創(chuàng)新檔案信息管理，提升城建管理水平

周彩梅

內(nèi)容摘要 現(xiàn)如今，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)各個(gè)行業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域都得到了巨大發(fā)展。城市管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，而城市檔案管理作為城市管理的重要一環(huán)，能夠?yàn)槌鞘薪ㄔO(shè)提供必要的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)與參考資料，確保城市建設(shè)工作能夠順利開(kāi)展，全面提高城建管理水平。長(zhǎng)期以來(lái)，由于人們對(duì)城建檔案管理的了解不足，依然沿用傳統(tǒng)管理觀念與管理模式，嚴(yán)重阻礙了城建檔案管理工作的健康發(fā)展?；诖?，文章主要從城建檔案信息管理工作創(chuàng)新入手，對(duì)發(fā)展現(xiàn)狀、存在不足進(jìn)行分析，并提出可行性發(fā)展路徑，僅供參考。

關(guān)鍵詞 城建檔案 信息管理 水平 創(chuàng)新

1 引言

現(xiàn)如今，我國(guó)的城市建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)都已經(jīng)步入飛速發(fā)展階段，由此形成了海量的城建檔案信息資料，與此同時(shí)，與城建檔案相關(guān)的法律、法規(guī)也在不斷健全與完善，整個(gè)城建檔案管理體系也越來(lái)越標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，相當(dāng)程度上又增加了城建檔案管理工作的工作量。因此，為了能夠更好地迎接新時(shí)代所帶來(lái)的調(diào)整，創(chuàng)新城建檔案管理工作觀念和方式、提升城建管理水平已刻不容緩。

2 城建檔案信息管理現(xiàn)狀及不足

2.1 信息資料相對(duì)滯后

在城建檔案管理工作實(shí)際中，受工作觀念、工作方式等因素的影響，城建檔案信息資料滯后，最終造成城建檔案管理工作無(wú)法落實(shí)的情況時(shí)有發(fā)生，從而嚴(yán)重地影響城建檔案管理工作的效果與質(zhì)量。城建檔案信息管理工作所涉及的資料信息非常復(fù)雜、廣泛，不僅包括城市建設(shè)方面的資料[1]，還包含其他市政工程等相關(guān)數(shù)據(jù)資料。以工程建設(shè)為例，完成工程建設(shè)后，如果無(wú)法將相關(guān)數(shù)據(jù)資料及時(shí)轉(zhuǎn)遞給檔案管理部門(mén)進(jìn)行歸類(lèi)、整理和歸檔，將很可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)和資料的缺失甚至丟失的情況，為后續(xù)的城建檔案信息管理工作埋下安全隱患。

2.2 管理規(guī)范化水平偏低

對(duì)于城建檔案信息管理工作來(lái)說(shuō)，其雖然不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但是其可以利用自身具有的服務(wù)功能，使整個(gè)城建管理工作更加合理化、科學(xué)化，避免出現(xiàn)資源浪費(fèi)等不良情況的發(fā)生，全面提高城市建設(shè)具有的經(jīng)濟(jì)效益[2]。由于長(zhǎng)期以來(lái)檔案工作未能得到足夠的重視，各級(jí)部門(mén)尤其是縣級(jí)檔案管理單位，普遍存在人員不足、管理不夠規(guī)范等痼疾，不能滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展需求，更談不上對(duì)城建檔案信息具有的價(jià)值和作用進(jìn)行深度挖掘，甚至還直接導(dǎo)致城市建設(shè)活動(dòng)出現(xiàn)重復(fù)開(kāi)展等情況，浪費(fèi)了大量的社會(huì)和自然資源。

