當前建筑施工企業檔案管理工作的現狀分析思路構架實踐

孫白玉 蒯鵬飛

摘? ? 要：在信息時代背景下，建筑施工企業檔案管理工作面臨著這樣一種狀況，發展機遇和挑戰并存，對此，企業檔案管理機構應緊抓機遇，正視檔案管理工作所面臨的挑戰，轉變檔案管理思想觀念，準確把握檔案規范管理要素，充分借助各種先進的技術加強檔案信息化建設，不斷創新檔案管理模式，培養高素質檔案管理團隊。

關鍵詞：建筑施工企業;檔案管理工作;現狀問題;思路構架

1? 前言

21世紀的信息時代進一步推廣了網絡技術的應用，使各行業管理模式步入網絡化與信息化，建筑施工企業檔案管理工作也不例外。不可忽視的是，當前建筑施工企業檔案管理工作依然存在不適應于信息時代發展趨勢的問題，主要問題是檔案管理技術相對落后，檔案管理人員的職業技能急需加強，檔案管理模式缺乏創新。

2? 信息時代建筑施工企業檔案管理發展機遇

對于建筑施工企業來講，檔案是本組織的重要管理資料，大多數檔案資料記錄了建筑施工企業修建的所有項目工程信息，詳細記載了項目立項、開發、投資、施工建設、施工進度管理、施工技術、施工團隊管理和竣工驗收管理過程，總結了寶貴的施工管理經驗，能為后期提高項目效益以及促進本企業的持續發展提供科學合理的參考方案。進入信息時代后，傳統檔案管理模式已經無法促進建筑施工企業檔案管理工作的發展，不利于發揮檔案資源的價值。而且，信息時代為企業檔案管理工作帶來了更為良好的發展機遇。從宏觀層次來看，信息時代為建筑施工企業檔案管理工作提供的發展機遇主要表現在兩方面：一方面，信息時代推動了檔案管理模式的創新，為檔案管理工作指明了新方向，使檔案管理工作步入數字化、信息化與高效化。另一方面，信息時代為檔案管理工作提供了先進的技術，目前，大數據技術、自動檢測技術、自動掃描技術、計算機自動化技術和大數據技術被集中應用于企業檔案管理活動平臺中，不僅有效簡化了檔案管理工作流程，克服了傳統檔案管理的缺陷，而且能夠避免檔案內容缺失，確保及時歸檔，維護檔案信息的完整性。

3? 建筑施工企業檔案管理工作中的現存問題

3.1? 檔案管理技術相對落后

據調查了解，當前有不少建筑施工企業（特別是中小型企業）檔案管理技術還較為落后，軟硬件設施更新速度遲緩，檔案管理功能趨于弱化，無法滿足信息時代的檔案管理標準要求，檔案管理效率低下。

3.2? 檔案管理人員的職業技能急需加強

目前，建筑施工企業內部有不少檔案管理人員雖然具備崇高的職業道德和專業檔案保護意識，卻不能熟練使用網絡技術設備及時完成檔案收集、調閱、整合歸檔工作，不會合理開發檔案資源。

3.3? 檔案管理模式須待創新

受傳統思想觀念的影響和技術的限制，部分建筑施工企業內部檔案管理模式缺乏創新，甚至依然使用傳統人工管理模式，檔案管理效率低下，未結合信息時代發展需求構建新的檔案管理制度，導致檔案資源不能發揮應有的價值，檔案信息化建設相對落后。

