科研單位電子文件前端控制戰(zhàn)略探析

付冉 尹青劍 嚴開

摘 要

在現(xiàn)代辦公環(huán)境下，科研項目在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生大量電子文件，檔案管理對象發(fā)生了轉(zhuǎn)變。為規(guī)避電子文件失管、失控和丟失等風險、確保科研項目檔案管理與項目進展的同步性、提高檔案在科研項目中的利用價值和創(chuàng)新支撐價值，實施科研項目電子文件前端控制戰(zhàn)略是電子文件在設(shè)計、形成、維護三階段進行安全、科學、規(guī)范管理的有效措施。本文通過對前端控制理念的分析與應用，明確前端控制戰(zhàn)略在科研項目中的目標，梳理前端控制面臨的問題，從頂層設(shè)計等思路分析探討前端控制戰(zhàn)略實施的要點。

關(guān)鍵詞

科研單位;電子文件;前端控制;文件生命周期;文檔一體化

中圖分類號： G276 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼： A

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457 . 2020 . 14 . 60

0 前言

在知識經(jīng)濟時代的大背景下，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)高速發(fā)展，信息化在企業(yè)中不斷深入推進，現(xiàn)代辦公環(huán)境向著自動化、智能化、協(xié)同化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變。檔案管理的環(huán)境由傳統(tǒng)的人工方式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⑾到y(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，檔案管理的對象由紙質(zhì)文檔等傳統(tǒng)介質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募，F(xiàn)代辦公環(huán)境下，文件從形成到銷毀或者長期保存，是一個連續(xù)的、完整的生命運動過程，由于電子文件動態(tài)性、可操作性以及可重復性等特點，檔案管理的介入點必須要前置到電子文件的生成階段，并對文件生命周期各個階段進行全面控制。不進行前端控制將使得文件在歸檔前的活動規(guī)律與狀態(tài)處于失控的狀態(tài)。

前端控制理論產(chǎn)生的思想根源是由法國的C.諾加雷提出的。他認為檔案工作者要重新考慮他們在文件生命周期中進行干預的時機，甚至重新思考這種生命周期本身。學者馮慧玲對前端控制進行了描述，“前端控制是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內(nèi)容，它以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個完整的過程”[1]。

“不謀萬世者，不足謀一時;不謀全局者，不足謀一域”。文檔一體化管理是電子文件管理的必然趨勢，電子文件前端控制是文件全周期管理的重要一環(huán)和必要條件，是實現(xiàn)文檔一體化的基礎(chǔ)和前提。

1 實施前端控制的必要性

首先，科研單位目前處于計算機辦公為主的現(xiàn)代辦公環(huán)境下，電子文件在整個文件活動流程中都有遭到內(nèi)容或載體被破壞或者丟失的風險。通過前端控制可有效地實施全過程管理，確保文件的檔案屬性不丟失。

同時，伴隨科研單位信息化建設(shè)大步邁進，卻缺少統(tǒng)籌規(guī)劃，導致業(yè)務(wù)系統(tǒng)各自為政，信息孤島現(xiàn)象嚴重，各信息系統(tǒng)中產(chǎn)生的大量電子文件不能進行統(tǒng)一的收集、整理以及歸檔利用。通過前端控制可以實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)標準化，利于信息整合，便于管理和歸檔利用。

另一方面，對于科研單位的各項科研項目來說，檔案的價值不僅限于歸檔文件這一份文件本身的價值，還需要借鑒或者查閱這份檔案生成過程中某個節(jié)點該文件的狀態(tài)，實施前端控制就可以完整的保留電子文件元數(shù)據(jù)，利于后期知識挖掘與再利用。

近年來，我國引進并消化吸收國際標準《電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求》（ISO 16175），旨在促進高質(zhì)量數(shù)字文件的生成和保存。部分大型科研生產(chǎn)單位逐漸重視文檔管理，特別是科研項目的檔案管理工作需要與項目齊步走，通過前端控制來填補對電子文件全生命周期管理的空白。

2 電子文件前端控制戰(zhàn)略目標

2.1 宏觀目標

知識經(jīng)濟時代，知識是科研單位核心競爭力的體現(xiàn)，實施科研項目電子文件前端控制戰(zhàn)略，就是要提高項目檔案管理效率，確保項目檔案質(zhì)量，讓電子文件在科研項目中發(fā)揮更大的檔案價值。

2.2 微觀目標

2.2.1 電子文件“檔案化”

電子文件“檔案化”就是要在文件生成階段“立規(guī)矩”，將檔案管理要求或者科研項目驗收標準，預置到電子文件生成的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，在文件形成階段建立標準統(tǒng)一、密切相關(guān)、互為保證的運行模式，在文件形成和維護階段進行監(jiān)督管理。確?，F(xiàn)行文件的“四性”（真實性、完整性、可靠性、可用性），提高檔案管理質(zhì)量，確保項目驗收階段檔案驗收順利進行。

