審計檔案質量控制研究

王慧平

摘 要：本文論述了審計檔案質量控制工作的必要性，并簡單介紹了審計檔案工作的內容，在此基礎上，以質量控制工作提前開展為核心探討了審計檔案質量優化的具體措施，旨在提升審計檔案質量控制工作的成效，進而提升審計工作的實效性。

關鍵詞：審計檔案;審計質量;質量控制

引言

審計檔案是審計工作的基礎組成，也是審計工作質量的重要把控措施。提升審計檔案質量控制工作可以避免大量審計進程中疏漏的發生，對于審計工作的完善性有重大意義。

一、審計檔案質量控制的意義

1.審計工作流程的需求

審計檔案主要指審計進程中產生的全部中間性文件，其中包含了審計人員的全部工作流程、審計報表各項提交意見的證據及證據轉化方式。同時，是相關部門對審計成果進行校驗的重要參考資料;也是當審計成果存在疑問，復審工作開展時的重要數據支撐。當行政訴訟發生時，審計檔案也是行政及司法機構作出判決的證據。總的來說，審計檔案在審計后續工作中發揮著證據性的作用，必須具備較高的質量，保證檔案的真實性與調用的便捷性。

2.是審計工作質量的保障

審計檔案涉及幾乎全部審計人員的工作成果及流程，可以說審計檔案的質量是建立審計工作質量之上。因此，加強審計檔案質量控制工作，就是加強建設審計工作監管，從側面保障審計人員嚴格按照已有規章制度開展工作。此外，審計檔案整理的過程，也是對審計工作回顧的過程，可以發現審計工作中存在的疏漏或者錯誤，及時采取補救措施，全面保證審計工作的質量。

3.保證信息服務的質量

審計檔案擔負著為相關機構部門提供信息服務的責任。只有真實、全面并且規范的審計檔案才能為其提供正確的參考與指導意見。為保證審計檔案正確的發揮其信息服務功能，審計檔案質量必須得到全面保障。

二、審計檔案質量控制的主要內容

針對審計檔案的質量控制，我國法律層面有著較為全面且詳細的標準。審計檔案質量控制工作就是保證審計進程中全部的文件資料按照相關規定填寫、整理、歸檔。本文在論述進程中按照時間順序進行敘述。

1.立卷責任人

立卷是一項較為簡單的工作，也是審計檔案質量控制中較易被忽視的工作。但其對于審計檔案質量的重要性并非如內容一般簡單，只有在擁有明確立卷責任人的基礎上，審計檔案才有了驗收及約束的主體，質量控制工作才能順暢且高質量的展開，審計檔案質量控制的功能才能較為良好的發揮。立卷責任人通常由審計組長直接指定，對審計檔案質量擔負直接責任。

2.材料收集

顧名思義，材料收集指對審計工作中產生的所有文書資料進行收集、校驗、檢查。由于審計工作流程的復雜性，材料收集常需要整理大量種類不同的文件。

第一，結論類文件。結論類文件指審計進程中產生的對審計目標進行定性描述的書面文件。具體可包含各種會議的記錄文書、審核意見書、審計小組人員結構說明、設計單位的反饋意見文書及中間過程文書、審計最終決定書與審計移送處理書等。

第二，證明類文件。指審計工作中各種結論得出的原因相關文件，主要包含審計證據、審計日記、審計單位承諾書、審計底稿等。

第三，立項類文件。審計工作產生原因及前期工作相關文件，主要包含政府及機關的指令文件、審計工作展開原因及批示類文件、審計工作方案及前期調查數據、審計授權或者準許意見通知書等。

第四，備查類文件，也可以稱作其他文件，指審計工作中產生的不屬于以上三者的全部文書資料。

3.材料歸檔

材料歸檔指審計文書材料收集完成后的整理、存放工作，國家針對該流程有著較為詳細的規定，歸檔人員僅需嚴格按照國家規定開展工作即可。但需要認識到的是，嚴格按照國家規定開展工作并非一項簡單易行的事情，尤其在材料歸檔這一十分復雜的體系中。管理人員需要具備豐富的工作經驗與深入地了解工作制度。

審計檔案整體按照結論類、證明類、立項類、備查類進行排列，不同類別內部有著不同的整理方式。比如，結論類文件在整理進程中需要按照逆工作流程排序;證明類文件的排列順序需要按照審計方案及底稿的描述順序進行排列，方便后期審查時調用;立項類文件需要嚴格按照時間順序進行排列;備案類文件由于種類繁多且散亂，通常按照時間順序與文件重要性綜合排列。