4? 解決對策

4.1? 提高檔案管理技術

順應信息網絡時代的發展趨勢，提高建筑施工企業檔案管理效率，加強檔案信息化管理建設，應集合大數據技術、自動檢測技術、自動掃描技術和計算機自動化技術的優勢，構建完善的檔案管理平臺，從而為檔案管理工作提供良好的技術保障。一般來講，大數據技術主要是通過構建數據平臺來分析和整合檔案資料，并做好檔案分類管理工作。從歷史視角來看，大數據技術是繼信息技術的新發展成果，該技術會應用先進的傳感設備與超強的計算能力對現實世界、虛擬化世界與虛實相結合的世界中的海量數據進行深度挖掘與精確解析，做出正確的行為判斷，制定最佳決策。對于當代工程項目檔案管理工作來講，大數據技術所支持的檔案資源管理系統、檔案信息更新管理系統、檔案調閱互動平臺系統中分類各種海量數據，使檔案信息轉變為可傳遞、可量化和可捕捉的數字，推進檔案管理、調閱與檔案資源開發利用的關系步入數字化，同時，推動了檔案管理行業的變革。其次，檔案管理工作中所使用的數據挖掘技術的全稱是檔案信息數據挖掘技術，該技術會運用人工智能技術、數理統計技術、機器學習技術方法來分析處理檔案資料的原始數據，然后，根據分析結果組建建筑施工企業檔案數據信息模型，運用該模型分析建筑工程項目施工信息、工程項目工程資料、工程技術以及項目管理等變量之間的相關關系，以此預測工程項目和本企業未來的發展趨勢，同時，為企業、檔案管理工作人員和檔案管理軟件開發者提供參考與支持，促進檔案管理數據系統內各種信息資源的良好互動，努力實現改善檔案管理技術的目標。目前，大數據技術所支持的檔案管理系統有三大組合部分——檔案數據庫、檔案信息內容分析管理系統、智能網絡教育系統。企業需要對檔案管理系統進行設計、構建、科學實施與維護，檔案管理人員會參與和使用檔案管理系統，并通過交互活動來實現檔案信息查詢、調閱、交流、更新和有機整合。數據挖掘技術三部流程包括聚類、關聯規則和文本挖掘，而且，數據挖掘技術能夠呈現完整的發現檔案資源，推薦有價值的信息。檔案分析技術的研究目標是分析海量項目工程施工建設與管理數據，然后，通過建模來了解潛在的問題，在優化檔案管理方法的同時完善項目工程管理模式，預測建筑工程項目立項、開發、施工、管控和竣工流程。大數據分析技術模型的基礎數據是工程項目數據（包括社會性軟件、移動終端、PLE、LMS等數據），然后，經過數據采集、數據存儲、數據分析和數據表示來評估、預測和調整項目的整個管控活動，最后，收集智能數據，所謂的智能數據包括現場實景、語音視頻、項目信息交互行為與過程評價等數據。自動檢測技術能夠在迅速完成建筑施工企業檔案信息檢測，查看是否存在漏缺。自動掃描技術通常運用于檔案查閱工作，通過啟用該技術可以快速調閱出所需要的形象。計算機自動化技術能夠將檔案資源自動存儲于計算機系統內，維護電子檔案資料的完整性。

4.2? 培養高素質檔案管理團隊

建筑施工企業應注重培養一支高素質檔案管理團隊，采取有效措施對全體檔案管理人員進行系統教育培訓，引導他們轉變傳統工作思想，重塑工作觀念，熟練掌握各種先進技術的操作技能，在日常工作中靈活運用各項技術檢測、調配和掃描檔案資料，做好檔案保密工作，確保檔案資料的及時歸檔，充分發揮檔案資源的開發利用價值。

4.3? 創新檔案管理模式

推動建筑企業檔案管理模式的創新與發展，檔案管理人員必須轉變傳統思維，樹立創新發展意識，努力促進檔案管理文化創新，明確當代建筑施工企業內部文化建設工作的發展方向，發揮檔案管理工作的文化宣傳教育作用，打造獨特的檔案管理文化理念。另外，建筑企業檔案管理人員應注意根據項目工程施工建設中的數據信息來構建數據模型，靈活運用數據處理技術解釋模型中的數據，根據數據信息探究和分析項目施工過程和施工現場環境，以此了解施工進度，規范施工技術人員的操作，輔助本企業改善建筑工程項目管理機制。

5? 結束語

綜上所述，推動建筑施工企業檔案管理工作的發展，必須著重提高檔案管理技術，革新檔案管理模式，培養高素質檔案管理團隊。

參考文獻：

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