2.3 現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用不足

在如今的城建檔案管理工作中，為了能夠有效地提高工作效率與質(zhì)量，已經(jīng)引入了很多現(xiàn)代化的管理技術(shù)，可是即便如此，很多現(xiàn)代化管理手段與管理技術(shù)在實(shí)際的管理工作中無(wú)法發(fā)揮出應(yīng)用的作用，從而嚴(yán)重影響城建檔案信息管理的水平。將現(xiàn)代化的技術(shù)手段應(yīng)用于城建檔案信息管理工作中[3]，雖然能夠改變傳統(tǒng)檔案信息管理的工作方式，但是在這種情況下，管理工作基本上都局限在以紙張為載體的檔案中，導(dǎo)致檔案信息的傳輸與利用無(wú)法滿(mǎn)足城市建設(shè)的需求。

3 創(chuàng)新城建檔案信息管理的可行性路徑

（1）抓好三大主項(xiàng)。一是抓基礎(chǔ)。從完善制度入手，做到因時(shí)隨勢(shì)、與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)完善、修改檔案管理相關(guān)工作制度，對(duì)檔案的移交、審核、保管、借用等制度進(jìn)行適度調(diào)整，確保檔案信息管理各項(xiàng)工作有章可循、有據(jù)可查、有規(guī)可依。同時(shí)，進(jìn)一步強(qiáng)化歸檔報(bào)送工作，增強(qiáng)檔案工作時(shí)效性。二是抓學(xué)習(xí)。要求檔案管理從業(yè)人員通過(guò)參加省市檔案學(xué)會(huì)舉辦的檔案面授課程及網(wǎng)絡(luò)課程，不斷充實(shí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高檔案服務(wù)水平。三是抓業(yè)務(wù)。以工程手續(xù)辦理為例，檔案從業(yè)人員應(yīng)隨同施工、建設(shè)單位的資料員深入一線，通過(guò)提供參考樣本、免費(fèi)發(fā)放相關(guān)制度及檔案入館規(guī)范有關(guān)材料、為業(yè)主現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等多種方式，確保進(jìn)館檔案質(zhì)量。

（2）嚴(yán)把三大關(guān)口。一是嚴(yán)把審核關(guān)。嚴(yán)格對(duì)照檔案審核標(biāo)準(zhǔn)和要求，力求入館檔案齊備完整，遺缺材料按時(shí)限補(bǔ)充，保證檔案的成套性和系統(tǒng)性。二是嚴(yán)把歸檔關(guān)。要嚴(yán)格按照《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》，對(duì)進(jìn)館檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、編目、入庫(kù)，做到所有檔案都有兩個(gè)身份編號(hào)（紙質(zhì)版、電子版）、所有檔案都可追溯、所有檔案都可以聯(lián)系到人。三是嚴(yán)把安全關(guān)。以庫(kù)房管理為例，可以通過(guò)加大庫(kù)房巡查次數(shù)，勤打掃、勤通風(fēng)、勤投藥、勤檢查，認(rèn)真做好八防，保證庫(kù)房衛(wèi)生。此外，應(yīng)重點(diǎn)做好日常管理工作，堅(jiān)持定期施放防蟲(chóng)藥物，杜絕霉變、蟲(chóng)蛀、鼠咬、丟失等損壞和泄密情況，保護(hù)館藏檔案的完好安全，確保館藏檔案絕對(duì)安全。

（3）提升三大水平。一是提升檔案管理規(guī)范化水平。以工程竣工檔案整理為例，可以緊密結(jié)合工作實(shí)際和工作中存在的問(wèn)題，從立卷、排序等方面對(duì)入館檔案提出明確要求，確保建設(shè)單位移交來(lái)的工程竣工檔案的整體性、成套性，強(qiáng)化工程竣工圖報(bào)送格式及標(biāo)準(zhǔn)，使工程竣工檔案更具規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化[4]。二是提升檔案管理服務(wù)水平?？梢詮耐晟乒ぷ髁鞒倘胧?，針對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，結(jié)合平時(shí)工作實(shí)際，設(shè)計(jì)出更為便捷的工作流程，如通過(guò)電話預(yù)約，發(fā)郵件、微信等多種方式，為廣大業(yè)主提供便捷、高效、人性化服務(wù)。同時(shí)，充分利用現(xiàn)代技術(shù)優(yōu)勢(shì)，大力推進(jìn)檔案電子化建設(shè)，積極開(kāi)展工程檔案電子登記、著錄、管理和利用工作，提升案卷管理質(zhì)量及檔案工作效能[5]。三是提升檔案管理效益水平。通過(guò)豐富館藏、為業(yè)主提供歸檔及查詢(xún)等全方位服務(wù)等方式。充分發(fā)揮檔案資源的社會(huì)效用。

