存在不完整、遺漏等現象。因此基層檔案管理部門應當強調二次審核復查工作，自上而下對部門內進行整改。將檔案工作中的各項條例細化，明確哪些員工應當負責哪些板塊，并制定出檔案審核復查的工作通知文件。加大檔案復查工作的培訓力度，采取實踐操作等形式不斷提升檔案人員工作的規范性和熟練性，有效的避免資料遺漏情況的發生。對存量檔案進行數字轉換，將檔案資料按照存檔的目錄進行掃描輸入。同時，要兼顧電子檔案的清晰度，提高電子檔案的分辨率等，使得檔案資料符合一定的存檔標準。檔案管理者還要對檔案資料進行統一的編制，通過規范化的文檔目錄，為方便日后的提出利用奠定基礎。注意將電子檔案的格式進行規范，全面考慮到電子文件的統一和數據的共享，有效避免重復建設而造成的資源浪費[3]。

（三）引入先進設施設備

首先，基層檔案管理部門應當注重信息化建設，積極借助大數據、云平臺等，加大投入資金，強化基礎設施的建設，提升檔案工作質量和效率。通過引入計算機、打印機等設備，定期更新各項軟件，提前做好財政預算工作，才能夠使得設備設施滿足檔案管理的需求，檔案的整合與反饋才能更加準確與有效。其次，對于檔案工作人員，需要在上崗之前對其實施專業化的培訓，讓其對每個設備設施足夠了解并熟練操作。做好日常維護管理工作，設立相應的身份驗證碼和防火墻等，定期對電腦殺毒更新，確保檔案資料的安全性。尤其是對于個別重要的資料，還要加密，對其進行差異性存貯。工作人員還可以將檔案氛圍短期、長期和永久三個部門，由此有效避免信息外泄，提升檔案的保密程度。最后，為了提升調用次數，檔案管理部門還要建立云端共享服務器，按照審查等級進行劃分，要求每個工作人員建立專門的檔案查閱賬號，由此不僅能夠加強信息數據的共享程度，還能夠切實發揮其利用價值。

（四）打造高質量的檔案管理隊伍

高質量的檔案管理隊伍是基層檔案管理工作質量保證的重要支撐，部門領導應當積極重視人才的培養，加強對檔案管理工作的重視程度，并聘請專業的人員對檔案工作實施科學有效的管理。提高檔案管理部門的招聘門檻，選擇專業水準高、職業素質高的人員上崗，并適當提升其工資待遇，避免人才的流失。通過定期的培訓活動，制定詳細的培訓方案，不斷提升管理人員的綜合能力，積累更多的工作經驗。鼓勵廣大檔案管理工作者創新日常工作，全面發揮信息技術的應用價值，并將其融合到檔案管理工作中，在減輕工作負擔的同時，提升數據的準確性。制定相應的懲罰制度和激勵制度，督促每一位檔案管理人員在工作中保持認真負責、恪盡職守的工作態度，將檔案工作進行統一有效的管理，切實提升其工作質量，為基層檔案管理工作的穩定發展奠定基礎。此外，還要增強工作人員的安全意識和主人翁意識，學習《保密法》等相關規定，在工作中樹立安全保密意識，并能夠嚴格按照工作流程審批檔案，不隨意對外泄露[4]。

結語：

總而言之，基層檔案管理工作雖然看似簡單，但是其也承擔了重要的工作使命。隨著信息技術的飛速發展，檔案管理工作也應當朝著信息化建設邁進。基層檔案管理部門應當積極重視其應用價值，通過多個層面加強改進力度，結合自身實際發展情況，完善相應的制度和措施，利用先進的信息技術和科學有效的管理機制，推動檔案管理工作質量的提升，實現其信息化、可視化和智能化。

參考文獻：

[1]呂艷寧.新時代加強基層黨建檔案管理的探討[J].辦公室業務，2020 （05）：11-12.

[2]許麗.基層單位檔案現代化管理工作的思路[J].蘭臺內外，2020 （12）：54-55.

[3]段文龍.淺析檔案管理中存在的問題和解決辦法[J].陜西檔案，2020 （02）：50+49.

[4]王娜.如何做好基層檔案管理工作[J].國際公關，2020 （03）：171-172.