推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化措施

周本仙

【摘要】當前檔案的數量日益增加，這就讓檔案管理時間也隨之增加，如果無法及時解決管理中存在的問題，就會限制機關事業單位的總體發展。需要采取有效的措施，提升管理水平。基于此，本文分析了推進機關事業單位檔案管理工作規范化、標準化的具體措施。

【關鍵詞】機關事業單位;檔案管理工作;規范化;標準化;具體措施

檔案管理是機關事業單位管理工作中一個不可缺少的組成部分，機關事業單位對于這項工作一直都比較關注，然而因為檔案數量和管理時間的不斷增加，讓很多機關事業單位在管理實踐中都產生了很多的問題，例如，沒有合理的認識、管理方式單一等，這些都給檔案管理工作的效率和效果帶去了消極的影響。要想提升檔案管理的質量，就需要明確工作中存在的問題，進而采取有效的措施，提升管理水平，讓檔案管理可以實現標準化和規范化，促進檔案的利用，充分發揮出檔案的作用。

一、機關事業單位檔案管理的重要性

很多黨和國家領導人明確強調了檔案工作的重要性，比如，毛澤東同志指出，無論在任何時候都需要保護檔案文件，這關系到人民的命運以及前途;鄧小平同志提到開發信息資源，服務四化建設;習近平同志提出檔案工作是一項很重要的工作，同時是一項基礎性工作，在各個方面都具有重要意義，在全面建設小康社會中，檔案工作的重要性也不斷凸顯。可見，檔案就是真實的歷史記憶，是確保群眾合法權益的憑據，為相關者奠定了基礎。各級各類檔案部門需要對檔案進行完整的收集、規范整理、科學安全保管、便捷高效利用。然而一直以來，因為存在很多問題，使得檔案的相關工作效果也受到了限制，這就需要加強檔案管理工作。

二、現階段機關事業單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理方式滯后。當前，很多機關事業單位在進行檔案管理工作中沿用以往的管理方式，主要是紙質檔案管理，把其放到特定工作場所中，要是需要用到這類檔案，再到有關場所查閱資料，但是要想查閱資料需要花費很多的時間，這樣的工作方式顯然已經無法滿足當前發展的要求。隨著社會的不斷發展，檔案管理的內容也變得更加細化，檔案數量日益增加，以往的工作方式會嚴重影響到工作的效率和效果，給機關事業單位的工作效率帶去消極影響，這就急需要進行轉變。

（二）對檔案管理缺乏全面、正確的認識。現階段通常機關事業單位會注重一些實際的工作，但是對于檔案管理則不夠重視，缺乏全面正確的認識，這就影響到檔案管理工作的實際開展和效果，很多機關事業單位中的領導都會忽略檔案管理工作，認為這并不重要，所以，在安排人員時通常是以一線工作為中心，會把一些年齡較大或水平較低的員工安排負責管理檔案，這樣的員工缺乏工作積極性，自己的工作能力有限，不能夠在檔案管理工作中全面投入。且上級部門的考核中對于這項工作也不重視，這并不在考核的范圍內，自然會使得管理工作的熱情受到影響。工作人員在填寫檔案時也存在不規范的問題，如字跡不工整、內容簡單，這就會影響到檔案的價值，無法有效地給實際工作提供幫助。

（三）檔案管理的科學水平不高。當前信息技術在高速發展，這就讓其在很多領域得到了有效的運用，機關事業單位的檔案管理中廣泛運用了信息技術，這極大提升了管理的效率和效果。單位需要運用信息技術本身的特點構建一體化的電子檔案，其中包括辦公信息以及文檔，利用電腦對檔案進行相關的操作，這對檔案的管理技術以及模式而言是一種挑戰，雖然電子檔案有明顯的優勢，然而因為受到入侵的影響，會導致檔案丟失的情況。所以，當前管理工作急需要解決檔案的穩定以及安全問題。

（四）檔案管理人員的專業素質不足。檔案管理人員的素質會直接影響到檔案管理工作的開展和效果，所以，當前要想讓檔案管理工作實現標準化和規范化，就需要提升管理人員的素質，包括他們的道德素質以及專業水平。然而現實情況是，國內檔案管理人員的綜合素質一般都不高，這是因為單位對于這項工作缺乏重視程度，這就使得檔案管理人員缺乏強烈的責任感，缺乏工作的積極性。另外，機關事業單位在選擇和任用檔案管理人員方面也有一些問題，這就會影響工作人員的專業水平，他們缺乏充足的檔案管理經驗。機關事業單位并沒有加強對檔案管理人員的后期培訓，這就讓他們不能滿足規范化檔案管理工作發展的要求。工作人員的素質不高，就會影響保密工作。

