關于做好政府基層檔案管理工作的探討

梁娜

摘 要：基層單位檔案管理是整個檔案管理系統的重要構成，作為“折射歷史的銅鏡”，其工作水平表現直接影響了基層檔案的利用價值。因此，做好政府基層檔案管理工作至關重要，是提升政府執政水平的有效支撐。然而實踐中，受多重因素影響，當前階段的政府基層檔案管理工作實效性欠缺人意，未來尚存較大的改善和提升空間。本文基于對政府基層檔案管理工作現狀的解析，著重就其相關優化對策進行了探究。

關鍵詞：政府基層檔案;管理現狀;優化對策

引言

隨著我國社會主義現代化建設水平加速，加之互聯網應用影響，信息化的容量越來越多，信息資料的價值進一步凸顯。基層檔案管理在基層經濟建設、政務建設等方面亦是發揮了越來越重要的作用，是實現基層政府辦事效率及服務水平提高的有力保障，其信息依據功能毋庸置疑。習近平總書記關于基層治理工作的論述，進一步彰顯了做好政府基層檔案管理工作的重要性，相關方面的課題研究備受關注和熱議。

一、政府基層檔案管理工作現狀

基層檔案管理是政府基層治理的重要信息保障，其本身具有服務性、政治性的色彩，其有效展開至關重要。時至今日，政府基層檔案管理，在經久的工作探尋中，已然形成了一套相對完整的踐行模式，并取得了顯著成效，其價值愈加突出，但是客觀維度上講，受多重因素影響，其中仍舊存在不少問題亟待解決。具體而言，由于檔案管理并不屬于政府績效考核范疇，有些單位領導重視不足，缺乏一定的監督力度，相關投入亦存在欠缺，制約了其可持續發展，且限制了該項工作的內在價值發揮。基于上述因素影響，部分地區政府基層檔案管理環境配套不佳，甚至沒有獨立的檔案室，保管條件較差，導致有些紙質檔案受損，一定程度上亦是影響了工作人員的積極情緒，實際質量產出不高。另外，政府基層檔案管理作為一項相對龐雜的系統化工作組織，具有一定的專業性，尤其是隨著信息化變革，對從業人員提出了更多、更高素養要求。然而事實上，有些基層檔案管理單位的人事配備不足，存在從業人員一身兼多職的現象，面對相對沉重的工作，沒有足夠的時間和精力進行系統學習，導致其專業化發展受限，思想認知水平落后，更是談及不上政府基層檔案管理工作創新，是當前階段必須解決的重點問題所在。具體而言，政府基層檔案管理工作存在的問題主要體現在以下幾個方面。

首先，政府基層檔案管理信息化水平有待提升。政府基層檔案具有較高的利用價值，而提升政府基層檔案管理工作的信息化水平，則對于提升政府基層檔案歸檔效率、查詢效率、利用效率等具有重要意義，然而，在政府基層檔案管理實踐當中，以手工辦公與紙質檔案為主的管理模式難以適應檔案管理與利用需求，與此同時，這種模式不僅為檔案管理工作者帶來了較大的工作壓力，而且也制約著檔案信息共享水平的提升。由此可見，信息化水平有待提升的問題，嚴重制約著政府基層檔案管理工作成效的提升，而在明確政府基層檔案管理信息化發展需求的基礎上，從頂層設計方面制定信息化管理建設方案并確保相應方案得以有效落實，則是推動檔案管理模式與檔案管理環境相適應的關鍵，為此，政府部門以及基層檔案管理工作者需要關注這一問題并對其開展與優化路徑做出探索。

