醫院檔案管理工作中存在的問題及對策

袁媛

檔案管理工作是現代醫院管理的一項重要工作，傳統的檔案管理方式難以適應現代醫院的發展需求，面對當前醫院檔案管理現狀，需要找到醫院檔案管理工作中存在的問題，因地制宜的采取應對措施，結合當前新技術提高醫院檔案管理工作水平，使檔案管理工作更好發揮其應有的作用，促進醫院更好的發展。

在醫療改革背景下，對醫院各方面管理工作提出了新的要求。醫院檔案管理是醫療服務體系的重要組成部分。檔案管理是一項綜合性管理工作，涉及醫院人事檔案管理、財務檔案管理和患者病案檔案管理等，新形勢下，無論管理模式多先進，隨著時間的推移都可能面臨淘汰。當下，信息技術更迭日新月異，其滲透力驚人的迅速，同時也能看到，信息技術改變了眾多領域固有的工作模式，帶來了全新的變革。在醫院檔案管理中，信息技術的應用也應該同步跟進，促使檔案管理水平不斷提升，提高醫院服務能力和服務水平。

一、醫院檔案管理工作中存在的問題

（一）人員素養有待提升

醫院檔案管理工作人員素養問題，一方面是醫院領導重視不夠，檔案管理意識不強。另一方面是檔案相關工作人員思想觀念與業務能力的問題。醫院領導對檔案管理工作起帶頭作用，領導的決策與做法都會影響檔案管理工作的開展。領導對檔案工作的重視程度和支持力不足，導致檔案管理工作分配不合理，制約著檔案管理工作有序開展，單位工作沒有形成明確的工作責任制，人員工作存在臨時指派，容易出現人與工作匹配度不高，工作效率低下的問題。在健康服務供給側改革背景下，醫療工作的作用更為凸顯，同時醫院檔案工作也變得更加繁復、冗雜，這樣情形下，需要密切關注醫院檔案管理人員的素養問題。醫院的檔案管理工作有自身的特殊性，需要兼備檔案管理知識與相關醫學知識的人才，但現實往往難以滿足要求，人員相關知識的缺失給檔案管理工作帶來阻力。還存在缺乏專業人才，醫院對現有人員的培訓力度不足，人員認識存在偏差的現實問題。

（二）信息化程度不足

新時代多元化發展需要醫院不斷更新管理理念，創新管理方式，不斷提升醫院服務能力和服務水平，促進醫院可持續發展。當下，檔案管理已進入電子化、數字化時代。如何實現信息化檔案管理，完成信息形式轉換和系統內部資源共享成為醫院檔案管理新的挑戰。電子檔案管理對于人員要求較高，技術支撐是必不可少的，所以存在人員能力不足的問題。技術缺乏導致電子檔案建立困難，后續維護難以保障。電子檔案移交過程不規范，影響檔案管理的效率和質量。檔案管理存在規范化程度不高，標準制定缺乏，數據錄入、設備兼容、應用軟件、信息聯網等軟、硬件設施，都亟待制定與訴訟檔案需求相匹配的參數標準和設備標準。管理缺乏前瞻性，沒有建立一體化的檔案信息管理平臺，管理難以實現可持續性發展。

（三）答案管理意識有待提升

醫院檔案管理工作雖然發揮著重要作用，但是在實際工作中，由于領導對檔案管理工作的重要性認識不足，過度注重醫院的經營，使得檔案管理的作用無法得到有效發揮。檔案管理部門的工作人員在這樣的影響下，日常工作開展期間積極性不足，對檔案資源的開發與收集嚴重不足，從而導致檔案的綜合利用率較低。同時在醫院的各項工作開展期間，檔案管理工作的地位并不高，并且分配到的發展經費嚴重不足，無法為檔案管理工作質量與效率的提升提供支持。

（四）檔案的利用率較低

醫院在深化改革，提升效能過程中，雖然不斷提升檔案管理水平，優化管理方式，看似管理方面得到極大進步，但是深層次的變化依然不足。檔案管理工作的優化，是為服務于人，讓醫院通過檔案資源的利用，可以提升管理水平，促進醫院的現代化發展。但是就目前的實際情況來看，醫院檔案管理中對檔案信息的搜集與整理不夠深入與合理，導致檔案信息資源的利用率較低，很多檔案雖然做好分類與存儲，但是無法轉化為有用的內容。同時由于現代科學技術的應用水平較低，使得對檔案資源的開發利用效率不高。

二、提高醫院檔案管理水平的措施

（一）提升人員綜合素質

醫院檔案管理人員素養是落實檔案管理的關鍵。對醫院檔案管理人員素養缺失的現狀，醫院要引起重視。醫院檔案管理有其自身的特殊性，檔案管理人員應掌握必要知識。更新醫院領導和檔案管理人員的理念，觀念改變行為，在檔案管理管理過程中，某些傳統的思想和不合時宜的思維方式深入，可能作為一種無意識與潛意識支配著他們的頭腦。改變原有單位內部的人才結構，為單位精準引進高素質人才，注入新鮮血液，增強單位內部活力。引進人才時要有客觀的人才評判標準，簡單以學歷論，無疑有失偏頗。人才引進不僅要考慮引進來，也要考慮留下來，不錯失人才也不浪費人才。

