財務一體化系統對企業財務管理職能轉型的作用

王晨旗 周帆 楊華 王汲沆

【摘要】目前，世界已經進入大數據時代，不會高效運用數據的企業勢必產生大量“數據孤島”，其中絕大部分數據孤島分布在企業各個部門間，又以業財部門間、上下級機構間分布最為廣泛。如何將數據高效運用，以消除或減少數據孤島的現象，這是財務一體化的意義由來。文章在了解企業各類財務系統基礎上，細致深入研究了ZJ集團目前財務一體化系統使用情況，探討了財務一體化系統中數據聯動方式，據此對財務管理轉型的關鍵要點進行了分析，最終對如何促進財務管理轉型進行了論述。

【關鍵詞】大數據；財務一體化；財務管理；職能轉型

【中圖分類號】F275

一、傳統財務系統局限性分析與財務一體化系統概述

（一）用友財務系統的局限性

用友財務系統是我國企業運用最廣泛的財務軟件，包括總賬、應收應付管理、資金、資產、報表等財務運用，可以實現對財務的全過程控制。ZJ集團在財務一體化上線前也使用此系統，雖然有很多便利性，但是局限性也比較突出：系統穩定性較差；系統技術與管理構架較為死板，不能滿足企業多變的需求；管理思想與成長期和成熟期企業需求相比，較為滯后；系統各應用間的相互契合度不是很高，數據串聯性相對欠缺。

（二）ERP系統的局限性

ERP常用模塊，主要有總賬模塊、應收模塊、應付模塊、現金管理模塊、財務分析等，也是功能集成一體化的企業管理軟件。ERP系統可以稱為是一體化系統的原型，它有著其他財務軟件不具備的許多優點，然而局限性也較為明顯。首先，傳統的ERP系統被看作是典型的聯機事務處理系統。系統更注重的是通過大量數據來更新處理性能和提升系統的可靠性，業務的處理模式是專門針對事務處理系統而設計的，所以非計算機專業的管理層人員很難適應其獨特的數據格式及描述方式，對于業務的查詢和決策就會變得很麻煩。其次，ERP是事務處理機制，層次不同的管理人員對數據的要求不同，所以處理相關問題時，ERP要針對不同的使用者提供不同的數據，而ERP程序又將其作為日常事務處理，耗費大量系統資源。最嚴重的是，這些應用功能大多限制在各個模塊內部，數據處理相對獨立，不能形成一個有機統一的整體。

（三）ZJ財務一體化系統的概述

財務一體化的基本構想是，在包括網絡、數據庫、軟件平臺等基本組成要素的環境下，將企業財務管理中的三大流程，即業務處理流程、財務核算流程、財務管理流程有機融合，計算機的“事件驅動”概念被引入到流程設計語言中，整個系統的建立基于業務事件驅動的財務一體化信息處理流程，使業財融為一體。在這一指導思想下，系統可以根據企業的業務事件不同來合理篩選數據，滿足不同的使用需求與使用動機。當業務事件發生時，系統利用預先設定好的事件驅動流程執行業務需求，記錄并上傳數據；系統根據業務事件的單據類型，遵循流程信息處理規則，將企業的不同類型數據集中于一個后臺數據庫，當需要信息時，具有數據使用權的各類“授權”人員，通過系統引擎自動獲取系統整理后的各類所需信息。這種方式能在滿足極大自由度與高效性的基礎上實現數據共享，實時控制企業經營業務，讓系統的財務控制職能真正發揮出來。ZJ集團于2018年開始試點，2019年在旗下子公司大規模上線財務一體化系統，這個系統組織架構，目前主要由主數據系統、核算系統（基于SAP平臺）、預算系統、中臺業務系統與報表系統等常用子系統組成。主數據系統主要作用是信息采集，它是基礎性系統，所有財務信息與數據需求框架在此建立；核算系統主要是會計核算功能，數據主要來源是中臺系統，其自身也具備數據生產能力；預算系統主要是各類預算性數據的前提填列，它控制著各類收支的預算前提；中臺業務系統主要作用是業務數據的初始流入與執行；報表系統作為整個系統終端，匯總系統數據，據此出具財務報表。這幾個系統相互聯系，共同作用。