2.2.2 歸檔“自動化”

通過對文件形成和維護階段的規(guī)劃、監(jiān)督及管理，大大降低文件“末端”處理分析和信息挖掘的難度和工作量，簡化檔案管理人員整理、組織、著錄等工作程序，提高歸檔環(huán)節(jié)的自動化程度，提高檔案管理工作效率。

2.2.3 檔案“信息化”

對科研項目來說，最大限度地開發(fā)檔案價值，并以高效、便捷、易識別的狀態(tài)提供利用，是檔案管理工作的成效的體現(xiàn)，檔案“信息化”是將檔案提供利用、服務(wù)科研的基礎(chǔ)。

2.2.4 文件檔案“一體化”

文件檔案“一體化”是從檔案管理的全局角度出發(fā)，實現(xiàn)從電子文件設(shè)計、生成、維護到檔案歸檔管理的全過程管理，確保電子文件內(nèi)容的完整性、數(shù)據(jù)暢通性、元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性。

3 電子文件前端控制面臨的問題

3.1 前端控制戰(zhàn)略意識不足

前端控制是種理念，需要檔案管理視角的大局觀和戰(zhàn)略高度，多數(shù)企業(yè)對檔案管理仍停留在“末端”被動接收文件，出現(xiàn)了業(yè)務(wù)部門給檔案管理部門什么樣的文件，檔案管理部門就收什么樣的文件，至于是否符合歸檔要求？怎么提供利用？是否能夠長期保存？等等問題都堆積成為了歷史遺留問題，檔案管理部門被動的管理“檔案”。長此以往，由于對檔案前端管理的失控，影響科研項目進度，無法提供及時便捷的信息服務(wù)，甚至阻礙科研創(chuàng)新的步伐。

3.2 前端控制管理制度缺失

傳統(tǒng)檔案管理流程中，沒有對文件生成全過程進行制約，造成目前電子文件前端控制無章可依。前端控制過程的管理職責不明確、管理對象不明確、管理標準不明確，加上缺乏領(lǐng)導的支持，使得前端控制無法落地實施。

3.3 前端控制有效手段缺失

電子文件較傳統(tǒng)檔案在提高工作效率，提高檔案利用價值、節(jié)約成本等方面有著顯著的優(yōu)勢。但與此同時高度的信息化帶來高速產(chǎn)生的大量的電子文件，對電子文件設(shè)計、形成和維護階段，沒有有效的手段進行科學管控。更重要的是，電子文件區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，存在許多可變因素，大大加大了文件失控的風險，前端控制需要通過有效的技術(shù)手段來確保文件的檔案屬性。

4 電子文件前端控制戰(zhàn)略實施要點

4.1 運用可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略思維，從頂層設(shè)計出發(fā)進行前端控制

4.1.1 可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略

樹立前端控制戰(zhàn)略意識，要以檔案管理與企業(yè)或機構(gòu)共同發(fā)展為長遠目標，提高文檔管理工作效率與提高文檔質(zhì)量統(tǒng)籌兼顧。這就需要企業(yè)或機構(gòu)領(lǐng)導層在重視企業(yè)發(fā)展的同時，同等重視檔案管理工作，轉(zhuǎn)變檔案管理人員只能在“末端”被動接收和整理文件的舊觀念，將前期文件策劃、文件形成過程管控及文件歸檔全過程與企業(yè)或機構(gòu)業(yè)務(wù)活動及生產(chǎn)項目同計劃、同設(shè)計、同監(jiān)督、同驗收。

4.1.2 頂層設(shè)計策略

要有全局觀和長遠的角度去控制文件質(zhì)量，只有全面分析、研究電子文件管理功能需求與流程重組方案，才能實施有效管理。在將有文件形成的企業(yè)活動或項目開展前，對文件的創(chuàng)建進行統(tǒng)籌規(guī)劃，合理布局。對創(chuàng)建文件的人或部門進行鑒定和授權(quán)，對產(chǎn)生文件的事件、地點或部門進行布局，對形成文件的時間節(jié)點進行規(guī)劃，對文件形成的業(yè)務(wù)過程進行設(shè)計。

科研項目設(shè)計過程中產(chǎn)生的電子文件的管理流程包括：策劃、產(chǎn)生、送審、歸檔、整理、分類、組卷、保存、利用、統(tǒng)計、鑒定與處置環(huán)節(jié)。加強科研項目電子文件全生命周期管理，確保電子文件在歸檔、移交與接收、長期保存三個環(huán)節(jié)的真實、完整、可用和安全性。

4.2 制定統(tǒng)一的前端控制規(guī)則

制定完善的前端控制管理規(guī)章制度，企業(yè)或機構(gòu)要由上至下貫徹執(zhí)行，全體人員在相應環(huán)節(jié)參與文件管理。檔案工作者要制定有關(guān)保存、整理和淘汰電子檔案的原則和標準。