三、審計檔案質量控制措施

審計檔案質量與審計工作質量有直接關系，因此，本文在檔案質量控制工作探討時，會從審計工作的全流程進行探討。

1.審計小組的組建

審計小組的組建主要包含兩項內容：第一，審計小組的結構。審計小組結構要具備流程化、規范化的特點，即要有明確的內部管理結構與責任分配機制，保證審計工作中各級人員分工合作的流暢性，從制度上減少審計工作中的阻礙;第二，審計參與人員。審計參與人員要依據審計的對象與目標確定，人員選擇要保證全面性，各項審計流程均有專門負責人員，各項審計內容均有專業輔助人員，保障審計工作的有效性。同時，審計檔案整理人員應當參與到審計工作中，將檔案質量控制從事后工作變為事中工作，及時發現審計檔案中存在的各種問題并進行修改，避免后期文件補充時與被審計單位的協調溝通工作，提升審計檔案質量控制工作的效率。

對于審計小組組建來說，明確審計小組的人員結構遠遠不足，審計單位要對內部員工進行梳理，明確各個員工較為擅長的工作內容與工作形式，對已有審計人員進行種類劃分，使審計人員處理自身更加擅長的事項。在這種理念下的審計小組建立，其組內職責劃分方式同樣需要進行一定程度上的改變，傳統職責劃分模式為不同人員負責同一被審計目標不同事項的審計。而該種工作視角下，審計職責應當轉變為同一審計事項不同工作流程的劃分，充分發揮審計人員自身的才能。但在現代制度背景下，針對不同審計目標的審計重點或關鍵審計事項，其審計開展連續性強、特殊性鮮明，難以進行合理流程劃分，因此，關鍵審計事項應當由經驗豐富的人員獨立完成。需要注意的是，本文審計小組結構重新界定的核心目的為審計檔案質量的提升。因此，小組成員中必須具備一個獨立崗位負責各種審計檔案及材料的整理。這種將審計檔案整理工作獨立出來且深入審計流程的模式：第一，檔案負責人員可以在審計進程中保證審計檔案種類及條目的完整性，檔案缺失補充更加簡單;第二，檔案整理人員直接在工作進程中提取文件，省略了原有的獨立交接流程，由于人員配合失誤導致審計檔案丟失的可能性明顯降低，檔案管理工作開展更加便捷、高效。

2.審計方案的編制

審計方案是審計工作開展的基礎指導，是審計工作全面性的保障，對審計檔案質量有重大意義。審計方案編制過程中需要明確審計工作主要對象與審計內容的核心，提升方案的針對性與詳細性。

首先，方案制定前，審計小組人員要詳細收集被審計單位的全部相關資料，包含能夠從被審計單位中直接獲取的經營狀況佐證信息及資產相關信息，需要審計人員使用大量的其他方式與資源獲取的審計工作佐證證據，保證自身基礎素材積累的全面性與充足性，保證自身能夠對被審計單位提供資料的真實性進行較為準確的判斷，避免審計人員給出錯誤的意見或者無法發現財務報表中隱含的重大欺瞞事項，提升審計工作的質量，進而保證審計檔案的質量。

其次，明確審計工作的主要目標。即在審計工作準備階段，通過多種審計資源的調用，預先判斷被審計單位的關鍵審計事項與審計重點，為審計人員提供方向性指導，避免審計進程中由于目標的缺乏導致部分信息校驗效率較低或者進行了大量的無關工作，在消耗了大量審計人員精力與時間的同時，產生了數額龐大的無價值或者低價值審計文件，保證審計工作直接產生檔案的簡潔性，使審計材料及檔案收集工作更加簡單可行。

最后，細化審計工作流程。即將審計人員全部工作流程體現在制度層面，包含行業內默認的基礎工作制度，提升審計工作開展的科學性，避免不同人員的差異性工作方法及習慣對審計工作的順暢展開產生影響，致使審計工作與審計檔案存在缺失。

審計方案編制的主要目的為對各級審計人員工作流程進行限制，杜絕各級員工采用問題型主導的審計工作模式，即若未發現問題便不進行取證、校驗。保證審計工作的全面性，保證審計小組最終給出意見的合理性與實效性。避免由于審計工作的缺失導致多次復審，產生大量的重復性審計工作與審計檔案管理工作。