二、財務一體化系統數據抓取渠道與關聯方式的探究

（一）財務一體化系統數據抓取渠道的探究

財務一體化系統的數據來源主要有兩個，分別是主數據系統與中臺業務系統，其中主數據系統主要功能是維護個體、客商與項目的基本信息，企業日常經營數據主要來源于中臺業務系統。中臺業務系統分為合同、報賬、資金、稅務、配置等五大模塊，除了配置模塊，其他四個模塊都具備數據輸入功能。合同模塊維護合同數據與相關合同臺賬；報賬模塊涉及應收應付、物資管理等基礎財會職能處理，這個模塊日常產生數據量最大；資金模塊主要涉及外部銀行相關業務與企業內部資金相關業務等功能；稅務模塊涉及發票的開具與收入、稅款計算與繳納等涉稅相關業務；配置模塊主要執行對中臺業務系統進行基礎性維護功能。

（二）ZJ財務一體化系統數據關聯方式的探究

ZJ財務一體化的數據關聯主要在兩個層次，第一層次，主要生產數據的中臺業務系統四大模塊間的關聯。如報賬模塊的應收應付單據需要引用合同模塊的數據信息，應收應付產生的發票錄入又傳入稅務發票池，歸入當期稅務數據庫，應收應付所需的付款事項又需要通過資金模塊的結算單據實現。這個案例，形象說明了中臺模塊間的數據交叉關聯，而這例子又只是財務管理業務的冰山一角。第二層次，財務一體化系統整體有機聯系。我們沿用上一個案例，該案例的實現需要先通過主數據系統建立項目框架，然后通過中臺業務系統進行收支，但是這筆收支又在預算系統的數據控制下，收支完成后，財務人員將該筆賬務推送到核算系統，完成會計核算工作。本次業務所產生和引用的數據以及信息都匯總到核算憑證下，最終又全部匯聚到末端的報表系統反饋到報表層面。這個案例是簡單的財務收支案例，整個流程涉及到財務跟其他數個不同的業務部門。數據需求部門可以通過中臺業務平臺實現數據的精確定位。管中窺豹，這種普遍性而又多樣化的有機聯系才是財務一體化系統的精髓。

三、財務一體化系統對財務管理職能轉型的思考

（一）對相關工作人員的思考

針對企業業務部門工作人員而言，一方面，首先，極大消除了數據孤島現象。中臺系統將業務發起端前置，如商務合約部門錄入合同與結算信息、物資部門錄入物資出入庫信息、普通職工填制報銷單據等。這些數據初始輸入都與后端財務核算系統緊密關聯，集團總部也可以通過財務一體化系統實時監控匯總分析下屬公司的財務數據；其次，通過財務一體化系統，業務部門與財務部門聯系渠道多樣化，溝通頻率常態化，有助于降低企業運營成本和運營風險，化解業財部門隱形矛盾，提升企業運營效率。另一方面，財務一體化系統的實施，要求財務人員要具備較高的綜合素質與管理觀念，這就倒逼財務從業人員不斷提升自我綜合素質，加強與業務部門主動聯系，樹立企業整體理念，否則將無法與企業高速發展相適應，最終淪為企業淘汰對象。

（二）對財務管理和業務流程融合的思考

財務一體化系統加速了企業財務由會計與核算職能向管理與分析職能的轉型。傳統模式下財務部門只將財務數據化管理作為大部分工作內容，未能與企業生產經營過程進行有機結合，沒有徹底融入到企業生產經營中，因而不能更好地為企業創造效益。財務一體化系統通過以下幾方面將業財流程重組、職能重構：

1.落實基礎會計核算職能。通過系統的強制性限制規則來規范會計做賬方式，排除傳統手工做賬的隨意性，減少低級錯誤的發生和人為干預數據的可能性。

2.建立基礎財務數據支持保障體系。借助財務一體化系統，實現了對企業整體資金與財務狀況的全盤掌控。據此形成基礎財務數據支持保障體系，數據的來源更為廣泛，支持更為有力，視野更為遼闊。完善了數據的自動化處理，可以有效提高數據實用性與準確性。

3.完善預算管控制度。通過預算系統既能有效推動企業完善全面預算管控制度，降低預算外事項發生概率與頻次，積極發揮預算引領作用，又能讓實際業務的執行有據可循，進行預算管理，保證企業決策擁有良好的預見性。