前端控制管理規(guī)章制度要包含以下內(nèi)容：

明確電子文件前端控制對象;

編制電子文件四性檢測技術(shù)方案

明確各類人員在文件管理過程中應履行的職責范圍以及權(quán)限范圍;

明確科研項目與檔案管理同計劃、同設(shè)計、同監(jiān)督、同驗收，檔案管理人員應介入項目立項階段對文件的各項因素進行約定;

明確各類人員在執(zhí)行文件管理業(yè)務(wù)流程的操作標準與規(guī)范，確保電子文件規(guī)范、準確、可被計算機理解;

確立監(jiān)督機制，明確獎懲措施。

4.3 控制點前置促進電子文件全過程管理

將歸檔階段需要對文件的控制要素提前到文件創(chuàng)建階段，在文件創(chuàng)建階段就按照檔案的屬性的管理要求去限制和規(guī)范文件的形成，并完成部分屬性的著錄工作?？刂泣c前置能確保文件的有效性和規(guī)范性，在文件形成初期就進行文件的登記，能防止文件的失控與失管，為歸檔階段輸送高質(zhì)量的待歸檔文件。

在科研項目推行文件檔案全過程管理就是要達到對檔案工作的前端控制，使文檔與業(yè)務(wù)流程緊密結(jié)合實現(xiàn)管理一體化、利用一體化、規(guī)范一體化，最終實現(xiàn)業(yè)務(wù)工作與檔案工作信息共享的目的。

4.4 控制點由點及線，實現(xiàn)文件動態(tài)跟蹤

對文件的某些監(jiān)控點不能僅停留在某個流程節(jié)點或時間節(jié)點，而是應持續(xù)于整個或多個流程環(huán)節(jié)，由點及線擴展。原來只在某一個時間點上完成的特定環(huán)節(jié)在電子環(huán)境中可能需要在一個連續(xù)的時間段上持續(xù)完成直至跨越電子文件的整個生命周期。通過對文件的持續(xù)性管控，能確保文件的真實性和完整性，也有利于文件管理風險控制。

文件生成過程中所產(chǎn)生的活動或事務(wù)需進行相應的登記，確保元數(shù)據(jù)能隨文件一并流轉(zhuǎn)到歸檔階段

4.5 嵌入四性檢測技術(shù)保證前端控制質(zhì)量

真實性、完整性、可靠性、可用性是確保電子文件檔案性質(zhì)的重要屬性，對發(fā)揮電子檔案的憑證價值、查考價值和保存價值具有重要意義。文件從形成、收集、積累、鑒定到歸檔利用，不同階段都需要實行全程管理與前端控制，確保歸檔文件的真實性、完整性、可靠性、可用性，保證檔案的質(zhì)量。

預先在業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)中嵌入“四性”檢測技術(shù)，合理設(shè)置流程中“四性”檢測控制點，隨時反饋文件合法性，是文件前端控制質(zhì)量的保證。也可以說，電子文件的前端控制是確保電子文件“四性”的最有效的策略。

在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生成的電子文件及其元數(shù)據(jù)經(jīng)過檢測，應一同流轉(zhuǎn)到檔案系統(tǒng)中，如圖2所示。

4.6 檔案工作者前端控制的介入

檔案人員必須從文件形成的源頭開始干預，才能保證歸檔階段檔案的質(zhì)量以及現(xiàn)行文件的真實有效性。

對于科研項目，文檔人員以項目主設(shè)人身份參與整個項目周期，對文件實施全程管理，在設(shè)計、形成、維護三階段進行文檔控制，全流程管理文件全生命周期。

4.6.1 制度制定與監(jiān)督執(zhí)行的角色

檔案工作者要在前端控制過程中對文件生成、維護及歸檔階段制定統(tǒng)一的標準和要求，并對各個流程進行監(jiān)督。要在前端主動提出要求，而不是在“末端”被動處理不符合項的問題。

4.6.2 參與業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)

根據(jù)消化吸收國際標準《電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求》（ISO 16175）在業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)階段在系統(tǒng)嵌入電子文件前端控制功能要求框架結(jié)構(gòu)。將檔案形成過程所需要具備的功能和要求嵌入系統(tǒng)中，使業(yè)務(wù)系統(tǒng)從開發(fā)設(shè)計的時候就為文件的生成注入了檔案的基因。

5 結(jié)語

科研項目電子文件前端控制戰(zhàn)略的實施，是在現(xiàn)代電子辦公環(huán)境下對電子文件在設(shè)計、形成、維護三階段進行安全、科學、規(guī)范管理的有效措施，這對檔案管理工作者、科研項目管理者乃至整個科研單位的管理模式提出了新的要求。新辦公環(huán)境下的科研項目檔案管理應與科研項目更加緊密地結(jié)合，提高對前端控制的重視，不斷完善前端控制手段，提高科研項目電子文件管理效率和質(zhì)量。

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