加大人員培訓力度，提高人員素質。對于現有人員一定要及時展開業務培訓，尤其是不能適應新工作形式的人員，對于培訓后還無法滿足工作要求的，要適當的進行調崗或辭退，避免造成低效的工作局面。培訓是規范檔案管理工作，提高檔案管理水平的必要途徑。培訓可以通過邀請專業的講授管理知識精英，分享出檔案管理在形成、作用、分類原則以及檔案的收集標準上的實際經驗。同時，要定期對檔案管理人員進行考核評價，這樣他們才能與時俱進，查漏補缺，不斷更新自己的知識，提高職業素養，更好得為醫院的檔案管理工作服務。有一定工作經驗的人會發現，在管理過程中，即使是外界條件成熟，管理沒有阻力的情況下，管理效果也往往會千差萬別，這其實是取決于管理水平。檔案信息化建設需要信息化手段進行管理，結合計算機網絡技術對檔案信息實行分類管理。建立健全內部管理模式，形成科學、完善的自身管理機制。這些都對管理人員提出了新的要求，人員需要不斷提升個人素養。

（二）檔案管理信息化

當前醫療體制背景下，醫院面臨著海量的數據信息，傳統的人工處理數據，已經不能滿足醫院發展要求，這就需要借助信息技術手段，對傳統的檔案管理工作進行優化升級，升機過程中借助信息技術手段是必不可少的，醫院可以加大資金投入力度，完善信息化基礎設施設備，逐步建立信息化檔案管理系統。醫院檔案管理不是短暫的、一次性的管理工作，在具體工作中要讓檔案完善“動”起來，實現全程跟蹤，動態管理，讓檔案管理工作發揮實際效用。

在檔案信息化管理系統開始要把好檔案“入口關”。醫院信息化檔案系統一旦建立，整個醫院的工作效率將會有一個質的提升，所以信息化系統的“地基”顯得尤為重要，基礎不牢，地動山搖。在最初錄入檔案信息時一定要嚴格按照采集程序，準確的錄入檔案信息，將現有的紙質檔案轉化為直觀化的電子圖片文檔，確保檔案的完整性。檔案管理工作的每一個工作人員不是一個獨立的存在，他們的工作室銜接緊密，有牽一發而動全身的效果。所以，要把檔案管理當做一個系統性的工程對待，建立標準的檔案信息化管理理論體系，讓檔案管理工作人員在工作能夠有規范指導和制約，保證醫院檔案管理工作推進的科學性。

（三）增強檔案管理意識

新時期醫院的發展會受到各種因素的影響，檔案管理工作是其重要組成部分。為保證此項工作的有效推進，需要不斷提升檔案管理意識。首先，要加強宣傳，提升領導對檔案管理工作的重要性認識，讓領導重視此項工作，并有序推進此項工作。其次，在醫院的發展規劃中，需要納入檔案管理工作，在領導的帶領下，不斷提升檔案管理工作的有序實施。最后，需要在院內加大宣傳與普及力度，讓工作人員認識到檔案管理工作的重要性，并且配合檔案管理人員的工作開展。

尤其是在醫院的現代化建設過程中，需要從傳統的管理與服務模式向現代化、服務型的方向發展，而檔案管理工作水平的提升對于實現醫院的改革具有重要意義。因此提升醫院工作人員及領導對此項工作的重要性認識具有重要意義。

（四）提升檔案資源的利用率

醫院檔案管理工作在做好基礎的管理之后，需要再上一個臺階，實現檔案資源的價值。因此首先要轉變傳統的檔案管理思維，從傳統的整理工作，向深層次的信息搜集、整理、分類等方向發展，在信息的搜集過程中，可以借助計算機網絡等現代化技術，提升檔案搜集的效率。同時也要對檔案信息進行分析，為決策者提供高質量的參考信息。如何讓檔案資源走入決策者的視角，也需要檔案工作者的努力，這就要求檔案管理部門不斷提升檔案資源的挖掘與利用效率，并將檔案信息形成數據或者表格，這樣決策者就能更加清楚的通過方案資料，找到自己需要的信息，并在決策中進行參考。

三、結語

總之，醫院檔案管理的重要性不言而喻，信息化檔案管理過程有機遇也有挑戰，新的環境下所面臨的管理方式是沒有參考范例，出現“水土不服”往往是不可避免的，在具體檔案管理工作中，要跳出原有的舒適區，突破原來傳統管理模式的限制，不斷提升醫院檔案管理水平。（作者單位：四川省達州市中心醫院）