4.提升數據共享程度。財務一體化系統為企業建立財務共享體系提供了切實可行的渠道，為業務部門與上級部門的工作提供準確的數據保障，減少人為干預數據的可能性，提升數據共享程度。

（三）對財務職能架構體系的思考

傳統企業財務職能架構一般分為三層：即管理決策層、財務核算層、業務執行層，三個流程的關系，如圖1所示。

財務一體化系統的上線，改變傳統企業的“上傳下達”式財務職能架構，減少業務流轉的層次，提高了流轉效率，使數據得以快速傳輸，進而提高企業財務管理整體環節的運行效率。系統通過充分加強業務流程與財務之間的內在數據關聯來達到業財融合的效果，具體實現過程，如圖2所示。

企業財務職能體系的轉變，主要表現為：首先，應盡量減少初級重復性會計核算人員、收窄管理層次，扁平化發展現有的組織架構。通過這種方式，實現財務業務工作流程的去冗。同時，把財務業務相關的權利，下放到財務一體化的組織結構中，可以避免線下層層審批上報所耗費的大量時間，不斷提高企業的業財信息決策與傳遞效率，進而使企業整體財務管理得以高效運轉。其次，組織架構的扁平化，通過將部分領導權力下放至一體化流程中，減少了相關領導人員的工作負擔，只需在作出關鍵決策的時候進行處理和審核，從而極大地提升了業務處理的準確性和高效性，無形中提高了企業的運行效率。因此，財務一體化系統通過重塑企業財務管理的架構，使之趨于扁平化，這樣不僅有助于通過新型架構大幅減少各層級管理人員工作負擔，也有利于提高企業日常業務處理的工作效率，提升財務管理的靈活性、自主性、高效性。因此，可以預見財務一體化系統將在ZJ集團財務管理職能轉型的過程中發揮重要作用，并為集團的高效發展奠定堅實的財務基礎。

（四）對職能部門的監督思考

隨著財務一體化系統的進一步推廣使用，其在一定程度上改變了財務乃至其他部門的原有工作方式，因此，集團原有的監督方式和某些制度顯然已無法適應財務一體化的管理需求。所以，一方面，要有財務管理部門和業務部門之間的相互監督協調，以此保障一體化系統的數據精確性和可靠性。另一方面，財務一體化系統因其固有的存儲特性提升了數據流轉的嚴謹性，人為可干預的空間較小，細小的數據錯誤都會層層關聯持續放大，財務數據造假的風險性大大提升。

四、財務一體化系統在財務管理職能轉型中的改進措施

（一）系統復雜程度高，前期適應期長

財務一體化系統，因其子系統多、組織結構復雜、相互關聯密集，導致了財務一體化系統的使用門檻較高。這個門檻，既指的是公司門檻，也指的是工作人員素質門檻。所以，在初期使用對公司質量要求高，培訓成本較大。再加上由于舊系統的使用習慣問題，導致工作人員前期對財務一體化系統的適應期會有陣痛。因此在系統全面上線后，集團可以考慮降低使用財務一體化的公司門檻，放開系統的靈活性，這也可以助推公司質量的提升，集團還應對初期培訓效果進行總結篩選，編制成熟的手冊，選出優質培訓課程與案例，選派優秀人員去指導下屬公司的上線與日常運行。

（二）系統穩定性有待加強，功能有待完善

財務一體化系統因上線時間短而集團公司數據處理量大，系統偶有崩潰現象；系統功能沒有全面挖掘開發，有些流程較為繁瑣，反而增加基層業財人員負擔。這些硬件功能的遲緩將減緩財務管理職能轉型，目前系統開發人員在加班加點完善系統，我們有理由相信待財務一體化系統全部穩定后會極大改變公司運營效率。

五、結語

隨著財務一體化系統在ZJ集團的全面鋪開，財務管理職能的轉型正在發生，在此過程中，難免會出現不同程度的問題，企業應該更新管理理念，通過完善和優化財務管理策略，加強財務管理人員自身適應性。伴隨企業不斷發展，財務一體化逐步深入，財務管理水平穩健提升，精細化管理理念不斷落實，最終實現企業財務一體化管理和財務管理職能轉型。

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