三、推進檔案管理工作規范化、標準化的措施

（一）實行精細化管理，構建長效機制。以往的檔案管理工作中存在很多不足和問題，之所以會這樣，一個重要的問題就是長期采取粗放式的檔案管理思想以及模式，使得管理工作缺乏標準性和規范性，這就影響了管理工作的效果和效率，所以，當前機關事業單位需要進行改變，加強管理工作的標準化以及規范化，改變粗放式管理中的不足和問題，實施精細化管理，構建長效的管理機制。也就是說，要結合單位的檔案管理工作現狀，就檔案的各個環節為切入點，最大化對管理制度進行細化，讓檔案管理不再限制在流程明確、步驟詳盡標準上，還需要讓考察、評價和審核能夠實現量化操作。要想讓檔案管理工作標準和規范開展，單位就要構建完善的制度體系，包括定期審查、考核以及評價制度，如，在每年年終業績評價中，需要對相關機構以及辦公室等部門的檔案交接登記表進行嚴格的審核，對各方面內容進行檢查，確保表中的內容是正確和完整的，再依據登記表全面審查或者是抽查相應的檔案資料事物，如果發現有疏漏或者是錯誤，就需要對涉事者本人進行處罰，還需要追究其所在機構或辦公室的責任。再比如，要促進檔案管理工作標準和規范化建設的速度發展，需要實行年度、年中和季度檢查，對于季度以及年中的審核，需要選擇不同的重點進行有目的性的抽查，或者結合上年度審核中的不足進行進一步的檢查。需要構建健全的人事檔案管理制度，人事檔案關系到每位職工的切身利益，關乎黨和國家的事業發展等重要關系，具有重要意義。這就需要制定制度，制度建設是治本之策，制度執行是關鍵所在。在抓好《條例》貫徹落實上，重點做好學習培訓，積極開展宣傳，深入解讀《條例》，準確把握《條例》的精神和要求，完善配套制度。結合實際，依照《條例》精神制定完善配套制度，細化有關措施，將《條例》各項要求落細落實、落地見效;加強督促檢查;總結好經驗好做法，對執行不力的及時予以督促糾正，并且適時進行專項檢查，對人事檔案各個環節進行規范，對檔案信息進行有效的利用，給單位提供人事參考，進而加強人才儲備，推進機關事業單位檔案工作健康發展。

（二）升級檔案管理方式。機關事業單位身負重任，工作較為繁忙，所以，在工作中要應用到很多的數據，比如，檢查企業是不是對生產方式等進行更新，這就要基于數據作為依據進行科學的分析和研究，通過應用信息化的檔案管理模式，可以高效調取原有數據，促進管理水平的提升。除此之外，檔案材料包含很多的種類，在管理中工作人員需要注重做好維護工作，比如，采取數字化掃描、查殺病毒等手段，確保檔案的安全性，對于關鍵的檔案資料需要進行備份。所以，在檔案管理工作中就需要應用信息化，促進管理效率和效果的提升。

（三）全面落實責任制，構建追溯機制。檔案管理和其他事務存在差異，其是一種更加長效的管理工作，這就需要檔案管理人員能夠具備較強的責任心以及較高的職業道德。要想在制度層面上確保提升檔案管理的效率和質量，就需要全面落實責任制，將責任都落實到管理者身上，構建追溯機制。即檔案管理工作并不會由于人員方面的變動而產生責任中斷的問題，不管是檔案最初作業人員還是負責管理具體事務的檔案管理人員，他們的責任是一直伴隨他們的職業生涯的，所以，要是在工作中出現問題，那么就能夠直接追溯到直接關系人，追究其責任。通過采取這種措施，可以讓相關人員都認識到檔案管理規范化和標準化的重要性，能夠提升自己的責任感，嚴格按照相關的規范對檔案進行管理。

（四）提升檔案管理的意識。檔案管理工作不能夠直接創造出利益，但是可以促進單位工作效率的提升，促進自身價值的實現。檔案對單位工作具有重要意義，發揮著輔助作用，所以，只有提升檔案的調取效率，才能系統地對重點工作進行排查。除此之外，還可以通過信息化的方式有效存儲一些不方便用紙質檔案方式存儲的數據以及隱私，再對這些內容進行調取也很便利，能夠有效提升工作效率。所以，機關事業單位需要全面落實檔案管理信息化，對其優勢進行宣傳，讓有關人員能夠樹立新的檔案管理理念。

（五）加強檔案管理隊伍建設。檔案管理人員的素質會直接影響到檔案管理的質量，因此，要推動檔案管理工作的標準化和規范化建設，需要加強檔案管理隊伍建設，提升他們的管理能力。這就要定期組織他們進行相應的培訓，豐富他們的管理知識，提升他們的綜合素質，讓他們不斷提升自己。另外，單位還需要為規范、標準的檔案管理工作提供良好的人力資源保障，管理人員需要遵守相關的規章制度，對工作要認真負責，對于工作中的重點以及難點需要先解決，定期總結和學習，促進檔案管理工作效果的提升。

四、結束語

綜上所述，檔案管理是機關事業單位管理工作中一個重要組成部分，對單位的發展具有重要的輔助作用，要想全面發揮出檔案的價值，提升檔案管理工作質量，就需要采取有效的措施，讓管理工作實現標準化和規范化，促進機關事業單位的發展。

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