區域檔案數據中心建設的困境及對策探討

鄒玉珂

摘要：隨著檔案信息化的深入推進，區域檔案數據中心建設如火如荼。本文主要分析了區域檔案數據中心建設面臨的主要困境，并相應提出了幾點發展對策。

關鍵詞：區域檔案數據中心? ?檔案數據? ?檔案信息化

在當今大數據時代，隨著信息化的深入推進及大數據技術的廣泛應用，電子文件海量產生，檔案部門保存的數字檔案也越來越多，傳統檔案工作模式亟待轉型升級，如何解決檔案數字化加工、海量存儲數字檔案以及在線利用數字檔案等問題？區域檔案數據中心應運而生。區域檔案數據中心可以理解為是一定區域內從事檔案數據存儲、維護、管理和利用的專門機構。區域檔案數據中心成立的目的就是通過建立檔案數據資源管理平臺，實現區域范圍內檔案數據的整合與共享，更好地服務于經濟社會發展。檔案部門通過建立區域檔案數據中心，不僅可以打破本位主義的部門界限，消除信息孤島和數據壁壘，而且可以通過網絡共享平臺進行館際聯動，實施“一站式”遠程利用服務，提供現行公開文件和檔案信息的遠程查閱服務，有利于實現區域檔案數據資源的充分共享，從而有力提升檔案數據的服務能力與效率。

一、區域檔案數據中心建設面臨的主要困境

隨著檔案信息化的深入推進，不少地區的檔案部門在積極探索區域檔案數據中心建設，如：湖南省湘潭市檔案局于2012年6月率先在全國掛牌成立檔案數據中心，這是一個全市范圍內的區域性檔案數據中心，負責對全市的檔案數據的存儲、維護、管理和利用工作。湖南省政府辦公廳于2015年4月針對洞庭湖生態經濟區建設專題檔案資源數據庫相關工作下發了相關通知，提出要基于綜合檔案館建立三級檔案（省、市、縣）專題檔案洞庭湖資源數據庫。石家莊市也建立了《區域性數字檔案數據中心》項目，該項目主要針對信息共享與數字檔案管理。這些區域檔案數據中心的建設，取得了不少成功經驗，具有重要的現實意義。但總起來看，區域檔案數據中心的建設，還面臨一些發展困境，亟待進一步加強工作。

1.軟件平臺建設不完善

構建統一的軟件平臺，使各檔案部門統一化的進行操作和管理，最終能夠達成深度整合共享，這是構建區域檔案數據中心的前提和基礎。但在平臺建設中，由于地區或部門檔案工作水平參差不齊，缺乏檔案館間或市與區縣之間的協作共享，全區域間沒有實現統一系統平臺的使用，因而容易出現數據掛接不上的現象，由于使用的不是同一個系統，即使是用的同一套標準也會出現移交時對接不上現象，并且如果檔案館頻繁更換系統，在導數據時容易造成數據的丟失，費時費力且成本較高。不僅如此，區域檔案數據中心的標準體系亟待完善。管理標準化貫穿于平臺建設之中，無論是信息采集、整理、數據庫建設、信息利用、出具證明等都需要一套既定的統一標準加以約束和規范，才能夠保障檔案滿足信息化、安全化以及管理規范化的目標。而現實中這些相關標準體系比較缺乏。

2.數據資源利用不高效

對于區域檔案數據中心而言，在使用的過程中必須要充分考量到廣大用戶們的使用體驗，能否為人們所利用才是諸多功能里的重中之重，譬如說能否達到較高的效率，是否可方便，且價格低廉的使用。鑒于資源受限，故而區域檔案數據中心在使用的時候還是存在著一些不足之處，主要凸顯在以下三點：一是信息查詢不準確。建設過程不夠完善，不管是資源的質量、數量或者是結構的優劣均會影響到檢準率和檢全率。二是利用流程不便捷。對于社會個人用戶或者社會組織用戶來說，查閱檔案需開具介紹信，或者用本人身份證登記，親自到檔案數據中心或安裝此系統的單位去進行查詢。三是響應機制不完善。在查詢、利用的過程了倘若出現了問題，該中心本應在第一時間采取應急響應機制，高效解決問題。然而一些單位響應的意識較為薄弱，體制不夠健全，針對問題的采集、處理及反饋都不夠出色。

3.檔案信息安全缺乏保障

由于不少單位的檔案數字化工作采取招投標的方式，由第三方進駐檔案館內部場所進行辦公，數字化外包過程給安全管理帶來一定程度的挑戰，包括數字檔案與實體檔案的安全問題，主要表現在：在數字化前處理環節，因為檔案保存年限問題，部分檔案的紙張已經變得很脆弱，在拆分時容易出現損壞;在掃描環節，需根據檔案紙張狀況選擇適合的掃描方式，否則會經常出現卡紙的現象，容易對實體檔案造成損壞;最后在檔案入庫時，也可能會出現不規范的編制頁碼或者存在頁碼丟失、不按要求裝訂檔案等情況。一些單位未針對檔案數字化管理形成健全的管理機制，導致檔案館的信息防護沒有基本的保障機制，同時沒有建立系統性的防護策略，未針對數字檔案信息形成可靠的解決方略，僅有事后補救措施，等等。

二、加強區域檔案數據中心建設的基本對策

1.抓好檔案數據的整合與共享，增強檔案數據的實用性

區域檔案數據中心建設的初心就是為了打通檔案數據流通的壁壘，實現檔案數據的最大限度與最大范圍的共享。為此，要切實抓好檔案數據的整合與共享工作，將區域內各檔案部門的優勢或特色檔案資源進行有機整合，然后通過網絡平臺進行共享，從而充分發揮檔案數據的應有價值，實現資源優勢互補，達到1+1大于2的目的。為此，需要做好以下兩個方面的工作：

一是要以檔案部門為本，制定區域內檔案數據整合規劃。通過規劃區域內檔案數據整合的范圍、內容及具體要求，明確區域檔案數據中心的檔案資源布局。這是加強區域檔案數據中心建設的基礎性工作，也是最核心的工作。只有加強頂層設計，科學規劃區域內各檔案部門檔案數據建設的范圍及基本內容，才能實現彼此的分工與合作，優勢互補。檔案數據的整合程度關系著區域檔案數據中心是否具有真正的價值，能否發揮應有的功能。

二是要以用戶為中心，加強檔案數據的共享工作。毫無疑問，檔案數據整合的目的就是為了共享。為此需要樹立共享理念，建立共享標準，開發共享平臺，為用戶提供簡捷高效的檢索利用系統，方便用戶利用檔案數據。