5G時代高校檔案管理信息化問題研究

摘要：隨著互聯網的誕生，一直改變著人類的生活，發展迅速且更迭很快，不知不覺5G時代已經悄然到來，高校檔案管理信息化如何基于5G時代進行變革，更好的服務于各個專業部門，在技術上、功能上不斷完善，給予查閱者更好的體驗，以及對檔案的保存和查閱。通過對5G時代高校檔案管理信息化存在問題的研究，在增強信息化建設意識方面、制度健全方面、管理人員技能強化方面、合理的資金分配方面對高校檔案管理信息化進行優化，致力于基于5G互聯網下，更加良好的體驗，并對知識數字化、信息化檔案保存進程提供有力的實施引導。

關鍵詞：5G時代? 高校檔案管理? 信息化

5G是最新一代的蜂窩移動通信技術，其高數據速率、減少延遲、節能、降本、提高系統的容量等優勢一躍成為互聯網的新寵兒。在此基礎下加速了檔案管理信息化的進程，以往高校檔案管理信息化因為數字化知識存儲量上就受到很大的限制，也是無法進一步發展的主要因素之一。基于5G時代高校檔案管理信息化該如何發展，存在哪些問題制約著其發展的進程，下面我們就來分析一下具體存在的問題。

1 高校檔案管理信息化存在的問題

1.1缺乏檔案管理信息化的意識

高校傳統的檔案管理方式是紙質的、手工的多數是人為控制的環節，包括節約、增減內容、查詢等，隨著高校學生流量越來越多，這種方式已經不能夠滿足高效辦公的需求。隨著發展逐步形成了部分信息化，但是資料的查詢、保存仍然存在很多需要解決的地方，比如，存儲量、操作較為復雜等。其次高校各個院系各自負責自己的檔案管理，檔案的完整性存在很多的問題，又沒有更多的人力去整理和規范檔案，久而久之就成為了老舊圖書館氣派。這些都是缺乏檔案管理信息化意識的表現，需要從新認識檔案管理信息化的重要性和必要性。

1.2缺乏資金投入支持建設

信息化需要硬件和軟件的支持，是需要資金投入進行完善基礎設施的，高校未進行檔案管理信息化會考慮到其需要資金支持的，因高校缺乏信息化管理意識的概念，更加不知道信息化管理會給高校帶來什么。本來高校的資金使用就已經捉襟見肘，在檔案管理信息化上更加不會投入更多的資金。此外檔案管理信息化系統需要維護和更新，這是長久的開銷，要么自己開發，要么合作互利，都離不開資金的支持。不解決資金的問題就無法實現檔案管理信息化，因為硬件和軟件的支持是必備條件。

1.3各個層級人員缺乏專業知識技能

在高校施行檔案管理信息化的進程中，需要大量的相關專業的現代化人才支撐，才能保證檔案管理信息化的順利施行，也是持續維護和更新的重要保障。目前高校檔案管理員知識和技能嚴重匱乏，具有科技含量的事物是需要相關人才的支撐的，目前檔案管理員多數是高齡人員，不具備檔案管理和信息化的知識和技能，這部分人才不是簡單的培訓就能夠達到預期效果的。缺乏專業的檔案管理人才也是不能實施的關鍵影響因素之一，即使實施檔案管理信息化之后使得管理員精英化、規模精簡化，還是不能夠滿足這樣的人才需求。

1.4規章制度不健全

除以上之外缺乏規章制度的規范也是遇到的問題之一，檔案管理信息化缺乏統籌規劃，包括檔案建設的規則，后期維護、更新的細則，人員查閱的程序等，這些是支持檔案管理信息化持續、有效運行的保障。高校往往會忽略這塊的建設，使得在實際實施過程中，遇到相關問題不能做到有章可循、有據可依，違規操作、不合規的檔案比比皆是，影響檔案管理的正規化。規章制度雖然是指導性文件，也需要根據實際情況進行改進，在不斷變化的發展中跟得上變遷，規章制度建設是檔案管理信息化不可或缺的一部分。