4 城建檔案信息管理的未來(lái)發(fā)展走向

（1）加強(qiáng)建設(shè)，豐富資源內(nèi)涵。要結(jié)合本地實(shí)際，發(fā)揮地方優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，尤其是要進(jìn)一步加大重點(diǎn)工程檔案、市政基礎(chǔ)設(shè)施檔案、城市地下管線工程檔案、數(shù)字（電子）檔案收集整理工作力度，進(jìn)一步豐富館藏資源、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)[6]，確保檔案資源取之于民，用之于民。

（2）加大投入，推進(jìn)信息化進(jìn)程。要緊盯國(guó)家檔案信息化建設(shè)的方向，統(tǒng)籌布局、及早謀劃當(dāng)?shù)貦n案信息化主體工程，同時(shí)，結(jié)合城建管理實(shí)際，全面落實(shí)《建設(shè)電子文件與檔案管理規(guī)范》等一系列規(guī)定，加強(qiáng)電子文件歸檔工作和電子檔案的規(guī)范化管理，推進(jìn)城建檔案管理信息化進(jìn)程。

（3）把握關(guān)鍵，突破發(fā)展瓶頸。要把握關(guān)鍵，尤其是要重點(diǎn)抓好工作創(chuàng)新、人員培訓(xùn)及業(yè)務(wù)拓展等幾大關(guān)鍵，同時(shí)，抓實(shí)抓細(xì)工程竣工圖紙電子化報(bào)送、紙質(zhì)檔案與電子檔案的保管、對(duì)資料員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)等具體工作，通過(guò)整體方案（檔案管理須置于全局管理中）、項(xiàng)目帶動(dòng)（項(xiàng)目帶動(dòng)培訓(xùn)，培訓(xùn)促進(jìn)提升）等多種方式，有效解決長(zhǎng)期困擾檔案管理難題。

（4）圍繞中心，創(chuàng)新服務(wù)方式。要圍繞當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展大局，以服務(wù)發(fā)展、服務(wù)民生、服務(wù)企業(yè)為宗旨，重視城建檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作。同時(shí)，根據(jù)城建工作需要和館藏檔案資料，不斷拓寬服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)方式，不斷提高城建檔案服務(wù)水平。

（5）主動(dòng)作為，樹(shù)立良好形象。檔案從業(yè)人員要嚴(yán)格遵守黨風(fēng)廉政有關(guān)制度，尤其是在實(shí)際工作中要注重自身思想政治教育和道德教育，切實(shí)做到生活匯總廉潔自律、工作中有章可循[7]。同時(shí)，要恪盡職守，以推進(jìn)城市工程檔案管理、城建檔案信息化為己任，有效開(kāi)展城建檔案各項(xiàng)業(yè)務(wù)，積極為城鄉(xiāng)建設(shè)服務(wù)。

5結(jié)語(yǔ)

總而言之，在城市建設(shè)與發(fā)展過(guò)程中，城建檔案信息管理具有非常重要的作用，因此必須提高加強(qiáng)城建檔案信息管理意識(shí)，創(chuàng)新城建檔案信息管理理念與管理方式，不斷完善和切實(shí)落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度，通過(guò)強(qiáng)化檔案信息資料的收集力度，完善檔案信息化建設(shè)，全面提高城建信息檔案管理工作水平，確保城建檔案管理工作順利開(kāi)展，為城市建設(shè)做出更多更大的貢獻(xiàn)。

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