其次，政府基層檔案管理人才隊伍建設工作有待優化。專業化的人才隊伍是提升政府基層檔案管理水平的重要支撐，而在政府基層檔案管理工作實踐中，無論是人才數量還是人才專業素養等，都呈現出了難以滿足政府基層檔案管理需求的問題。從人才數量方面來看，隨著政府基層檔案利用需求的不斷提升，檔案查詢工作為檔案管理人才帶來了較大的工作量，在此背景下，檔案管理部門人才配備數量出現了不足的問題，這則制約著檔案服務水平的進一步提升;從人才專業素養方面來看，專職性人才、具有檔案學學科背景的人才數量較少，則嚴重制約著人才隊伍的職業化發展以及基層檔案管理工作專業化發展，為此，從人才數量配備與人才專業素養提升兩個層面優化人才隊伍建設，是政府基層檔案管理工作發展中的迫切需求。

二、做好政府基層檔案管理工作的對策

做好政府基層檔案管理工作，是實現基層治理的關鍵一環，其本身作為一項系統化、專業化的實施工程，對各環節提出了要求。作者基于上述問題導向，結合實際情況，針對性地提出了以下幾種政府基層檔案管理工作優化對策，以供參考和借鑒。

1.提高思想認知

思想認知作為行為實踐的基礎，是做好政府基層檔案管理工作的先決條件，并在很大程度上影響著其最終質量。如上所述，檔案管理作為基層政府事務的重要構成，是提高“為民服務”質量的關鍵支撐。為此，檔案管理應當引起基層政府領導足夠的重視，牢固樹立其在基層治理中的“信息源”、“數據庫”作用，認真落實領導責任制，從而驅動該項工作向更高層次發展。在此過程中，一方面可加大對基層檔案管理工作的宣傳，引起更多領導和部門的關注，并深化他們的理解與認知，以尋求更多的支持;另一方面，充分發揮從業人員專業優勢，根據所屬單位服務特性，找準檔案管理與經濟建設、社會發展中的契合點，突出自身工作價值，從而引起領導和相關部門重視，形成全員協同參與的良好生態。基于此，緊密跟蹤檔案管理發展的動態前沿，認真審查其在基層單位的開展現狀，及時發現其中存在問題，加強頂層優化設計，并了解其在實踐中遇到的困難或阻礙，設置專項資金保障，不斷改善政府基層檔案管理工作環境，突出領導層面的關懷，堅定從業人員信心，鼓勵他們主動奉獻自己的智慧，實現工作價值最大化。如此，在物質和精神層面的雙重保障下，做好政府基層檔案管理工作有了更好的發生條件。

2.健全配套制度

常言道，無規矩不成方圓。尤其是全面依法治國戰略視角下，政府各項工作事宜，都應約束在一定的框架體制內，緩步推進規范化建設，保障其應有的服務效能發揮。在具體的踐行過程中，由于政府基層檔案種類多樣、載體多元、數量眾多，出于專業應用考量，并不能通過一種管理辦法實現其規范化，而需偏重于規范管理方式，實現靈活操作。例如，可規定政府基層檔案的裝訂方式、保存要求、保管期限、銷毀流程等項目內容，并交由專業人員進行操作，繼而形成流動的管理模式。同時，認真解讀《檔案法》相關要求，結合政府基層檔案特點，制定更為詳盡的保管保密規程，規范收集、歸檔等項目流程，確保系列工作開展有據可依，從而提高政府基層檔案管理工作質量。另外，隨著電子政務建設工作的展開，政府基層檔案管理的信息化水平越來越高，各項操作逐步朝著無紙化的目標邁進，所關聯到的檔案存在方式分為紙質檔案和電子檔案兩類，在此，要加強對電子檔案管理的規范化建設，并匹配相應的工作制度，推進該項工作持續發展。在此之余，進一步完善政府基層檔案管理績效考核機制建設，明確相關崗位責任及義務，并建立相應的信息反饋機制，主動搜集使用者的意見或建議，在深入學習和研究之后，以問題為導向，驅動該項工作完善。當然，檔案管理制度的構建應當是一個動態化的過程，即需要根據檔案管理環境、檔案管理要求以及檔案管理模式的變化而進行持續的調整，只有如此，檔案管理制度才能夠更好的適應并推進檔案管理實踐，進而提升檔案管理工作成效。