2 針對以上問題制定的優化策略

2.1強化高校的檔案管理信息化建設的意識

首先高校管理層需要掌握檔案管理信息化的重要意義，對各個學院、部門強化檔案管理信息化的意識培訓，使得達成建設的一致性，以及明白信息化建設對高校的重要性。同時能夠迎合教育信息化改革的進程，要施行全面的教育信息化，強化建設意識及執行的覺悟，要從大局出發，全面的達成信息化建設的統一性。其次，在教育信息化規劃的基礎上增加檔案管理信息化的規劃，使得高校能夠按照規劃，逐步完成信息化的建設，并且要涵蓋維護、更新的計劃，使之可以正常運行。最后，強調對檔案的保護意識，以及檔案的完整性，結合實際情況考慮到檔案管理信息化系統的問題處理，因為信息化系統出了問題可能會影響到整個檔案的安全性，這個也是解決的必要問題之一。強化意識分三步走，穩扎穩打實現目標。

2.2解決高校檔案管理信息化資金問題

資金問題分三個模塊，其一，是軟件開發的費用，無論是自己開發還是合作開發，都需要資金的支持，也是決定軟件完善程度的重要因素之一。需要結合高校的實際情況進行開發，在資金方面首先是從學校教育信息化建設上分撥一些，分步執行可以緩解資金的壓力。國家方面也有相關的政策支持，可以符合政策的前提下申請政策支持。其二，是專業人員的費用，現代型檔案管理信息化系統需要的是專業的人才，數量可以控制在合理的范圍內，適當提高管理員的薪酬待遇、績效考核實現保持工作積極性，保證檔案的健全、安全、規范性。其三，是系統的后期維護和更新費用，以及管理人員的技能持續培訓，這也是一筆不小的費用，需要高校統籌好費用使用，有計劃的、合理的利用。

2.3強化培訓考核系統的建設

培訓體系按照三個層次進行，其一，建立整個培訓體系時，增加檔案管理信息化模塊的分支，再將管理人員的意識培訓增加進去，使得管理人員指導不斷發展的形式及檔案管理系統信息化建設的必要性。其二，是對管理員進行針對性的培訓，培養人才的知識和技能水平，在使用、維護、更新軟件系統時，能夠及時的、自主的解決遇到的相關問題。其三，是落實好培訓的跟蹤、反饋、考核等，對培訓預期進行評估，以及針對出現的問題進行解決，使得培訓的作用可以持續有效。

2.4健全規章制度的建設

規章制度是在建立完成檔案管理信息系統后必須要建設的，因為是軟件系統執行、操作的理論支持，以及出現問題是可以及時的按照規章制度進行解決，這樣可以提高檔案管理的效率。其次，要時刻維護好檔案管理的安全性，保障檔案人的隱私，這個是檔案管理的基本要求，也是互聯網時代衍生產物的弊病之一，在技術人才的支持下，也要加強制度上的保護。制度的作用是提供標準、明確流程、解決遇到的問題等，通過規章制度的建設里強化細節，尤其是檔案管理類。最后要增加管理人員的檔案保密要求，對檔案的保管、使用、更新等進行明確的規定，完成檔案管理信息化的最后一個總要環節。

3 結語

5G發展是互聯網發展的產物，其高效的改善著教育信息化的進程，檔案管理信息化系統建設雖然存在些許問題，我們通過強化高校的檔案管理信息化建設的意識、解決高校檔案管理信息化資金問題、強化培訓考核系統的建設、健全規章制度的建設四個優化策略，分層次的實施來改善高校檔案管理信息化遇到的問題。

參考文獻

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作者簡介

李栗，（1985.1--）女，回族，黑龍江哈爾濱人，檔案員，研究方向：高校檔案管理。