同樣，在審計檔案質量提升這一主導理念下，審計方案的完善不能只包含審計工作的基礎流程與內容，也應當包含審計檔案整理工作的相關內容。第一，審計人員工作進程中應當加強對審計檔案的重視程度，即使相關審計事項完成，流程文件及證據文件也不應當胡亂堆放，避免導致部分審計檔案的丟失，或者不同審計事項甚至被審計單位的檔案摻雜，為審計檔案整理工作帶來不必要的麻煩，從制度層面保證審計檔案整體工作開展的順暢性與簡潔性，緩解審計檔案管理人員的工作壓力，使其將更多精力分配在檔案質量控制層面;第二，在工作方案中體現審計人員對于檔案整理人員的配合，即將審計檔案交接或者檔案管理人員文件直接采集配合作為審計工作的基礎流程。保證審計檔案整理工作開展的順暢性，避免檔案管理人員將時間與精力大量消耗在前期工作上，審計檔案最終質量得不到保證。此外，審計進程中，與被審計單位領導溝通的主體往往為審計小組成員。因此，當審計檔案發生缺失時，檔案補充的最佳執行人為審計小組溝通負責成員。檔案管理人員配合還應包含缺失審計檔案采集，提升審計檔案整理工作開展的效率，為其質量提供更為全面的保障。

3.審計工作實施

審計檔案質量控制視角下，最大的變化在于審計檔案管理人員直接參與審計工作。在每項審計流程完成后，審計人員直接進行檔案校驗工作，保證各種文書材料的內容、格式符合國家標準，對于其中存在問題的文件及時修改，降低檔案修補的成本。該目標實現的有效手段為審計檔案管理人員在審計工作參與進程中更加關注證據文件的全面性及證據轉化方式的合理性。即可以較為直觀的從已有證據中分析出被審計單位提供信息的真實性或者問題存在的原因，保證證據文件有充分的證明力，使審計檔案在應對后續各個審查與調用都擁有較為良好的表現。

雖然審計檔案質量控制作為審計工作質量控制的有效手段，其直接參與審計流程有較高的必要性。但需要認識到的是，質量保證并非為審計工作強行加上一道枷鎖，且審計檔案整理工作的效率與審計工作的效率直接相關。因此，審計檔案管理人員參與審計工作進程中要尤其注重尺度，一切行為以不降低審計工作效率為前提。審計工作本身內容十分復雜，審計人員工作壓力較大。在這種背景下，若審計檔案管理人員對審計工作效率造成影響，審計人員將對檔案管理工作敵視心理極強，在工作中展現出多種不配合行為，不利于審計檔案整理工作的效率提升與質量控制。因此，審計檔案管理人員審計工作直接參與進程中，要明確自身下游工作的位置沒有發生改變，變化的只是工作開展時間的提前。

4.審計報告的撰寫

審計報告撰寫過程中對于審計檔案質量控制工作有較高價值的點：第一，對審計材料的來源進行查驗，保證其有較高的可靠性;第二，對審計材料的完整性進行檢查，保證其具備作為審計證據的效力，同時查看其本應簽字、蓋章等位置是否存在空缺，若存在需要及時進行填補;第三，查看所有審計材料是否嚴格按照國家標準編寫，對于其中格式不合格的材料要及時進行糾正;第四，對審計材料進行鑒定。鑒定是較為復雜的一項工作，需要多個相關部門的參與，審計檔案管理人員要嚴格按照國家規定流程進行，決不能存在疏漏;第五，審計底稿內容與格式的檢查，查看其是否存在內容缺失或者格式錯誤，若存在需要進行修改。

審計報告內容規范性實現較為簡單，檔案整理人員的深度參與便能實現。但審計檔案質量的另一層面體現——內容全面性實現較為困難，由于審計報告中內容體現會直接使審計人員擔負法律責任，在內容編寫進程中，審計人員通常較為謹慎，甚至會有意忽略部分存在疑問的內容，這對審計檔案質量影響重大，但卻難以實現有效控制。雖然近年來隨著法律與制度的改革，審計報告內容編寫增添部分強制性內容，但其落實時間較短，在審計檔案內容全面性與質量提升層面雖有一定體現，但這種體現仍無法全面改善審計檔案部分內容缺失的現狀，需要相關制度進一步落實。

5.編目與驗收

編目是嚴格按照國家排列標準進行的，需要注意的只有編寫進程中保證條目的清晰，條目與檔案實際存放位置的嚴格對應。驗收指對審計檔案的全面復驗，由于有前期大量的預先檢驗工作，復驗工程較之前難度大幅下降。審計檔案管理人員只需要嚴格按照已有的工作職責分類，做好自身管轄范圍內的檢驗、整理、裝訂工作即可。但工作流程的簡單不等于工作狀態的放松，員工應采取較高的重視程度與工作態度，做好審計檔案質量控制的最后一項程序，全面保證審計檔案的規范性與真實性。

四、結論

審計檔案質量控制工作優化的核心在于將事后控制不斷向事中控制轉移，在審計進程中實現對檔案質量的監管，做到問題的實時發現、實時修改，避免驗收進程中修改帶來的大量重復性工作。

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（作者單位：山西省保德縣審計信息中心）