簡析聲像檔案管理存在的問題及其措施

張華

【摘 要】 聲像檔案管理工作是現代檔案管理的重要內容，因此為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，必須做好聲像現代檔案管理工作，但是由于各種因素的影響，使其存在諸多問題，基于此，本文闡述了聲像檔案的主要特征，對聲像檔案管理存在的問題及其措施進行了簡要分析。

【關鍵詞】 聲像檔案 特征 現代檔案管理 問題 措施

聲像檔案是相關單位、社會組織或者企業在進行各項業務活動的過程中逐漸形成的具有較高保存利用價值的以影像和聲音為主，輔助文字說明的客觀記錄。為了充分發揮其作用，以下就聲像檔案管理存在的問題及其措施進行了探討分析。

一、聲像檔案的主要特征

1、直觀形象性特征。聲像檔案以音頻、視頻等形式存在，故而通過音頻、視頻的形式能夠實現對其所承載的事件的客觀、詳實記錄，使檔案信息更具有直觀性與形象性。而且相對于紙質檔案來說，聲像檔案可信度相對更高一些。因此聲像檔案資源所具備的優勢是紙質檔案所難以與之比擬的。

2、內容真實性特征。一般聲像檔案主要是視頻和音頻錄制，并附有一些文字來描述一些歷史內容，諸如唱片、照片、文字等不同特點的材料，闡釋的都是事實、史實。

3、收集廣泛性特征。聲像資料內容非常豐富，種類繁多，涉及當地各個時期的歷史風貌及當地社會各階層的政治、經濟、文化等活動，表現形式包含照片、聲視頻資料、錄影帶、光盤等，這些都是檔案部門收集的對象，非常廣泛。

二、聲像檔案管理存在的主要問題分析

1、聲像檔案管理意識問題。隨著社會的變化發展及工作需要，機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善，絕大數單位都配備有聲像設備，從總體講，聲像設備配備比較齊全。但是也不同程度地存在著聲像設備管理混亂問題，多數單位沒有制定聲像設備管理制度和使用要求，致使有的設備閑置，難以充分發揮作用;有的設備存放在科室或個人手中，使用人員不明確或頻繁變動，設備不能有效地利用，最終造成一些重要活動沒有及時攝錄，檔案沒有完整保存下來。

2、聲像檔案管理制度問題。通過調查發現只有少數單位制定了相應的聲像檔案管理制度，有半數以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。聲像檔案的管理還存在著科室一年一次移交檔案室、科室分散保管或個人保存等多種管理方式，對單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠。

3、聲像檔案歸檔問題。聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有很多單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。

4、聲像檔案存儲問題。聲像檔案的存儲要求比紙質文檔的存儲條件更嚴格，聲像檔案保存必須具備恒濕、恒溫、防磁等存儲要求。但是由于有些單位不具備聲像檔案的存儲條件和不重視聲像檔案保存，將不利于聲像檔案的長期保存，并影響聲像檔案的使用價值。

三、加強聲像檔案管理的措施

1、增強聲像檔案管理意識。現代檔案管理工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導重視是做好現代檔案管理工作的重要保證。結合相關實踐分析：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。

2、健全完善聲像檔案管理制度。基于聲像檔案管理存在的問題，聲像檔案管理需要合理制定切合實際的管理制度來規范聲像檔案管理。因此各立檔單位要建立健全相應的管理制度，加強規范管理，對產生的聲像材料從收集、整理、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向檔案館移交，確保有關法規和制度落到實處。必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。

3、嚴格聲像檔案歸檔管理。現代檔案管理的聲像檔案歸檔管理措施主要有：第一、結合聲像檔案管理規定要求，嚴格遵循檔案管理流程，一般是科室的檔案交給檔案室，檔案室交給檔案館。第二、嚴格做好重點檔案的收集工作。需要結合實際，對重點聲像檔案進行重點收集，需要遵循相關管理制度，及時準確了解收集狀態。第三、直接從工作人員手中收集。對有些聲像檔案需要直接從有關工作手中收集。第四、廣泛的社會征集。對有效散存在社會的聲像檔案，需要利用發公告、發文件、上門實地尋求等形式，采取有償收集、無償捐獻、個人代存等形式對聲像檔案進行收集。

4、加強聲像檔案保存管理。現代檔案管理的聲像檔案管理需要根據聲像檔案安全保管的要求，其要求的恒溫、恒濕、防磁等特定條件，相關單位需要做好配套工作。有些重點聲像檔案，要求運用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放，嚴格控制庫房溫濕度，遠離光源、磁場等，并且要結合實際，定時進行檢查，盡量延長聲像檔案壽命，從而聲像檔案價值得到充分利用。

結束語

綜上所述，科技的進步發展，使得機關、企事業單位辦公逐步實現了現代化，同時形成了大量的聲像檔案。加強對聲像檔案的收集與管理，對單位、對社會都具有重要意義，但是由于各種因素的影響，導致聲像現代檔案管理工作存在諸多問題，因此必須加強對聲像檔案管理問題進行分析。

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